El software de HubSpot CRM te proporciona grandes beneficios para la automatización de tus ventas, si es bien utilizado.

Sin embargo, si descuidas esta herramienta puedes perder clientes y no cerrar tratos.

De ahí que su importancia sea vital para tu estrategia de marketing.

El CRM fue creado para hacer tus procesos más sencillos, no para complicarte más. Los días en que tenías que batallar con la integración de tu email ha quedado atrás. 

Las plantillas aceleran el proceso de creación de correos.

El registro automático de llamadas, y la habilidad de obtener detalles del contacto de tu sitio con sólo un clic— te ahorrará mucho tiempo en el mantenimiento de la base de datos de tus contactos.

Con el simple hecho de usar CRM ya te colocas por encima de tus competidores.

Para ayudarte a mejorar aspectos que tal vez hayas descuidado en el proceso de implementación de HubSpot CRM hemos creado este artículo. Los siguientes son consejos para usar esta herramienta como un profesional.

Obtener lo máximo que puedas de los datos de tus contactos

El registro de un contacto no sólo te proporciona la historia completa de qué es lo que tu contacto ha hecho en tu sitio web, sino también las interacciones que tiene contigo, o que tu equipo de marketing tiene con él.

Tips para obtener el máximo de datos de tus contactos

Utiliza registros de contacto para personas y registros de empresas para organizaciones.

HubSpot CRM, los registros de contacto y de la compañía son distintos entre sí, e incluso si trabajas en ventas B2B, estarás interactuando con individuos, no con organizaciones, por lo que resulta útil tener un registro de contacto por separado para todas las personas con las que hables.

Asocia los registros de la compañía y registros de contactos

HubSpot CRM, en la mayoría de los casos, asociará automáticamente sus contactos con sus respectivas compañías, a menos que su contacto haya usado una dirección de correo de libre acceso, como outlook o gmail.

 Es importante vincular a sus contactos con una empresa para que tenga una visión completa de cada acción que haya realizado con las personas de esa organización.

Usa notas y tareas para la comunicación interna

 El uso de las funciones de notas y tareas en HubSpot CRM te permitirá asociar información y acciones con cada contacto individual, sin enviarles notificación. También le permitirá mencionar, con @, a sus compañeros de equipo para habilitar la colaboración.

 Crea un registro de contacto para todas las personas con las que hables

Si intentas conectarte con una empresa, es importante crear un registro de contacto por separado para todas las personas con las que hables, de modo que tengas un registro completo de tus interacciones con esa organización. También resulta útil si te encuentras en la necesidad de pedir más información a un individuo.

En este punto, te estarás preguntando cómo sabrás en qué contactos enfocar tus esfuerzos, y aquí es donde las vistas personalizadas se vuelven importantes.

Filtra por propietario de HubSpot para que puedas encontrar fácilmente cada registro de contacto que posees seleccionando ‘Me'. También puedes encontrar todos los contactos que no tienen Propietario de HubSpot seleccionando 'Desconocido' en el menú desplegable.

Filtra por Título del trabajo para encontrar las personas adecuadas con las que deberías estar trabajando. Si estás tratando de cerrar un trato, lo más probable es que necesites hablar con los que toman las decisiones, pero también debes pasar un tiempo mirando los registros de contactos de las personas que le compraron anteriormente. ¿Hay algún rol específico que siga apareciendo?

Filtra por estado de lead, para tener contexto. Esta es una gran manera de ver cómo progresan tus contactos con valores predeterminados como 'Nuevo', 'En curso' y 'No calificado'. También puedes personalizar estos para reflejar con precisión su proceso de ventas.

Categoriza tus contactos de acuerdo a las acciones específicas que debe realizar con cada contacto, como "Seguimiento" o "Buscar una forma diferente de conectarse” te ayudará a controlar las interacciones que has tenido, para que no termines molestando a tus clientes potenciales si no están listos para comprar.

Cómo usar plantillas de correo electrónico para ahorrar tiempo y mantenerlo personal

Usar la combinación de mails es una gran manera de ahorrar tiempo, pero enviar el mismo correo electrónico genérico a cientos de personas no es la mejor manera de obtener ventas.

Entonces, ¿cómo puedes asegurarte de que está enviando un correo electrónico personalizado a tus contactos citando sus objetivos y desafíos únicos y no pasar horas creando la respuesta perfecta?

Las plantillas de correo electrónico son una excelente manera de estructurar los huesos de tus correos electrónicos para que puedas adaptarlos específicamente a cada uno de tus contactos.

Con HubSpot CRM puedes crear correos electrónicos utilizando tokens de personalización y texto estático como "fue genial hablar con usted hoy”.

Llamar a contactos usando HubSpot CRM 

Si eres como la mayoría de los vendedores, es probable que pases la mayor parte del día hablando por teléfono con los contactos, pero una vez que termina la conversación, todo lo que queda son notas garabateadas que ofrecen una breve descripción de lo que se discutió.

 Esto no es ideal, y puede ser difícil recordar información detallada en reuniones futuras.

 Puedes llamar directamente desde HubSpot CRM, ya sea utilizando el micrófono y las bocinas de tu computadora, o con un teléfono que esté registrado en la plataforma. Esto significa que tu llamada se registra, lo que te permite tomar notas relevantes en el registro de contacto.

 Sin embargo, siempre asegúrate de pedirle permiso a su contacto antes de comenzar a grabar.

La otra gran ventaja de llamar directamente desde HubSpot CRM es que, si también estás utilizando la herramienta de extensión de correo electrónico y has habilitado las notificaciones de correo electrónico, puedes asegurarte de llamar a su contacto en el momento preciso.

Cómo usar la herramienta de extensión de correo electrónico  

La herramienta de extensión de correo electrónico de HubSpot es imprescindible para cualquier kit de herramientas de ventas, y cuando interactúas con tus contactos, el contexto es lo que importa.

La herramienta de extensión de correo electrónico se enlaza directamente con tu cuenta de Gmail o de Outlook, y te permite ver qué tan bien está funcionando tu correo electrónico.

También te notificará cada vez que alguien abra tu correo electrónico para que pueda comunicarse con ellos mientras todavía esté en el primer momento.

La herramienta de extensión de correo electrónico también extrae la información de contacto de CRM para que siempre pueda asegurarse de que lo que está enviando es relevante. Si su contacto tiene un control de Twitter, también se mostrarán sus últimos tweets.

Pero tener toda esta información a mano es solo una parte del rompecabezas: para aprovechar al máximo sus correos electrónicos, debe asegurarse de enviarlos en el momento correcto.

La herramienta le permite programar sus correos electrónicos, por lo que puede asegurarse de que los envíe en el momento en que es más probable que los lea.

Es importante que sigas estos consejos para implementar adecuadamente tu CRM y que obtengas los mejores resultados. Puede parecer una tarea difícil pero una práctica constante te convertirá en un profesional.