No cabe duda de que en este siglo, donde la tecnología lo es todo, las herramientas de marketing y ventas son fundamentales para el éxito de cualquier empresa.
Entre estas, HubSpot y, en específico, la automatización en HubSpot se destaca como una característica que esta plataforma ha perfeccionado para maximizar la eficiencia y efectividad de las estrategias de marketing y ventas.
La automatización en HubSpot no es simplemente una función adicional; es una transformación completa en la manera de interactuar con los clientes y optimizar procesos internos.
En este artículo, vamos a explorar juntos los usos y beneficios de la automatización en HubSpot que te ayudarán a potenciar tus estrategias de marketing y ventas y lograr resultados comerciales más fuertes y sostenibles.
Beneficios de la automatización en HubSpot
Antes que nada, es esencial que sepas que la automatización solo puede realizarse a partir de Marketing Pro.
Los principales beneficios de la automatización en HubSpot es que permite a las empresas ahorrar tiempo y esfuerzo en tareas que antes se tenían que hacer manuales, así pueden enfocarse en otros esfuerzos de marketing.
Asimismo, con esta herramienta puedes fortalecer la relación con tus clientes, ya que proporcionas comunicaciones más personalizadas centrándote en tu buyer persona y su etapa de compra.
Aquí te decimos a detalle algunos de sus beneficios generales:
1. Ahorro de tiempo y esfuerzo
La automatización en HubSpot sirve para ahorrar cantidades enormes de tiempo en tareas que antes se tenían que hacer de forma manual y que podían tomar días, incluso, semanas.
Con esta función, el equipo de trabajo enfoca sus esfuerzos en las que necesitan de mayor atención para cumplir con los objetivos principales de la empresa.
Asimismo, hace el servicio al cliente más eficiente, ya que con la automatización, se pueden crear chatbots en los workflows que respondan a las necesidades de los consumidores.
2. Combinación de Suites
Una ventaja que tiene HubSpot es que, si tienes dos, tres o más Suites, específicamente en Pro, puedes hacer combinaciones como: marketing con ventas, ventas con operaciones, operaciones con servicio al cliente o todo el flujo completo.
Más adelante te explicaremos cómo realizar cada una de ellas y sus funciones.
3. Eficiencia y control en cada área
Las diferentes áreas de tu empresa se pueden combinar haciendo uso de la automatización en HubSpot como, marketing, ventas y operaciones para lograr eficiencia en cada una.
Más adelante, veremos cómo puedes hacer uso de todas las Suites del Hub para combinar funciones de automatización.
4. Mejorar la efectividad de las áreas de Marketing y Ventas
Ayuda a segmentar a los clientes y personalizar las comunicaciones basándose en su comportamiento y preferencias. Esto mejora la relevancia y efectividad de las campañas de marketing.
La automatización en HubSpot también permite nutrir a los leads a lo largo del embudo de ventas, clasificándolos según su nivel de interacción y preparándolos para la venta.
5. Fortalecimiento de la relación con los clientes
Con la automatización en HubSpot tus clientes pueden recibir comunicaciones relevantes en el momento adecuado, mejorando su experiencia.
Usos de la automatización en HubSpot
Uno de los principales usos de la automatización en HubSpot es que te permite enviar mensajes de marketing y ventas personalizados e incluir encuestas de opinión en el momento adecuado. Asimismo, puedes enviar correos de resolución de tickets de asistencia técnica y muchos otros más.
Aquí te vamos a dar una lista extensa en donde podrás observar cada uno de los usos extraordinarios de la automatización en HubSpot.
Primero hay que saber que existen dos tipos de automatizaciones que como usuario, si cuentas con la licencia de HubSpot las puedes crear.
A partir de workflows están:
1. Correos electrónicos y lead nurturing
Consiste en filtrar contactos o desde un workflow, cuando un contacto descargó un recurso, mandarle correos ya sea a los dos, o cuatro días. No se trata solo de enviarlos porque sí, sino de usar la automatización para hacer variaciones de estos.
Por ejemplo, puedes enviar mails a los ejecutivos de ventas, segmentar a los clientes, y más. Para esto necesitas contar con Marketing Pro Superior, la Suite más popular.
Por otro lado, con Marketing Hub Pro, todos los workflows pueden ser para comunicarte externa e internamente, por ejemplo, avisarle al equipo de marketing ya sea por correo o por Slack cuando un contacto haya llenado un formulario, agregarlo a la lista o cambiarlo de propiedad.
Estas funciones se pueden combinar con las externas.
2. Operations Hub
Hay otras automatizaciones en HubSpot que se combinan con la anterior, pero en este caso, necesitas contar con la aplicación de Operations Hub.
Por ejemplo, si un prospecto descarga un ebook y le preguntaste su C.P. , a partir de esta automatización de mandar un formulario, puedes consultar la aplicación y pedir los datos del estado y país de esta persona.
También sirve para corregir errores ortográficos.
3. Sales Hub
La suite de Sales Hub puede combinarse con Operations Hub para automatizar ventas. Aquí, puedes asignar un contacto a un ejecutivo de ventas.
4. Service Hub
El Service Hub tiene la función de automatización a partir de formularios de soporte con Service Hub Pro. Puedes generar un ticket de soporte para un ejecutivo.
Si no cuentas con Service Hub Pro, este se tiene que crear de manera manual. Puedes automatizar también mensajes de seguimiento interno.
5. CMS Hub
Si bien, en el CMS de Hub no se cuenta con automatización, si tienes cualquiera de los otros Hub, en el sitio web puedes aprovechar la data que se ejecuta a partir del CMS para crear workflows.
6. Ecommerce
Existe la automatización en HubSpot que tiene que ver con el ecommerce, por ejemplo, si tienes una landing con un formulario para poder cobrar, puedes combinar el Marketing Hub con ecommerce y cuando alguien realice un pago, automatizar una acción.
Un aspecto muy interesante de HubSpot es que si tienes Marketing Hub y Ecommerce, con Operations, puedes mandarle por correo un contenido que esté en otra plataforma y automáticamente generar un usuario cuando haya pagado.
7. Unifica al equipo
Tiene la gran función de unificar a todos los equipos de un negocio como marketing, ventas, servicio al cliente y operaciones para que puedan trabajar en una misma plataforma. Esto permite que todos tengan una vista compartida de los datos de todos los contactos, al igual que todas las acciones y métricas en una sola plataforma.
De esta forma, se evita que los datos estén dispersos y aislados y que puedan afectar la experiencia del cliente y confundir al equipo interno a la hora de contactar a un lead. Se trata de mantener el CRM organizado y consistente.
8. Integra herramientas
Los equipos cuentan con una única fuente de información para trabajar, pues las integraciones de workflows permiten conectar las aplicaciones y así facilitar la automatización entre herramientas y otros sistemas.
De igual forma, con la sincronización de datos puedes configurar un conector bidireccional en tiempo real y lo mejor de todo, sin necesidad de escribir código.
Ahora bien, es importante mencionar que hay otras automatizaciones en HubSpot que se confunden con la inteligencia que hace la herramienta de manera automática, pero que no puedes realizar tú, estas pueden ser:
1. Test A/B
La inteligencia de HubSpot permite etiquetar a contactos que hayan interactuado con tus campañas, siempre y cuando tengas Marketing Hub Pro. A partir de esto, en un workflow, puedes usar esta información para automatizar la selección de los contactos que no hayan comprado y mandarles un mail.
2. Campañas de marketing omnicanal
Si tienes Marketing Enterprise, puedes automatizar los correos de las interacciones que hayan hecho los contactos, como si hizo clic en algún CTA, si visitó una página, etc.
Algo importante es que el customer journey solo puede hacerse en un reporte con Enterprise únicamente y ver cómo se van moviendo los usuarios, pero no puede usarse en un workflow.
Viendo el reporte puedes tomar acciones para mejorar aspectos, por ejemplo, si los blogs no te están funcionando, puedes poner un workflow de todos los contactos que visitan un blog y mandarles ebooks.
3. Usar la automatización en HubSpot para contenido inteligente
Puedes aprovechar la inteligencia que ofrece HubSpot para tomar acciones en contenido. Por ejemplo, si el visitante ya está en el CRM, no mostrarle un mensaje de bienvenida al sitio web, sino uno para invitarlo a agendar una cita.
La acción se puede definir de manera automática; sin embargo, es importante que sepas que el contenido en sí no se automatiza, ya que este ya está creado por la herramienta.
4. Automatiza el proceso de ventas
La automatización de ventas se separa en dos: workflows y secuencias.
Los workflows sirven para poder segmentar a los prospectos y para rotar vendedores. Imagina que tienes una campaña y 4 vendedores, de manera automática puedes asignarles un contacto a cada uno.
En el equipo de ventas, cada quien ve a sus propios contactos y no tienen acceso a los demás. Esto se hace por usabilidad, el equipo de marketing puede ver todos, pues ellos no interactúan.
También sirve para añadir automatizaciones basadas en el negocio, por ejemplo, si no ha habido movimiento en 3 días puedes mandar una notificación al vendedor para preguntar qué está pasando. Por otro lado, si se cerró, mandar una felicitación al ejecutivo y un mensaje de bienvenida al cliente.
Hay que tener en cuenta que la rotación sólo se puede hacer si eres usuario de Pro.
Ahora, para las secuencias, en automatización en Hubspot, el acceso solo es para usuarios de pago, estas sirven para crear correos electrónicos con intervalos de días y asignar a contactos para mandarlas. Son solo para hablar con prospectos.
Toma en cuenta que si solo tienes Sales Pro y no Marketing Pro, no puedes enviar un mail.
Desde Sales Pro puedes usar los detonantes de los negocios y avisar internamente si se cerró un negocio, pero si quieres mandar un mail de bienvenida a un cliente necesitas Marketing Pro, que tiene la función de automatizar mensajes.
5. Automatiza tickets
Con la automatización de HubSpot, elimina los procesos manuales y brinda soluciones personalizadas a tus clientes con automatizaciones de encuestas de opinión, asignación de conversaciones y tickets y mucho más.
6. Programar contenido en redes sociales
Permite preparar el contenido para cada red social en un solo lugar y no tener que publicar diferentes posts en cada una de ellas de manera manual.
7. Flujos de nutrición de leads
La automatización en HubSpot te ayuda a crear flujos de nutrición de leads con procesos que están diseñados para ofrecerles información relevante en cada etapa del recorrido del comprador.
Esto permite que cada cliente siga un camino personalizado y facilita al equipo de marketing a crear campañas específicas para cada consumidor.
Una nutrición puede ir desde los 5 hasta los 200 pasos.
8. Bots conversacionales
Hay ciertos elementos que se pueden automatizar, por ejemplo, si cuentas con Marketing Hub puedes crear un bot básico. Si tienes Marketing Pro y Sales Pro, puedes rotar el propietario y agendar una cita automáticamente desde el bot.
En el tema de Service Hub, si cuentas con una base de conocimientos, puedes conectar el bot y cuando alguien pregunte sobre el tema, va a recopilar toda la información y responder.
9. Automatización de encuestas
Con la automatización en Hubspot, una vez que se cierre un ticket, se puede mandar una respuesta de encuesta de manera automática.
En Service Hub, cuando se cierra una conversación del bot, también se puede mandar una encuesta a partir de Pro.
Asimismo, en Service Hub, el equipo puede mandar una encuesta un mes después para conocer las opiniones de los clientes con respecto a un producto. Esta se hace basada en una propiedad.
También, existe la famosa encuesta de NPS (Net Promoter Score), donde al final del año puedes mandar una a todos tus clientes para saber cómo se sintieron con tus productos y servicios durante todo ese periodo.
Un dato importante es que no necesitas tener Marketing Pro para mandar infinidad de encuestas desde un workflow.
Mejores prácticas de la automatización en HubSpot
Después de haberte enseñado cada uno de los usos de la automatización en HubSpot, te daremos algunos consejos para aplicarla de la mejor manera y eficientar procesos en tu empresa sin hacer esfuerzos en vano.
1. Define un objetivo
Ponte una meta, por ejemplo, en marketing, no cometas el error de solo mandar correos a los prospectos sin sentido. Define el objetivo de lo que quieres lograr con esa campaña para que el contenido que mandes sea relevante y acertado.
2. Analiza las tareas que toman más tiempo
En ventas puedes analizar las funciones de cada uno y en cuál necesitan automatizar, de esta forma, no creas secuencias al azar.
Muchas veces sucede esto y una buena práctica es que, después de mandar un mail, agregues una tarea para que el vendedor pueda observar qué pasó, si funcionó o no.
3. Hacer buen uso de las combinaciones de las Suites
Por último, una buena acción para la automatización en HubSpot es combinar las Suites de manera correcta y que te den buenos resultados. Es importante analizar el impacto que esto tendrá.
Cuánto cuesta la automatización en HubSpot
El tema de los costos de la automatización en HubSpot es fundamental para cualquier empresa que esté evaluando implementar soluciones de marketing digital.
Como sabes, la automatización empieza en Marketing Pro.
Este cuenta con algunos planes como:
- Pro: $1600 mensual, software completo de marketing, asistencia, CMS y operaciones.
- Enterprise: $5,000 al mes, el más potente software de marketing, CMS, ventas, asistencia y operaciones.
Cada plan ofrece una gama de funcionalidades diseñadas para adaptarse a distintos niveles de necesidades de marketing, desde pequeñas empresas hasta grandes corporaciones que buscan soluciones de marketing integral.
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