Las estrategias son esenciales para que las empresas alcancen sus objetivos y aquí es donde entra el Diagrama que Gantt, que permite lograr una buena ejecución de las mismas.
Las compañías necesitan profundizar en todos aspectos relacionados con su negocio para ser capaces de lograr una escalabilidad, y uno de los más relevantes incluye a las estrategias que se implementan para alcanzar los diferentes objetivos que persiguen.
El diagrama de Gantt toma importancia en este aspecto, por eso quiero hablarte sobre qué es, cómo funciona y cómo puedes implementarlo en tus proyectos laborales.
¿Qué es el diagrama de Gantt?
El diagrama de Gantt fue diseñado aproximadamente en 1914 por Henry Gantt, de ahí su nombre, y es una herramienta gráfica que sirve para ilustrar un cronograma de un proyecto.
Está conformado por dos elementos: la parte superior del cuadro muestra el aspecto temporal y el izquierdo, las actividades que se deben desarrollar. El ancho de las barras horizontales obedece a la duración que tendrá cada tarea.
Asimismo, en el diagrama de Gantt se deben especificar las fechas de inicio y fin de los elementos terminales y los elementos que resumen o conforman un proyecto. Las acciones están vinculadas por su posición en el cronograma.
El inicio de una tarea que depende de la conclusión de una acción previa se verá representado con un enlace del tipo fin-inicio. Además, también se reflejan aquellas que transcurren de forma paralela para tener un mejor control.
En pocas palabras, es un gráfico de barras que sirve como guía a la hora de poner en marcha lo que se necesita para ir de un punto A a uno B, es decir, sirve como estrategia de planeación.
El diagrama de Gantt te muestra lo siguiente:
- La fecha de inicio y de finalización de un proyecto
- Las tareas que se deben desarrollar o completar
- Quién trabaja en cada tarea
- La fecha programada de inicio y fin de las tareas
- Un estimado de cuánto tiempo tomará cada tarea
- Cómo se superponen las tareas y si hay relación entre ellas
Beneficios del diagrama de Gantt
Emplear esta herramienta puede traer muchos beneficios para las organizaciones a la hora de administrar un proyecto. A continuación, menciono algunos de los más destacados.
Sintetiza el desarrollo de tareas en un solo documento
Una de las ventajas más grandes del diagrama de Gantt es que puedes visualizar todo lo que se debe desarrollar a través de un único documento. Aquí sí puede aplicarse el dicho “una imagen vale más que mil palabras”.
De esta forma, es mucho más sencillo interpretar los procesos, comprender cómo se relacionan entre sí y es más difícil perder el foco del proyecto. La visualización global a través de esta herramienta facilita en gran medida la comprensión de todo el proyecto que se está desarrollando.
Facilita la organización de ideas y la ejecución de tareas
Segmentar las acciones permite que sean mucho más accesibles y más fáciles de alcanzar. Asimismo, hace que se reduzca su complejidad y que se perciba como un objetivo más cercano, siempre y cuando se sigan los pasos establecidos.
Construir un diagrama de Gantt obliga a seccionar el todo en partes más pequeñas, facilitando la mayoría de los procesos. Es mucho más fácil ir realizando tareas cortas que abonen a un mismo objetivo que ver un proyecto como un todo que demanda acciones sumamente complejas y que implican mucho tiempo.
Permite establecer plazos realistas
Las barras que conforman el diagrama de Gantt, que indican el tiempo en que se completará una tarea, permiten tener una perspectiva temporal enfocada. Esto facilita la consecución de los objetivos fijados.
Asimismo, ayuda a los equipos a comprender y tener presente el impacto general que tienen los retrasos en los proyectos, lo cual puede fomentar una colaboración más fuerte al tiempo que ayuda a lograr una mejor organización en cuanto a las tareas.
Motiva a los colaboradores
Contar con un diagrama que representa los tiempos y las tareas, te puede ayudar a enfocar el trabajo y los esfuerzos de una mejor manera. Incluso, algunos trabajadores se vuelven mucho más efectivos cuando se tiene una planeación más enfocada, ya que saben exactamente qué se tiene que hacer y cuándo.
Esto permite que tengan una mejor organización o que se pongan retos respecto de los tiempos pactados, pero siempre apostando por la planeación y la ejecución de tareas manejables y no por el trabajo bajo presión.
Desarrolla la creatividad
Muchas veces, el tener que desarrollar un proyecto en un tiempo determinado puede obligar a los gerentes o a las personas que estén a cargo a hallar soluciones creativas.
El observar cómo las actividades individuales se entrelazan en el diagrama de Gantt puede servir como alentar nuevas asociaciones y colaboraciones que pudieran no nacer en formatos más tradicionales de asignación de tareas.
Es flexible
Emplear Excel o alguna otra herramienta de este tipo para generar diagramas de Gantt te brinda la posibilidad de representar nuevos gráficos a medida que tu proyecto evoluciona.
Aunque revisar el cronograma del proyecto de forma frecuente puede eliminar algunos de los beneficios del diagrama de Gantt, esta acción proporciona una visión más realista del proyecto, ayudando a que quienes forman parte de él se adapten frente a los contratiempos o cambios que puedan presentarse durante la ejecución de tareas.
Aumenta la eficiencia de los equipos
Tener un panorama de todas las tareas que se deben completar para ir desarrollando el proyecto permite aprovechar los plazos de otros para lograr una mayor eficiencia. Así, mientras esperas que se lleven a cabo otras tareas antes de comenzar con una parte determinada del proyecto, puedes realizar otras pendientes, agilizando el proceso.
De esta manera, se pueden aprovechar mejor los esfuerzos de las personas, los lugares y los demás recursos que entran en juego en el proyecto que se está desarrollando.
Desventajas del diagrama de Gantt
Como en todo, siempre hay aspectos positivos y negativos y no me gustaría que te quedaras solo con la parte bonita. Es mejor tener todo el panorama acerca de las herramientas que se pueden emplear, por ello, hablemos sobre las desventajas de este diagrama.
Pueden ser complejos
Exceptuando los proyectos más sencillos, pueden existir muchas tareas a realizar y múltiples recursos a tomar en cuenta, lo que puede hacer que se complique su desarrollo.
Existen algunos programas que facilitan este proceso, pero cuando el proyecto es demasiado complejo, lo recomendable es que varias personas se encarguen de su administración.
La longitud de las barras no indica la carga de trabajo, sino el tiempo
Contar con el indicador de las barras está bien, pero en realidad solo muestran el tiempo en que se completará una serie de tareas, sin brindar información sobre la cantidad de recursos que se necesitarán. Por tanto, una barra corta puede representar más horas de trabajo y esfuerzos que una barra larga.
Es complicado plasmar todo el proceso en una hoja
Generalmente, los diagramas de Gantt están diseñados para poder visualizar todo el conjunto de tareas en una misma pantalla. Pero, en muchos casos es necesario exponer el formato frente a todos en formato físico, para discutirlo, lo que puede complicar el proceso.
Para imprimir el gráfico, se debe hacer por parte para, posteriormente, unirlas. Esto puede ser un inconveniente por la carga de trabajo que implica. Si tu empresa funciona de manera óptima con el puro lado digital, este no será ningún problema.
Se debe actualizar de forma continua
Los proyectos son dinámicos y algunos imprevistos pueden hacer que se modifique el cronograma entero, por lo que es importante actualizarlo de forma periódica para que cumpla de forma certera su fin.
En realidad, el verdadero inconveniente de este punto tiene que ver con la herramienta que elijas para crear tu diagrama de Gantt. Algunas de ellas son fáciles de actualizar y modificar, pero otras no tanto. Así que selecciona bien la plataforma en la que diseñarás tu diagrama para que las actualizaciones sean sencillas.
Ahora que conoces los beneficios y los inconvenientes que puede traer la implementación y creación de un diagrama de Gantt, es importante enfatizar que es un método funcional, útil y muy visual.
Si esta herramienta resulta útil en los proyectos que estás pensando en poner en marcha en tu empresa, estoy segura de que el siguiente punto será de tu interés.
Cómo construir paso a paso un diagrama de Gantt en Excel
Una de las herramientas más fáciles de emplear para diseñar un diagrama de Gantt es Excel, porque es relativamente sencilla de manejar y la mayoría de las personas tiene acceso a ella.
Hacerlo es muy sencillo, ya verás que no miento.
- Crea una tabla de tareas
- Crea un gráfico de barras
- Inserta los datos en tu diagrama
- Formatea tu diagrama de Gantt
Lo primero que tienes que hacer es hacer una lista con todas las tareas que implica el proyecto que tienes en mente. Incluye el título de la tarea, la fecha de inicio, la duración, la fecha de finalización y el nombre del responsable.
Trata de conformar una lista lo más completa posible para que el panorama sea lo más cercano a la realidad y no sea necesario realizar demasiados cambios durante la puesta en marcha. Tómate todo el tiempo que necesites; sin presiones.
En el menú superior del Excel, selecciona “insertar” y da clic en el icono de gráfico de barras. Una vez que salga el menú desplegable, selecciona el gráfico de barras apiladas planas resaltado en verde.
Cuando hayas completado esta serie de acciones, debe haberse insertado un gráfico en blanco en tu hoja de cálculo.
Selecciona el gráfico vacío de Excel y da clic derecho. Posteriormente, selecciona con clic izquierdo la opción “seleccionar datos”. Cuando se muestre la ventana de datos, da clic en “seleccionar fuente”.
Aquí tienes que hacer clic en el nombre de la serie vacía del campo de formulario y después en la celda de la tabla que dice “fecha de inicio”. Posteriormente, haz clic en el icono al final del campo “valores” de la serie. El icono es una pequeña hoja de cálculo con una flecha roja. Enseguida se abrirá la ventana “editar series”.
Clickea en la primera fecha de inicio y arrastra el mouse a la última fecha de inicio. Una vez que hayas resaltado las fechas correctas, da clic en el icono en la parte inferior del formulario que dice “editar serie”.
La ventana se cerrará y la ventana anterior se abrirá de nuevo. Da clic en OK. De esta forma, tus fechas de inicio estarán en el diagrama de Gantt.
Ahora agrega la columna “duración” realizando el mismo procedimiento que llevaste a cabo para agregar las fechas de inicio.
Ve a “Entradas de subtítulos”, presiona “Agregar”, da clic en el nombre vacío de la serie, después en el campo de formulario y, finalmente, en la celda que dice “duración''.
Cuando se encuentren resaltadas las duraciones, haz clic en el icono en la parte inferior del formulario que dice “editar serie”. La ventaja se cerrará y la ventana anterior se abrirá de nuevo; selecciona OK. Tu tabla de “duración” ahora estará incorporada en tu diagrama de Gantt. Solo selecciona OK dos veces y listo.
Hasta este punto, debes tener un gráfico de barras apiladas. Las fechas de inicio deben estar de un color y las de duración de otro. Ten en cuenta que tus tareas se encuentran en orden inverso.
Para darle solución a esto tienes que hacer clic en la lista de tareas para seleccionarla, después da clic derecho en la lista y selecciona “formatear eje”. Selecciona la casilla de verificación “categorías en orden inverso” y cierra la ventana.
Si quieres tener más espacio, puedes eliminar el título “fecha de inicio”. Solo selecciónalo y da clic en eliminar.
Oculta las partes de color de cada barra; al hacer clic en la parte de color de cualquier barra, se seleccionarán todas. Enseguida, haz clic con el botón derecho y elige “formatear series de datos”.
Selecciona “Llenar” y luego “sin llenar”, posteriormente, haz clic en el color del borde y presiona “sin línea”. En este punto, ya solo necesitas eliminar el espacio en blanco al comienzo de tu diagrama.
Da clic en la primera fecha de inicio en tu tabla de datos. Haz clic con el botón derecho sobre él, selecciona “formatear celdas” y después “general”. A continuación, escribe el número que ves. Selecciona “cancelar” para no realizar cambios en este punto.
Vete al diagrama de Gantt y selecciona las fechas sobre las barras, da clic con el botón derecho y elige “eje de formato”.
Modifica el límite inferior al número que registraste; cambia la unidad principal a 2 cada dos días. Puedes experimentar con eso para ver qué funciona mejor para ti. Finalmente, da clic en “cerrar”.
¡Enhorabuena! Ahora tu diagrama de Gantt está listo para auxiliarte en tus próximos proyectos.
En caso de que estos pasos te parezcan complicados o no desees utilizar Excel para implementar el diagrama de Gantt, aquí te dejo otras opciones de softwares para llevar a cabo esta tarea.
Programas para elaborar un diagrama de Gantt
El programa más utilizado para la creación de un diagrama de Gantt es Excel, pero si consideras que no es una buena opción para ti, echa un vistazo a las siguientes opciones.
Microsoft Project
Es una aplicación enfocada en la gestión de proyectos de carácter empresarial. Brinda una gran cantidad de herramientas de planificación, seguimiento de recursos, mantenimiento de costos y notificación del progreso a los miembros del equipo.
Asimismo, con vistas de informes mejoradas, una interfaz de calendario y una función de adición de gráficos tridimensionales, lo que facilita la creación de informes eficaces en cuanto a lo visual.
Microsoft Visio
Este programa vuelve muy fácil el proceso de creación de diagramas o gráficas de Gantt en cuanto a la programación de las tareas correspondientes a determinado proyecto. Además, permite comunicar la información de planificación de forma detallada a todos los integrantes de la corporación que estén implicados.
Ganttproject
Es una excelente opción para crear diagramas de Gantt, ya que es considerada una plataforma para la planificación y la creación de itinerarios. Es un software fácil de utilizar y puede ejecutarse en cualquier ordenador, pues está escrito en el lenguaje de programación Java.
Asimismo, ofrece otra ventaja: al utilizar un formato de archivo XML permite guardar el proyecto creado y exportarlo a páginas web HTML.
Smartdraw
Este programa está destinada a la creación de más de 70 tipos de diagramas, gráficas y demás herramientas visuales.
Smartdraw combina plantillas inteligentes, automatización y herramientas, dando como resultado un programa fácil de utilizar que permite crear gráficas de Gantt desde cualquier navegador web, y que, además, requiere de muy poco mantenimiento.
Mindmanager
Se trata de un programa de mapas mentales que permite visualizar ideas, gestionar el conocimiento, administrar proyectos y soluciones problemas por medio de la creación y el intercambio de mapas dinámicos de información, mapas conceptuales y diagramas.
Hay muchas opciones más para diseñar y crear un diagrama de Gantt, en realidad, la elección depende de cuál se te facilite más a ti o cuál se adecue a lo que estás buscando.
Conclusión
Los diagramas de Gantt pueden convertirse en una estrategia sumamente efectiva que puede aplicarse en cualquier área que tenga que ver con la gerencia de proyectos, ya que, al brindar una imagen gráfica de un proyecto, permite planificar, coordinar y monitorear las distintas tareas que se deben realizar para lograr una buena ejecución.
A pesar de tratarse de un de un método antiguo, no ha dejado de renovarse. Así que, si tu objetivo es acceder a un mapa global y sencillo de tu proyecto, el diagrama de Gantt ¡es una excelente opción!
Cuéntame, ¿ya conocías el principio de Gantt? ¿Qué piensas sobre este y el diagrama? Te invito a ponerlo a prueba y contarme tu experiencia. Te aseguro que podrás sacarle provecho a esta herramienta.
Fernanda Álvarez
Content Manager en Media Source. Apasionada de la escritura y el marketing, en pos de crear más y mejores piezas de contenido que ayuden a alcanzar objetivos específicos.