Una demo de CRM sirve para comprobar si la plataforma resuelve tus procesos, no para ver el escenario perfecto que preparó el vendedor.
Para elegir un CRM con criterio, lleva las mismas 15 preguntas a cada proveedor, compara sus respuestas con las señales de alerta y califícalos en una misma hoja de evaluación.
En este artículo encontrarás qué preparar antes de la demo, las 15 preguntas, cada una con la respuesta buena y la que debe preocuparte y una hoja de evaluación con las mismas 15 filas para calificar dos proveedores.
¿Qué debes preparar antes de una demo de CRM?
Antes de una demo de CRM prepara por escrito tus procesos críticos, los sistemas que deben conectarse, el estado de tus datos actuales, los usuarios y sus roles, el presupuesto a tres años y los criterios de éxito. Envía esos escenarios al proveedor antes de la reunión para que la demo muestre tu operación, no su recorrido comercial estándar.
Una preparación de una hora cambia por completo la demo. Esta es la lista que usamos con nuestros clientes:
- Dos o tres escenarios reales, escritos paso a paso. Por ejemplo: “un lead llega por formulario, se asigna al vendedor de su zona, recibe seguimiento en 24 horas y, si no responde, regresa a marketing”.
- Sistemas que deben conectarse: ERP, facturación, telefonía, e-commerce, herramientas de soporte.
- Datos actuales: de dónde vienen, cuántos registros hay y qué tan limpios están.
- Usuarios y roles: cuántas personas usarán el CRM y qué debe ver o editar cada equipo.
- Presupuesto a 36 meses, no solo el del primer año.
- Criterios de éxito: qué tiene que pasar en seis meses para considerar que la implementación funcionó.
Pide al proveedor que reproduzca tus escenarios en vivo. Si no puede hacerlo con información enviada con anticipación, eso ya es información.
¿Qué 15 preguntas debes hacer en una demo de CRM?
Las 15 preguntas cubren cinco temas: costo y licenciamiento, migración de datos, nivel y salida de la plataforma, operación diaria y calidad del proveedor. En cada una, una buena respuesta es concreta, por escrito y demostrable; una respuesta preocupante es vaga, pospone el tema o promete que todo es posible sin mostrar cómo.
| # | Pregunta | Una buena respuesta | Respuesta que debe preocupar | Tema |
|---|---|---|---|---|
| 1 | ¿Qué incluye exactamente el precio que me cotizan? | Desglose por escrito de asientos, edición, límites (contactos, registros, créditos, minutos) y servicios | “Eso lo vemos en la propuesta” o solo un precio mensual | Costo y licenciamiento |
| 2 | ¿Cuánto cuesta el primer año completo y cuánto los siguientes? | Suma licencias, implementación, onboarding e integraciones, y separa el costo recurrente de los años 2 y 3 | Solo habla del precio con descuento de contratación | Costo y licenciamiento |
| 3 | ¿Qué funciones de las que me mostraron requieren un nivel superior? | Señala, pantalla por pantalla, qué edición exige cada función | “Casi todo está incluido” | Costo y licenciamiento |
| 4 | ¿Cómo cambia el precio si crecen usuarios, contactos o registros? | Simula el costo con tu crecimiento esperado | No puede simularlo o “se ajusta después” | Costo y licenciamiento |
| 5 | ¿Cómo migran mis datos actuales? | Metodología con limpieza, mapeo de campos, migración de prueba y validación | “Nos pasas un CSV y lo importamos” | Migración y datos |
| 6 | ¿Qué no se puede migrar? | Nombra límites concretos: historial de actividades, correos, archivos, asociaciones o automatizaciones | Promete migrarlo todo sin revisar tu sistema actual | Migración y datos |
| 7 | ¿Qué integraciones necesito, quién las construye y cuánto cuestan? | Distingue integración nativa, conector de terceros y desarrollo, con costo y responsable | “Son detalles técnicos que resolvemos después” | Migración y datos |
| 8 | ¿Qué se rompe si bajo de nivel? | Lista qué workflows, objetos, permisos y reportes se desactivan y qué pasa con los datos | Evita la pregunta o responde que “no pasa nada” | Nivel y salida |
| 9 | ¿Cómo me llevo mis datos si cancelo? | Explica qué se exporta, en qué formato y qué tendrás que reconstruir fuera | “Nunca vas a querer irte” | Nivel y salida |
| 10 | ¿Qué plazo, renovación y avisos tiene el contrato? | Explica plazo mínimo, fecha límite para bajar de nivel o cancelar y política de renovación | No puede precisar las condiciones por escrito | Nivel y salida |
| 11 | ¿Qué parte de lo que vi es configuración, integración o desarrollo? | Clasifica cada escenario de la demo en una de esas tres categorías | Todo parece “nativo” | Operación |
| 12 | ¿Cómo funcionan los permisos con mi estructura? | Entra en vivo con un usuario restringido que replica uno de tus equipos | Solo muestra los roles de administrador y usuario | Operación |
| 13 | ¿Quién implementa y qué soporte hay después del lanzamiento? | Nombra al equipo, su experiencia, los canales y los tiempos de respuesta | “Tendrán soporte” sin detalles | Operación |
| 14 | ¿Cómo sabremos que la implementación fue exitosa? | Propone métricas y criterios de aceptación medibles | Da el proyecto por terminado al activar el CRM | Proveedor |
| 15 | ¿En qué caso no recomendarían este CRM? | Reconoce perfiles de empresa donde no encaja | “Sirve para cualquier empresa” | Proveedor |
La pregunta 15 es la que más revela. Un proveedor que no puede decir cuándo su plataforma no conviene tampoco te va a avisar cuando tu proyecto vaya por mal camino.
¿Qué preguntas incómodas revelan más que la demo?
Las preguntas incómodas son tres: qué se rompe si bajas de nivel, cómo te llevas tus datos si cancelas y qué no se puede migrar. Casi ninguna demo las cubre por iniciativa propia, pero sus respuestas muestran el costo real de reducir la suscripción, cambiar de plataforma o descubrir tarde que parte de tu historial se queda atrás.
¿Qué se rompe si bajo de nivel?
No basta con conocer el precio de la edición inferior. Pregunta qué deja de funcionar y qué pasa con la información. Como referencia, esto es lo que documenta HubSpot sobre bajar de nivel:
- Objetos personalizados: si la cuenta se queda sin ninguna suscripción Enterprise, los registros se pueden ver, pero ya no se pueden crear ni editar.
- Workflows: si la cuenta se queda sin ninguna suscripción Professional o Enterprise, se desactivan y se eliminan de forma permanente a los 90 días.
- Secuencias: si la cuenta baja de Sales Hub o Service Hub Professional o Enterprise a Starter o a las herramientas gratuitas, los contactos inscritos se dan de baja y las secuencias se eliminan de forma permanente a los 90 días.
- Permisos: los conjuntos de permisos personalizados se eliminan y los usuarios quedan sin ese rol asignado, aunque conservan los permisos que ya tenían.
- Momento del cambio: no se puede cancelar a mitad de contrato; bajar de nivel o cancelar aplica en la fecha de renovación, y para bajar de nivel hay que contactar a HubSpot al menos cinco días hábiles antes.
Cada CRM tiene sus propias reglas. Lo importante es que el proveedor pueda explicarlas con esta precisión.
¿Cómo me llevo mis datos si cancelo?
Pregunta qué se exporta (registros, propiedades, actividades, archivos), en qué formato y qué no se exporta. Las automatizaciones, los reportes y las reglas de negocio casi nunca viajan: hay que reconstruirlos. Pide que te muestren la exportación en vivo.
¿Qué no se puede migrar?
Pide una migración de prueba con una muestra de tus datos reales antes de firmar. Lo que casi nunca llega completo es el historial de actividades con su fecha original, los correos asociados a cada registro, los archivos adjuntos, las asociaciones entre objetos y todo lo que es configuración: automatizaciones, reportes, permisos y reglas de negocio. Eso se reconstruye, no se migra. Compáralo registro por registro contra lo que tenías. Lo que se pierde en la prueba se va a perder en la migración completa.
Un escenario para dimensionarlo. Una empresa con Sales Hub Enterprise y ocho asientos baja a Professional en la renovación para ahorrar 60 USD por asiento al mes, 5,760 al año. Lo que no estaba en la cuenta: al quedarse sin ninguna suscripción Enterprise, sus dos objetos personalizados quedan de solo lectura, los registros se ven pero ya no se crean ni se editan, y los conjuntos de permisos personalizados se eliminan, aunque cada usuario conserva los permisos que ya tenía. Y el cambio no aplica cuando ellos deciden: solo en la fecha de renovación, avisando a HubSpot al menos cinco días hábiles antes. Preguntarlo en la demo cuesta cinco minutos.
¿Qué pedir que te muestren en vivo y no en diapositiva?
Pide que el proveedor deje las diapositivas y abra el producto con tus escenarios: crear y actualizar un registro, disparar una automatización, entrar con un usuario restringido, generar un reporte con tus métricas y ver qué pasa cuando algo falla. Cada vez que diga “eso se puede”, pide que lo demuestre o que lo clasifique.
Los escenarios que más revelan son los incómodos:
- Un registro duplicado: ¿cómo lo detecta y lo fusiona?
- Un usuario con permisos limitados: ¿qué ve y qué no?
- Una integración que falla: ¿quién se entera y cómo se corrige?
- Un dato obligatorio que falta: ¿qué hace el proceso?
Cuando el proveedor afirme que algo es posible, pide que lo clasifique en una de cuatro categorías: nativo, configurable, requiere integración o requiere desarrollo. La diferencia entre la primera y la última puede ser de meses y de miles de dólares.
¿Cómo calcular el costo total de un CRM antes de firmar?
Para calcular el costo total de un CRM suma licencias, implementación, onboarding, integraciones, desarrollo y servicios adicionales del primer año. Después calcula aparte el costo recurrente de los años dos y tres. Compararlo a 36 meses evita elegir una propuesta que solo es barata durante el primer año por un descuento de contratación.
Usa estas dos fórmulas con cada proveedor:
- Costo del primer año = licencias + implementación + onboarding + integraciones + desarrollo + servicios adicionales
- Costo recurrente anual = licencias con tu crecimiento esperado + consumo variable (créditos, minutos, almacenamiento) + soporte y mantenimiento
El costo a 36 meses es el primer año más dos años de costo recurrente. Ese es el número con el que conviene comparar proveedores.
Un ejemplo con los precios publicados de HubSpot, para ver cuánto se mueve la cifra entre el primer año y los 36 meses: cinco vendedores en Sales Hub Professional, a 90 USD por asiento al mes con pago anual, son 5,400 USD al año de licencias más 1,500 USD de onboarding obligatorio la primera vez.
Eso da 6,900 el primer año, 5,400 en cada uno de los dos siguientes y 17,700 USD a 36 meses. El mismo equipo en Enterprise, a 150 USD por asiento, son 9,000 al año más 3,500 de onboarding: 12,500 el primer año y 30,500 a 36 meses. Entre las dos rutas hay 12,800 USD de diferencia, y esa es justo la cifra que la pregunta 3 busca destapar antes de que firmes.
¿Cómo calificar dos proveedores de CRM después de la demo?
Califica a los dos proveedores con las mismas 15 preguntas, durante la demo y no de memoria. Asigna 0, 1 o 2 puntos a cada respuesta y anota la evidencia: demostrado en vivo, documentado o solo prometido. El total sobre 30 no decide por ti, pero muestra dónde una plataforma atractiva acumula riesgos.
Cómo puntuar:
- 2 puntos: buena respuesta, concreta y demostrada en vivo o documentada por escrito.
- 1 punto: respuesta parcial, o buena respuesta que solo fue prometida.
- 0 puntos: respuesta que debe preocupar, según la tabla anterior.
Evidencia: D = demostrado en vivo · Doc = documentado por escrito · P = solo prometido.
| # | Pregunta | Proveedor A: puntos (0-2) | Proveedor A: evidencia | Proveedor B: puntos (0-2) | Proveedor B: evidencia |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Qué incluye el precio | ___ | ___ | ___ | ___ |
| 2 | Costo del primer año y siguientes | ___ | ___ | ___ | ___ |
| 3 | Funciones de nivel superior | ___ | ___ | ___ | ___ |
| 4 | Precio al crecer | ___ | ___ | ___ | ___ |
| 5 | Método de migración | ___ | ___ | ___ | ___ |
| 6 | Qué no se puede migrar | ___ | ___ | ___ | ___ |
| 7 | Integraciones: quién y cuánto | ___ | ___ | ___ | ___ |
| 8 | Qué se rompe al bajar de nivel | ___ | ___ | ___ | ___ |
| 9 | Exportación de datos al cancelar | ___ | ___ | ___ | ___ |
| 10 | Plazo, renovación y avisos | ___ | ___ | ___ | ___ |
| 11 | Configuración vs. desarrollo | ___ | ___ | ___ | ___ |
| 12 | Permisos con mi estructura | ___ | ___ | ___ | ___ |
| 13 | Equipo de implementación y soporte | ___ | ___ | ___ | ___ |
| 14 | Criterios de éxito | ___ | ___ | ___ | ___ |
| 15 | Cuándo no recomiendan su CRM | ___ | ___ | ___ | ___ |
| Total (máximo 30) | ___ | ___ |
Tres reglas para usar la hoja:
- Llénala durante la demo, y que la llenen por separado al menos dos personas del equipo de decisión. Después comparen.
- Un 0 en las preguntas 5, 6, 8 o 9 no se compensa con puntos en otras. Son las que determinan cuánto te costará corregir el rumbo. Pide la respuesta por escrito antes de firmar.
- Si más de la mitad de la evidencia es “P”, todavía no tienes información suficiente para decidir. Pide una segunda sesión con tus escenarios.
¿Cómo debería terminar una demo de CRM?
Una demo de CRM debería terminar con tu hoja de evaluación llena, una lista de respuestas pendientes por escrito y una fecha para recibirlas, no con la pregunta “¿les gustó?”. Si un proveedor mostró tus procesos, explicó sus límites, presentó el costo completo y habló de migración y salida sin evasivas, tienes elementos reales para decidir.
Y si una plataforma no encaja, descubrirlo en la demo es mucho más barato que descubrirlo después de firmar.
Si estás evaluando HubSpot y quieres que alguien revise contigo las respuestas del proveedor antes de decidir, en Media Source by Cebra analizamos procesos, licenciamiento, arquitectura, migración e integraciones para confirmar si la plataforma encaja con tu operación. Conoce nuestro servicio de HubSpot CRM.
Preguntas frecuentes
¿Qué debo preguntar en una demo de CRM?
Pregunta por el costo total a tres años, las funciones que exigen un nivel superior, cómo se migran tus datos y qué no se puede migrar, qué se rompe si bajas de nivel, cómo exportas tus datos si cancelas, qué parte de la demo requiere desarrollo y en qué casos el proveedor no recomendaría su propio CRM.
¿Cómo elegir un CRM para mi empresa?
Define primero tus procesos, integraciones, usuarios y presupuesto a tres años. Después lleva las mismas preguntas y escenarios a cada proveedor, pide demostraciones en vivo y califícalos en una hoja común. Elige el que mejor resuelve tus procesos críticos con menos riesgos en migración, salida y costo recurrente, no el de la demo más atractiva.
¿Cómo saber si una demo de CRM es buena?
Una demo es buena cuando el proveedor reproduce tus escenarios en vivo, responde con límites concretos y distingue lo nativo de lo que requiere desarrollo. Si solo muestra características generales y escenarios que preparó él mismo, no te está dando información suficiente para decidir.
¿Debo pedir una demo personalizada?
Sí. Envía dos o tres escenarios reales antes de la reunión. Una demo personalizada comprueba si el CRM resuelve los procesos que usa tu empresa y deja ver configuraciones, integraciones o desarrollos que no aparecen en una presentación estándar.
¿Qué debo preguntar sobre la migración de datos?
Pregunta qué información se puede migrar, qué hay que limpiar antes, cómo se mapean los campos, qué pasa con el historial de actividades, los archivos y las asociaciones, y cómo se valida la información al terminar. Lo más útil es pedir una migración de prueba con una muestra de tus datos.
¿Qué pasa si quiero cambiar de CRM después?
Depende de lo que puedas exportar. Los registros y sus propiedades suelen exportarse sin problema; las automatizaciones, los reportes y las reglas de negocio normalmente hay que reconstruirlos en la nueva plataforma. Pregúntalo desde la demo para conocer la dependencia que vas a generar.
¿Cómo comparar dos proveedores de CRM?
Usa las mismas 15 preguntas y los mismos escenarios con ambos, califica cada respuesta de 0 a 2 y anota si fue demostrada, documentada o solo prometida. Además del precio, compara migración, integraciones, permisos, soporte y costo a 36 meses.
¿La demo de CRM debe incluir el precio?
Sí. Como mínimo, al terminar la demo deberías entender qué incluye la propuesta, qué tiene costo adicional y cómo cambiará el precio cuando crezcan los usuarios, los contactos o las funciones que necesitas.
Alfonso Álvarez
Soy Alfonso Alvarez Escalante, SEO y copywriter especializado en la creación de contenidos digitales enfocados en posicionamiento, estrategia y experiencia del usuario. Me apasiona transformar ideas en textos claros, útiles y optimizados para buscadores, siempre con un enfoque orientado a resultados. Además, disfruto mantenerme al día sobre nuevas tecnologías, marketing digital e innovación. Soy entusiasta del uso de herramientas de inteligencia artificial aplicadas a la generación de contenido, automatización y optimización de procesos creativos, explorando constantemente nuevas formas de combinar creatividad y tecnología.