El sector inmobiliario se mueve diferente a cualquier otra industria. Vender un desarrollo residencial o un complejo de oficinas no es un proceso lineal ni masivo; se trata de un ecosistema complejo, donde intervienen inversionistas, brókers, normativas, esquemas de financiamiento, etc.
Tradicionalmente, las desarrolladoras han intentado adaptar sus procesos a CRM genéricos, pero el resultado suele ser: frustración, hojas de cálculo complejas, etc.
Aquí es donde el CRM inmobiliario en HubSpot cambia las cosas. Gracias a su flexibilidad dentro de la arquitectura de datos y a la potencia de los objetos personalizados, HubSpot pasa de ser una plataforma estándar a un motor operativo para las inmobiliarias. ¡Te explicamos más en este contenido!
¿Por qué una desarrolladora necesita objetos personalizados de HubSpot?
Para entender su valor, primero hay que recordar cómo se estructura HubSpot.
Por defecto, la plataforma incluye 4 objetos estándar: Contactos, Empresas, Negocios y Tickets.
Para una empresa de servicios o software, esto está okay, pero para una desarrolladora inmobiliaria no basta.
Intentar forzar el inventario físico dentro del objeto "Negocios" o "Productos" es un grave error. Un departamento no es un producto que se añade a un carrito de compras; es un activo con metros cuadrados, número de habitaciones, estatus de entrega, cajones de estacionamiento y un historial de cotizaciones dinámico.
Si usas únicamente el objeto de Negocios para representar tanto la transacción financiera como el inmueble físico, te enfrentarás a serios problemas operativos, como:
- Duplicación de datos: si un prospecto se interesa por el departamento 303, pero la venta se cae, y llega otro interesado, tienes que volver a escribir toda la información del departamento en el nuevo negocio.
- Falta de control de inventario: no hay una única fuente de verdad que te diga cuántas unidades quedan disponibles en determinada Torre o terreno.
- Pérdida de trazabilidad en la postventa: cuando el cliente final reporta un detalle estructural meses después de la entrega, el equipo de servicio no tiene una conexión directa con las especificaciones técnicas exactas de esa unidad específica.
Los objetos personalizados dentro de HubSpot resuelven esto.
¿Por qué? Permiten crear entidades nuevas dentro de la base de datos, por ejemplo, “Proyectos” o “Unidades”, que tiene sus propias propiedades asociadas y se conectan directamente con los contactos y negocios.
¿Cómo modelar propiedades, proyectos y unidades en HubSpot?
Un buen modelo de datos en el CRM inmobiliario en HubSpot tiene que reflejar la arquitectura de tus desarrollos.
La mejor práctica para crear la base de datos es a partir de una relación jerárquica utilizando objetos personalizados.
Vamos a ver cómo se estructuran y ejemplos de propiedades dentro de cada nivel:
1. Objeto “Proyectos” (nivel macro)
Representa el desarrollo inmobiliario en su totalidad. Es ideal en caso de que tu empresa maneje diferentes complejos simultáneamente.
Propiedades clave: nombre del desarrollo, ubicación, amenidades, fecha estimada de entrega total, porcentaje de avance de obra, presupuesto de marketing asignado.
2. Objeto "Unidades" o "Propiedades" (nivel micro)
Este representa cada departamento u oficina que está en venta o renta. Se tiene que asociar directamente a un Proyecto.
Propiedades clave: número de unidades, tipo (p/e: penthouse, 2 recámaras), metros cuadrados, nivel o piso, precio de lista, estatus de unidad (disponible, reservada, vendida, etc.).
Para visualizar con claridad cómo segmentar la información, observa la siguiente estructura de asignación de datos:
|
Tipo de objeto |
Propiedades a monitorear |
Objetivo nativo con que se asocia |
|
Proyecto (Personalizado) |
Ubicación, amenidades, certificaciones |
Empresas (inversionistas) y Negocios (fondos) |
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Unidad (Personalizado) |
Precio de lista, m2, estatus, número de cajones de estacionamiento |
Contactos (compradores), Negocios (ventas) |
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Negocio (Nativo) |
Monto de oferta, etapa del pipeline (enganche, escrituración), fecha de cierre |
Contactos, copropietarios, unidad |
Al modelar tu inventario de esta manera, tu equipo comercial puede entrar a la ficha de un proyecto y ver, de un solo vistazo, todas las unidades asociadas y el estatus en tiempo real de cada una de ellas, eliminando el riesgo de vender dos veces la misma propiedad.
¿Cómo conectar inventario, ventas y postventa?
El CRM inmobiliario en HubSpot ofrece muchas ventajas a través de los objetos personalizados, pues te permite automatizar los flujos de trabajo (workflows) para conectar el inventario físico con las etapas de vida del cliente.
El ciclo de ventas automatizado
Cuando un asesor inmobiliario gestiona los prospectos inmobiliarios, el proceso avanza mediante un pipeline de ventas nativos de HubSpot. La conexión funciona de la siguiente forma:
1. El prospecto elige el departamento 303.
2. El asesor asocial el registro del Contacto y el objeto personalizado Unidad (Depto 303) al Negocio en curso.
3. Al pasar el Negocio a la etapa de Reservado, se activa un flujo para cambiar el estatus del objeto personalizado Unidad de Disponible a Reservado.
4. Si el negocio se cierra con éxito, el estatus de la Unidad cambia automáticamente a Vendido, bloqueándola para el resto del equipo comercial. Si se cae la venta, el flujo devuelve la unidad al estatus Disponible al instante.
Transición limpia hacia la postventa
Una vez entregada la propiedad, la relación con el cliente continúa.
De esta manera, si el propietario tiene algún problema, el equipo de atención al cliente puede generar un Ticket de servicio, asociado directamente a la Unidad, por lo que el equipo sabe exactamente qué materiales se usaron en esa unidad específica, sin tener que ver documentos o carpetas.
Todo el historial se mantiene unificado en una misma plataforma y pantalla.
¿Cómo dar visibilidad a dirección comercial?
Un director comercial en el sector inmobiliario no puede tomar decisiones basadas en intuiciones o reportes desactualizados que el equipo tarda tres días en armar en Excel. Necesita datos duros, visuales y en tiempo real.
Al centralizar los proyectos y las unidades en objetos personalizados dentro del CRM de HubSpot, el creador de informes personalizados te permite diseñar paneles de control avanzados para la toma de decisiones estratégicas.
Mediante estos tableros, la dirección comercial puede responder preguntas clave como:
- Velocidad de ventas por proyecto: ¿qué desarrollos o tipologías se venden más rápido?
- Valor del inventario disponible: ¿cuánto dinero representa en total el inventario que hay Disponible frente al ya escriturado.
- Proyección de flujo de caja: al cruzar las fechas estimadas de escrituración de los negocios con el valor de las unidades vendidas, dirección puede prever los ingresos financieros se los siguientes trimestres.
Tener este nivel de visibilidad transforma las juntas de consejo. Ya no se discute sobre la validez de los datos; se toman decisiones estratégicas sobre precios, promociones y próximos lanzamientos inmobiliarios.
Conclusión
El éxito de una estrategia dentro del sector de real estate depende de la precisión y agilidad. Contar y configurar el CRM inmobiliario en HubSpot a través de objetos personalizados y propiedades te da el control de tus proyectos, eliminando silos de información entre diferentes equipos.
Sin embargo, diseñar una arquitectura de datos robusta, mapear correctamente las asociaciones entre objetos y programar las automatizaciones para que el inventario funcione como un reloj suizo requiere de conocimiento técnico avanzado y experiencia en el sector.
En Media Source by Cebra, somos especialistas en la implementación de HubSpot adaptada a las necesidades específicas de la vertical inmobiliaria. Analizamos tu modelo de negocio, estructuramos tus objetos personalizados y capacitamos a tu equipo para maximizar el retorno de tu inversión tecnológica.
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Preguntas frecuentes del CRM inmobiliario en HubSpot