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HubSpot Operations Hub: qué es y para qué sirve

HubSpot Operations Hub: qué es y para qué sirve

Operations Hub es uno de los más recientes Hubs que se integró a la suite de HubSpot. Fue anunciado en 2021 y está orientado a responder a las necesidades de los equipos de RevOps.

Anteriormente, la empresa se había enfocado en dar solución a los equipos de marketing, servicio y ventas, pero faltaba este elemento, que cada vez tiene más relevancia.

Si quieres saber por qué es tan importante y cómo te ayuda en temas operativos, ¡aquí te voy a explicar todo lo que debes conocer al respecto! 

Pero para empezar, tenemos que ver un concepto que es clave en este sentido…

Plan de Marketing

¿Qué es Revenue Operations?

Revenue Operations, en español, operaciones para generar ingresos, se trata de un enfoque estratégico que centraliza las acciones de marketing, ventas, soporte al cliente para ofrecer una experiencia uniforme en todo el ciclo de vida. 

Es decir, se enfoca en consolidar a todos estos equipos de operaciones que, anteriormente, estaban aislados, para formar uno solo que atienda todas las unidades de negocio que generan ingresos. 

Sin embargo, trabajar y adoptar una estrategia así no es sencillo, se necesitan herramientas profesionales para ejecutarla y dar seguimiento, es justo aquí donde entra Operations Hub, que es lo que ahora vamos a ver.

¿Qué es Operations Hub?

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Operations Hub es una extensión del CRM de HubSpot, que te ayuda a centralizar y sincronizar todos los datos de tus clientes con sistemas externos y así poder automatizar procesos comerciales.

Este software, basado en RevOps, te permite visualizar los distintos departamentos de tu empresa para que puedas coordinar las tareas y alinear los equipos. 

Lo anterior, a través de todas las herramientas necesarias para automatizar los procesos del día a día y preparando a los equipos para ejecutar sus roles y así crecer más y mejor. 

Operations Hub incluye la sincronización de datos, automatización programable y automatización de calidad de datos, entre otros, lo cual te ayudará a tener un panorama unificado de cada interacción que los equipos tienen con los clientes, pudiendo ofrecer lo que necesita, dependiendo de la etapa en la que se encuentre. 

Principales funciones de Operations Hub de HubSpot

Operations Hub incluye muchas funciones, que resultan sumamente útiles para las diferentes organizaciones. Solo asegúrate de conocer o recibir entrenamiento HubSpot para sacarles el máximo provecho. 

Veamos cuáles son y para qué te pueden ayudar. 

1. Sincronización de datos

Esta función del Hub, que es gratuita con ciertas limitantes, te permite conectar aplicaciones empresariales directamente con HubSpot, es decir, vincular todos tus registros con el resto de plataformas que usas para ahorrar tiempo al momento de importar y exportar hojas de cálculo.

De esta manera, será mucho más sencillo organizar y tener a la mano la información actualizada de cada cliente y coincidirá en todas las herramientas que usas.

Esto es especialmente útil cuando las empresas crecen, pues los equipos suelen emplear diferentes herramientas y los datos suelen irse aislando, habiendo desconexiones y afectando las relaciones con los clientes. 

¿Qué datos se pueden sincronizar?

Lo mejor de todo es que HubSpot te permite más de 100 integraciones, entre las que destacan MailChimp, Google Contacts, Stripe, Pipedrive, entre muchas otras. Puedes encontrar todas en el mercado de aplicaciones.

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Valor de HubSpot en la sincronización de datos

A diferencia de otras herramientas, la sincronización que ofrece la de HubSpot destaca, en primer lugar, porque se da en forma bidireccional, esto quiere decir que puedes intercambiar información entre sistemas.

Las integraciones tradicionales no funcionan así, sino a partir de datos posteriores, es decir, solo intercambian datos entre aquellos sistemas que se agreguen o se actualicen después de haber configurado la integración; HubSpot lo hace con datos anteriores y posteriores.

Asimismo, Operations Hub permite la sincronización en tiempo real, manteniendo los datos siempre actualizados y sincronizados, frente a otras herramientas que solo se actualizan cuando sucede algún movimiento específico en otra app. 

Finalmente, las integraciones de sincronización de datos de HubSpot son personalizables: tú decides qué información se transfiere entre las herramientas y puedes cambiar esto cuando desees. 

Lo mejor es que este proceso no requiere que sepas de programación. Solo tienes que elegir las apps, seleccionar la información a incluir y guardar los cambios. 

Nota importante: La versión gratuita no permite el mapeo de campos personalizados, únicamente sincroniza campos que están preestablecidos, que en algunas aplicaciones suele ser solo el correo electrónico. Para poder mapear más campos, es necesario un plan Starter o superior.

2. Automatización programable

La automatización programable te ayuda a ejecutar código, personalizado con JavaScript o Python, directamente de los workflows de HubSpot. 

Anteriormente, esta automatización estaba limitada solo a los menús de flujos de trabajo de HubSpot, lo cual era bueno porque eran potentes herramientas, pero no tenían la capacidad de adaptarse a casos más avanzados. Con esta función, las posibilidades son ilimitadas.

Esto es especialmente importante en organizaciones que buscan crecer, pues al hacerlo, los puntos de contacto con los clientes también aumentan y se requiere una automatización más avanzada. 

Con estas nuevas funciones, los equipos pueden adaptar sus procesos a los cambios de los clientes. 

Funcionamiento de la automatización programable 

Involucra 3 acciones esenciales, las cuales son:

  • Acciones de código personalizado en flujos de trabajo.
  • Acciones de webhooks en workflow, es decir, sirve para el intercambio de datos entre sistemas.
  • Acciones de código personalizado en bots para poder dar instrucciones más específicas.

Cómo puedes usar esta herramienta

Con las acciones de automatización con código personalizado, puedes crear flujos mucho más específicos, por ejemplo, hacer llamadas a la API.

automatizacion-programableAlgunas de las opciones más usadas son:

  • Automatizar el proceso de renovaciones.
  • Crear rotación de leads más complejas, por ejemplo, configurar para poder buscar los códigos zip de tus leads en bases externas y hacer clasificaciones. 

Para ello, solo debes ir a tu cuenta de HubSpot > Workflows > Crear uno de cero > Definir el tipo de flujo que será, seleccionar Operaciones de datos > Código personalizado y cargar el código correspondiente.

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3. Automatización de calidad de datos

Uno de los activos más importantes para las empresas son los datos, pero se tiene que hacer un buen manejo de ellos para que sean relevantes y realmente funcionen. De lo contrario, la experiencia del cliente se puede ver afectada.

Para esto, HubSpot Operations cuenta con la automatización de calidad de datos, cuya función es limpiar los datos automáticamente. ¡Sí, automáticamente! 

Lo anterior, mediante un conjunto de acciones de workflow que ayudan a delimitar los valores de propiedad de los contactos. Por ejemplo, puedes poner mayúsculas automáticas a los nombres de las personas o empresas.

Cómo funciona la automatización de calidad de datos

Es muy sencillo, solo tienes que preparar tus datos a través de la acción de Formatear datos y, posteriormente, configurar otra acción de workflow para usar esos datos.

como-funciona-la-automatizacion-de-calidad-de-datosEl proceso es el siguiente:

Ve a tu cuenta de HubSpot > Workflows > Formatear datos y, posteriormente, elige la propiedad de formato y el formato. 

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4. Conjunto de datos

Es natural que la cantidad de datos que tenemos sobre todo lo relacionado con la empresa (clientes, objetos, estadísticas, etc.) aumente conforme el negocio lo hace. Ahí, la importancia de elegir herramientas escalables y HubSpot Operations es una de ellas. 

Pensando en volver todo más fácil al momento de analizar datos y elaborar reportes, Operations Hub cuenta con conjuntos de datos que ayudan a los equipos a organizar toda la información en tablas y gráficos, lo que facilita la centralización de datos, ahorrando tiempo y dando más control sobre los mismos. 

Cómo funciona

Trabajar a partir de conjuntos de datos de HubSpot permite crear y modificar reportes e informes mucho más apegados a la realidad y, por tanto, confiables. 

Para comenzar a hacerlo, sigue estos pasos:

Menú Informes > Gestión de datos > Conjuntos de datos

conjunto-de-datosLuego tienes que seleccionar Crear un conjunto de datos en la pantalla que aparece. Ahí te pedirá elegir las Fuentes de datos que vas a incluir, como los objetos, recursos y eventos sobre los que deseas obtener información. 

Esto incluye todos los objetos de CRM: páginas web, contactos, objetos personalizados, correos, etc. Puede elegir hasta 5 por cada conjunto de datos.

La fuente de datos primaria será el eje y las demás estarán relacionadas con ella. 

fuentes-de-datosDespués, puedes añadir propiedades y campos. En el caso de las propiedades, arrastra y suéltalo de la barra lateral izquierda en la sección Campos del conjunto de datos. 

Para los campos, que son específicos del conjunto de datos y se emplean para calcular valores basados en las propiedades del conjunto de datos, tienes que elegir Crear campo > Campo de fórmula.

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Por qué usar los conjuntos de datos

Tienen muchas ventajas, ya que es posible calcular valores directamente desde los informes de HubSpot sin tener que llenar el CRM con campos extra. Gracias a ello, es más fácil calcular plazos, velocidad del ciclo de ventas, comisiones, etc. 

Ya no deberás preocuparte por ordenar tus datos para que tus equipos de operaciones tengan acceso a ellos, solo verás los frutos al ahorrar tiempo con informes rápidos, consistentes y sencillos.

Recapitulemos los beneficios de Operations Hub

Ya vimos que Operations Hub brinda múltiples ventajas a las empresas, las cuales están enfocadas en optimizar sus operaciones. Entre ellas, están:

Integración de datos eficiente

Puedes unificar datos de distintas fuentes y herramientas, lo que facilita el acceso y la gestión de la información; todo se da de forma centralizada. 

Esto es clave para las organizaciones porque pueden tener una visión completa y realista sobre sus movimientos y operaciones todo el tiempo.

Automatización de procesos

HubSpot es el maestro de la automatización y en Operaciones no es la excepción. Puedes hacerlo con muchos de los procesos operativos y ahorrar tiempo y reducir probabilidades de cometer errores al hacerlo manual.

Lo anterior tendrá un impacto significativo en cuanto a la eficiencia y la productividad de los diferentes equipos. 

Análisis y reportes personalizados

Brinda herramientas para generar informes personalizados y poder realizar análisis de datos más específicos y avanzados.

¿Por qué es importante? Porque ayudará a las empresas en una toma de decisiones mucho más eficiente e informada al tener a la mano datos precisos y relevantes.

Alineación de equipos

Uno de los principales dolores de cabeza de las organizaciones es que sus equipos suelen estar dispersos, lo que retrasa muchas tareas y hasta provoca errores que pueden traer graves consecuencias.

Con Operations Hub esto cambia, pues al integrar las funciones de los demás Hub de HubSpot, facilita la alineación y colaboración entre los diferentes equipos, pudiendo lograr campañas más efectivas y un proceso de ventas mucho más fluido. 

HubSpot Operations Hub brinda una plataforma integral, ideal para mejorar la eficiencia operativa y, además, impulsar la innovación y el crecimiento escalable y sostenible en las empresas.

Importante: Toma en cuenta que, de acuerdo con la versión que elijas de HubSpot, tendrás acceso a más o menos características, informes, más número de workflows, etc., lo cual te permitirá sacarle el máximo provecho y aumentar el poder de la herramienta dentro de tu portal.

¿Cuánto cuesta Operations Hub?

Pasemos ahora a otro punto clave: los precios de la herramienta Operations Hub.

La buena noticia es que puedes empezar a usarla gratis con algunas de sus integraciones esenciales, como sincronización de datos, asignación de campos predeterminados y todas las integraciones de terceros.

En caso de que quieras ir más allá, el paquete inicial, que es el Starter, tiene un costo de 18 USD/mes el Professional cuesta 720 USD/mes y el Enterprise, 2.000 USD/mes.

cuanto-cuesta-operations-hubPuedes comenzar con la básica, explorar lo que ofrece y decidir si es la mejor opción para ti o si requieres algo más avanzado y optas por una licencia con costo.

¿Operations Hub de HubSpot es para tu negocio?

Si no te decides aún a usar esta herramienta, quizás te ayude la siguiente lista de verificación para hacerlo. 

Operations Hub es para ti si:

  • Quieres simplificar las operaciones relacionadas con los ingresos de tu empresa.
  • Deseas mejorar la colaboración entre los distintos equipos.
  • Buscas romper los silos entre grupos para que no haya más impedimentos ni trabas en una buena experiencia del cliente.
  • Quieres incrementar los ingresos.
  • Tienes por objetivo asegurar que los datos se puedan intercambiar fácilmente entre departamentos y que todos estén actualizados.
  • Decirle adiós al conjunto de herramientas para operaciones y centralizar todo lo importante en una. 

HubSpot Operations Hub: el camino hacia el éxito operativo

Como has visto, Operations Hub es la mejor herramienta operativa en cuanto a innovación y eficiencia, pues te permite aprovechar y optimizar tus operaciones comerciales. 

Ofrece herramientas versátiles para garantizar que tu negocio se encamine al éxito a través de la mejora en la precisión de datos, aumento de la eficiencia y la facilidad para colaborar entre departamentos.

En Media Source, estamos seguros de que Operations Hub marcará un antes y un después en tu empresa y queremos que tú también puedas comprobarlo. Así que ¿qué te parece si agendas una reunión con nuestros expertos en HubSpot para explorar cómo podemos ayudarte?

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