El éxito en la gestión empresarial radica en la capacidad para resolver problemas eficientemente, y uno de los instrumentos más poderosos para identificar y analizar las causas que generan dichos problemas es el diagrama de Ishikawa.
Este método de análisis, también conocido como diagrama de pescado, es una herramienta sumamente valiosa en el mundo de los negocios y la calidad porque ayuda a mejorar los procesos corporativos.
Vamos a conocer todo sobre este concepto, sus ventajas y cómo hacerlo.
¿Qué es el diagrama de Ishikawa o diagrama de Pescado?
El diagrama de Ishikawa, llamado así en honor a su creador Kaoru Ishikawa, es una herramienta visual que permite analizar y visualizar las posibles causas que están contribuyendo a un efecto o problema particular. Se le conoce también como diagrama de causa-efecto o diagrama de pescado debido a su forma característica.
De esta manera, es más sencillo dar solución al conflicto, pues obtener la representación gráfica de los elementos que involucran un proceso permite tener una visualización más precisa de él y actuar en consecuencia.
Los 3 elementos del diagrama de Ishikawa
El diagrama de Ishikawa se compone de varias partes; dicha estructura guarda relación con el esqueleto de un pescado, de ahí el nombre.
Veamos por qué es así y sus elementos:
- Cabeza: hace alusión a los problemas que se encuentran o las fallas dentro de una organización.
- Espinas: se desprenden de la columna y pueden ser muchas o pocas, pues representan las posibles causas de los problemas.
- Espinas menores: son también causas de los conflictos, derivados de los problemas principales, pero su impacto es menor.
¿Para qué sirve el diagrama de Ishikawa?
El diagrama de Ishikawa sirve para identificar, explorar y visualizar gráficamente las posibles causas de un problema.
Ayuda a los equipos a moverse más allá de los síntomas y concentrarse en las raíces de una dificultad.
De esta manera, se pueden conseguir diferentes objetivos como resolver o analizar elementos más eficientemente, gracias a que se vuelve más sencillo identificar las causas o los problemas que afectan los procesos organizacionales y operativos de cualquier tipo de empresa.
Este análisis permite conocer los obstáculos en diferentes niveles, que van desde los menores hasta los más graves, que pueden impactar significativamente en el funcionamiento de un negocio.
Asimismo, puede ayudar a:
- Tomar mejores decisiones
- Crear un mejor ambiente de trabajo
- Fomenta el trabajo en equipo efectivo
- Identificar áreas de oportunidad para crecer potencialmente
- Motivar a los trabajadores
- Detectar en dónde es mejor invertir y por qué, etc.
Ventajas del diagrama de Ishikawa
Además de que te ayuda a identificar y resolver problemas grandes y pequeños, esta herramienta da otros beneficios a las empresas:
1. Potencia el trabajo en equipo
El diagrama de Ishikawa se elabora comúnmente en un entorno conjunto, fomentando la colaboración y la comunicación efectiva, y permitiendo que todas las voces sean escuchadas.
Al trabajar en conjunto en este, los miembros pueden comprender mejor el problema y sus causas, así como generar soluciones más adecuadas.
Una sola persona también puede hacerlo, pero los resultados no serían igual de buenos, pues es necesaria la participación de los equipos para ver el todo de un problema.
2. Promueve el pensamiento crítico
Al requerir que los trabajadores desglosen un problema y lo examinen desde diferentes ángulos, ayuda a desarrollar habilidades de pensamiento crítico y de creatividad.
Este enfoque sistemático facilita la identificación de las verdaderas causas de los conflictos u obstáculos, en lugar de simplemente abordar los síntomas.
3. Mejora los procesos
Al dejar ver qué provoca el o los problemas, ayuda a determinar la raíz del mismo y detectar áreas de oportunidad para potenciar una empresa.
De este modo, es más sencillo saber en dónde se requieren cambios en cuanto a estrategias o tácticas para mejorar algunos procedimientos que se tienen en la actualidad en la organización o en determinadas áreas.
4. Permite una visualización clara
Al presentar las causas de un problema de manera visual, este diagrama facilita la comprensión y análisis de las mismas.
Esta claridad gráfica puede ayudar a identificar relaciones entre diferentes causas y a destacar áreas que requieren atención especial.
5. Favorece la solución de problemas a largo plazo
Como el fin es centrarse en la causa raíz de los problemas, en lugar de sus síntomas, el diagrama de Ishikawa promueve soluciones más duraderas y efectivas.
Además, al resolver las causas subyacentes, se reduce la probabilidad de que el problema se repita en el futuro.
¿En qué áreas usar el diagrama de Ishikawa?
El diagrama de pescado permite detectar causas gracias a un análisis profundo, que puede ser útil en muchas áreas, ya sea de forma conjunta o individual. A continuación, te diré algunas en las que puedes aplicar esta herramienta.
1. El diagrama de Ishikawa en las ventas
Es el área en donde más se emplea esta herramienta, pues suele ser un departamento que trabaja por metas y, cuando no se alcanzan, los problemas resultan evidentes.
Para sacarle provecho a su aplicación, es necesario identificar las causas por las que una empresa no está logrando los objetivos o por qué no ha crecido en las ventas.
También se puede usar para analizar los resultados de cada integrante a nivel individual.
2. El diagrama de Ishikawa en el marketing
Dentro del marketing, el principal uso del diagrama es para analizar y detectar por qué no se están generando leads o las causas de una tasa de conversión baja, así como un mal posicionamiento SEO, entre otros problemas.
Por lo general, las organizaciones no lo aplican, pero puede marcar la diferencia en cuanto a métricas de campañas.
Asimismo, permite identificar procesos lentos, materiales que no funcionan y proponer una solución.
3. El diagrama de Ishikawa en producción
En un entorno de producción, puede ser fundamental para mantener altos niveles de calidad y eficiencia.
Si estás enfrentando problemas en cuanto a este factor, el diagrama de Ishikawa puede ayudarte a identificar problemas, como materiales defectuosos, procesos inadecuados o inconvenientes con la maquinaria.
4. El diagrama de Ishikawa en la gestión empresarial
El método puede parecer simple, pero es funcional en la gestión empresarial porque te permite tener un panorama global de los diferentes departamentos de un negocio.
Contar con diagramas por sectores, es clave para buscar y encontrar soluciones integrales para mejorar procesos, servicios o productos dentro de tu empresa.
5. El diagrama de Ishikawa en el servicio al cliente
Finalmente, esta herramienta puede ser funcional para detectar obstáculos en determinados protocolos o procesos de servicio, atención y soporte al cliente.
Puedes tener claridad sobre qué se está haciendo mal o qué procesos presentan deficiencias para corregirlo y mejorarlo. De esta manera, es probable reducir la fricción en la experiencia de los clientes.
Pasos para hacer un diagrama de Ishikawa
Crear un diagrama de Ishikawa es un proceso sencillo. Solo tienes que realizar el siguiente proceso paso a paso.
Paso 1. Identifica el problema
Comienza por escribir el problema que deseas analizar en el extremo derecho de una hoja de papel o pizarra y dibuja una línea horizontal hacia la izquierda.
Lo ideal es partir de los objetivos que actualmente hay y que no se están alcanzando; para ello, antes debes tener indicadores (KPI) determinados.
Con esto, sabrás a qué situación se enfrenta tu equipo. Por ejemplo, no se alcanza ni al 30% la cuota mensual, hay hasta 20-25% de rotación de personal, etc.
2. Considera los 6 bloques de tu negocio (6M)
El esquema del que se desprende el diagrama de Ishikawa está conformado por 6 bloques, que son vitales para que una empresa funcione. Tómalos en cuenta para hacer tus categorías.
Te dejo los 6 para que los conozcas y consideres aquellos que son importantes según el caso de tu negocio:
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Método
En esta categoría entran todos los procedimientos y sistemas que se usan dentro de una organización para hacer frente a las demandas de producción.
Estos pueden ser informatizado, por ejemplo, diferentes tipos de software, como los de gestión o herramientas más clásicas y manuales.
Generalmente, cuando hay errores o deficiencias aquí, se debe a un rendimiento deficiente de los métodos seleccionados. Por ello, es importante estar actualizado para evaluar y elegir métodos que se ajusten a tus necesidades.
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Maquinaria
Aquí tienen lugar los análisis de errores que se pueden dar por el mal uso o funcionamiento de equipos y máquinas. Asimismo, se incluyen los posibles defectos de producción o atrasos por un equipo desactualizado o desconfigurado.
Los problemas de este tipo suelen ser ocasionados por la ausencia de manutención preventiva o la escasez de inversión en nueva tecnología.
-
Mano de obra
Se incluyen todos los errores de gestión o que se deben a una causa humana; es decir, que son resultado de una acción de colaboradores o gestores.
Algunas razones de estos fallos son imprudencia, falta de atención o hacer las cosas con prisa.
Para ello, es importante contar con un equipo o departamento que se encargue de buscar capacitaciones sobre procesos y que dé soporte necesario durante cada entrenamiento.
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Materiales
Los problemas que entran en esta categoría se relacionan con el mal uso o gestión de los materiales o insumos de producción.
Por ejemplo, hay muchas empresas que utilizan más de lo necesario para hacer determinadas tareas, lo que provoca un desperdicio y un gasto extra.
Para resolverlo, se debe conocer la cantidad de material necesario para la producción de una unidad; así se garantiza un adecuado uso de los recursos.
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Medición
Entran factores que tienen que ver con errores que se dan por fallas en el monitoreo de métricas o índices de calidad; es decir, todos los elementos que pueden influir en evaluaciones erróneas, que dan un panorama equivocado de la calidad de la producción.
Algunas de las causas de errores de medida son la falta de calibración de los equipos, la nula o escasa inspección de calidad, entre otras.
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Medio ambiente
Esta clase ha ganado importancia ante la urgencia de la crisis ambiental que hay en la actualidad, que no deja de crecer.
Se consideran todas las causas referidas al ambiente interno de producción y también cuestiones globales sobre preservación ambiental.
En las empresas, es importante mantener espacios agradables y funcionales para que los trabajadores puedan sentirse bien para cumplir mejor sus funciones.
3. Traza el pescado en algún pizarrón
Posteriormente, tienes que dibujar el pescado. En la cabeza, debes colocar el problema; en las espinas, que deben ser como vertientes, escribe cada una de las categorías del 6M, que te he explicado previamente.
Luego, en cada uno de los bloques, anota las causas que añaden a la columna y provocan los problemas.
Un ejemplo sería:
- En método, puede ser un proceso erróneo de producción.
- En maquinaria, puede haber una deficiencia en cuanto a mantenimiento o desconocimiento de los empleados para su uso.
- En mano de obra, falta de personal o personal poco capacitado.
- En medición, tamaños de molde erróneos.
- En materiales, puede haber desgaste de los productos o malas condiciones de almacenamiento.
- En medio ambiente, un lugar de trabajo con espacios reducidos o mala ventilación.
4. Revisar y analizar
Una vez que hayas llenado el diagrama, tómate un momento para indagar de forma consciente en lo que has creado.
Por ejemplo, detecta y hazte las siguientes preguntas: ¿Hay patrones o conexiones evidentes? ¿Existe alguna causa que parezca ser particularmente importante?
Puedes organizar reuniones con tu equipo para detectar más fácilmente qué obstáculos hay y buscar soluciones a través de diferentes dinámicas, como la lluvia de ideas.
De esta forma, tendrás un panorama más amplio y podrás hacer un análisis más profundo, pudiendo saber cuál es la causa primaria del problema.
Algunas herramientas que te pueden ayudar son: encuestas, entrevistas, preguntas a clientes, etc.
5. Buscar soluciones
Finalmente, cuando tengas completo tu diagrama de Ishikawa, tienes que decidir qué acciones implementar para corregir las fallas; desde las menores hasta las mayores.
Diseña un plan y delega funciones para que cada uno sepa exactamente qué debe hacer, qué se debe modificar y qué se agregará a las tareas.
Es importante que des seguimiento a todo el proceso para ver los resultados y verifiques que los que se ha hecho es correcto y ha ayudado.
3 herramientas para hacer un diagrama de Ishikawa
Ahora, es momento de hablar de qué puedes utilizar para realizar el diagrama.
Aunque se puede dibujar a mano, hay varias herramientas en línea que facilitan su creación y permiten su modificación de forma colaborativa. Aquí te presento tres opciones populares:
1. MindMeister
Esta es una plataforma de mapeo mental que también permite crear diagramas de Ishikawa.
Es útil no solo para los individuos, sino también para los equipos que necesitan colaborar en tiempo real. Con MindMeister, puedes crear, compartir y presentar tus resultados de forma efectiva.
Asimismo, permite la inserción de notas, enlaces y archivos adjuntos, haciendo que tu diagrama sea interactivo y rico en información.
MindMeister ofrece una versión gratuita, así como planes de suscripción para funciones más avanzadas.
2. Lucidchart
Esta herramienta de diagramación en línea tiene una amplia gama de plantillas, incluyendo las de diagramas de Ishikawa, y ofrece opciones avanzadas para un análisis en profundidad.
Con la función de arrastrar y soltar y la capacidad de cambiar colores, formas y tamaños de manera rápida, puedes tener un resultado final a la brevedad.
Además, también permite la colaboración en tiempo real, lo que significa que todo el equipo puede trabajar en el mismo diagrama simultáneamente, evitando confusiones y redundancias.
Asimismo, ofrece integraciones con otras plataformas populares, como Google Drive, Confluence, Slack, entre otros, lo cual facilita el compartir y el acceso a tus diagramas en cualquier momento y lugar.
3. Canva
Conocido por su facilidad de uso y su amplia gama de opciones, Canva es una herramienta de diseño que permite crear diagramas de Ishikawa de aspecto profesional con su función de arrastrar y soltar y sus numerosas plantillas personalizables.
También brinda una gran cantidad de recursos, como imágenes, fuentes, formas y colores, que puedes utilizar para hacerlo más atractivo y fácil de entender.
10 ejemplos de diagrama de Ishikawa
El diagrama de Ishikawa, como hemos visto, puede aplicarse en diferentes áreas y su implementación siempre dependerá de la empresa.
A pesar de que cada caso es particular, te diré 10 ejemplos para que puedas tener algunas referencias.
1. Ejemplo de diagrama de Ishikawa para analizar baja calidad de productos
- Objetivo: mejorar la calidad de los alimentos en un restaurante
- Materiales: ¿están los ingredientes frescos? ¿Son de buena calidad? ¿Son almacenados adecuadamente?
- Maquinaria: ¿están funcionando correctamente los equipos de cocina? ¿Se lleva a cabo el mantenimiento regularmente?
- Método: ¿se siguen las recetas correctamente? ¿Se manejan y preparan adecuadamente los alimentos?
- Mano de obra: ¿están bien capacitados los cocineros? ¿Hay suficiente personal durante las horas pico?
- Medición: ¿existen procesos de control de calidad en el lugar? ¿Se llevan a cabo inspecciones regulares de salubridad?
- Medio ambiente: ¿está limpio el entorno de cocina? ¿Es suficiente la iluminación y la ventilación?
2. Ejemplo de diagrama de Ishikawa para optimizar procesos
- Objetivo: reducir el tiempo de espera en una clínica médica.
- Materiales: ¿hay suficientes materiales y equipos médicos disponibles para atender a los pacientes de manera eficiente?
- Maquinaria: ¿los equipos médicos están en buen estado y funcionan correctamente?
- Método: ¿son eficientes los procesos de registro y atención al paciente? ¿Podrían mejorarse los flujos de trabajo?
- Mano de obra: ¿está el personal médico y administrativo bien capacitado? ¿Es adecuado el número de empleados?
- Medición: ¿se rastrean y analizan los tiempos de espera? ¿Existen objetivos de tiempo de atención al paciente?
- Medio ambiente: ¿el diseño del espacio permite un flujo eficiente de pacientes? ¿Es el ambiente cómodo para los pacientes?
3. Ejemplo de diagrama de Ishikawa para potenciar la eficiencia
- Objetivo: aumentar la eficiencia en una línea de producción de electrónicos.
- Materiales: ¿los materiales utilizados son de alta calidad? ¿Están organizados y fácilmente accesibles?
- Maquinaria: ¿las máquinas están bien mantenidas? ¿Están calibradas correctamente? ¿Son lo suficientemente modernas?
- Método: ¿los procesos de producción están optimizados? ¿Hay cuellos de botella que podrían eliminarse?
- Mano de obra: ¿los empleados están bien capacitados? ¿Están motivados? ¿Hay suficiente personal en cada turno?
- Medición: ¿se están rastreando y analizando los indicadores clave de rendimiento (KPIs)? ¿Se está tomando acción sobre los datos recogidos?
- Medio ambiente: ¿el entorno de trabajo es seguro y saludable? ¿Está bien iluminado y ventilado?
4. Ejemplo de diagrama de Ishikawa para mejorar servicio al cliente
- Objetivo: mejorar el servicio al cliente en una tienda de ropa.
- Materiales: ¿la señalización es clara y útil? ¿Hay suficientes probadores y espejos? ¿La mercancía está organizada de manera efectiva?
- Maquinaria: ¿las cajas registradoras y los sistemas de punto de venta están funcionando correctamente? ¿Los dispositivos de seguridad operan bien?
- Método: ¿el personal sigue una formación y protocolos de servicio al cliente efectivos? ¿Cómo se manejan las devoluciones y los reembolsos?
- Mano de obra: ¿el personal está bien capacitado en el servicio al cliente? ¿Están motivados y contentos en su trabajo?
- Medición: ¿se recogen y analizan los comentarios de los clientes? ¿Existen objetivos de satisfacción del cliente?
- Medio ambiente: ¿la tienda está limpia y bien iluminada? ¿El ambiente es acogedor y agradable?
5. Ejemplo de diagrama de Ishikawa para mejorar la seguridad en espacio de trabajo
- Objetivo: reducir los accidentes en un sitio de construcción.
- Materiales: ¿el equipo de seguridad (cascos, botas, arneses) está en buen estado? ¿Están correctamente almacenados los materiales de construcción?
- Maquinaria: ¿las herramientas y máquinas están bien mantenidas? ¿Se utilizan correctamente?
- Método: ¿los procesos de trabajo son seguros? ¿Se siguen las regulaciones de seguridad?
- Mano de obra: ¿los trabajadores reciben capacitaciones en cuanto a seguridad? ¿Están conscientes de los riesgos y procedimientos de seguridad?
- Medición: ¿se realizan inspecciones regulares? ¿Se rastrean y analizan los accidentes para evitar que se repitan?
- Medio ambiente: ¿las condiciones de trabajo son seguras? ¿Está el sitio de construcción bien iluminado y señalizado?
Conclusión
El diagrama de Ishikawa es una herramienta poderosa y versátil que puede ayudar a las empresas a desentrañar las causas subyacentes de un problema y a generar soluciones efectivas.
Ya sea que estés enfrentando desafíos en ventas, gestión empresarial, servicio al cliente u otra área, esto te permitirá visualizar y entender mejor la situación.
Recuerda, la clave del éxito está en abordar las causas raíz de los problemas, no solo sus síntomas, y el diagrama puede ser tu mejor aliado para lograrlo.
