Migrar de Kommo a HubSpot no quiere decir trasladar todo el historial comercial automáticamente. Los contactos, empresas, negocios, campos, etapas y notas sí pueden migrarse mediante exportación, transformación e importación; en cambio, el historial de WhatsApp necesita un método diferente.
El punto crítico es la antigüedad de las conversaciones: HubSpot puede importar automáticamente hasta 180 días de historial de WhatsApp cuando el número se conecta mediante WhatsApp coexistence, según la base de conocimiento de HubSpot consultada el 8 de octubre de 2026. Con la conexión estándar, las conversaciones anteriores no se sincronizan y solo se empiezan a registrar los mensajes posteriores a la conexión.
Por eso, antes de migrar de Kommo a HubSpot conviene definir qué datos del CRM se conservarán, cómo se reconstruirán los pipelines y campos personalizados y, sobre todo, qué ocurrirá con las conversaciones de WhatsApp que quedan fuera de ese periodo. En esta guía, te decimos cómo es el proceso y qué cuidar.
¿Qué se puede exportar de Kommo y en qué formato?
Kommo permite exportar leads, contactos y empresas a formatos XLSX, CSV, VCF o Google Sheets, según el tipo de registro. Esa exportación arrastra la estructura comercial —etapa, valor, etiquetas, tareas, campos personalizados y notas—, pero no incluye las conversaciones de WhatsApp, que siguen una ruta aparte dentro de HubSpot.
Por ejemplo, en leads, se pueden incluir datos como etapa, valor, etiquetas, tareas, campos personalizados, notas y marcas de tiempo.
Esto ayuda a poder trasladar la estructura comercial, pero no convierte las conversaciones de WhatsApp en registros importables.
Equivalencias recomendadas entre Kommo y HubSpot
| Kommo | HubSpot | Qué hacer durante la migración |
|---|---|---|
| Lead | Contacto + negocio | Separar la persona de la oportunidad. El contacto conserva los datos del cliente y el negocio representa la oportunidad comercial. |
| Contacto | Contacto | Mapear nombre, teléfono, email y campos personalizados equivalentes. |
| Empresa | Empresa | Crear la empresa y asociarla con sus contactos y negocios. |
| Pipeline | Pipeline | Crear previamente el pipeline de destino y definir sus etapas equivalentes. |
| Etapa del lead | Etapa del negocio | Crear una equivalencia uno a uno o transformar las etapas cuando los procesos comerciales sean diferentes. |
| Campo personalizado | Propiedad personalizada | Crear primero la propiedad en HubSpot y después mapear la columna correspondiente. |
| Tarea | Tarea | Importarla como actividad y asociarla al registro correspondiente. |
| Nota | Nota | Importarla como actividad asociada al contacto, empresa o negocio. |
| Etiquetas | Propiedad o lista | No asumir una equivalencia directa: definir si cada etiqueta debe convertirse en una propiedad, valor de lista o criterio de segmentación. |
| Historial de WhatsApp | Conversación de WhatsApp | No forma parte de la exportación estándar de Kommo. Debe tratarse mediante la configuración específica de WhatsApp en HubSpot. |
HubSpot permite importar contactos, empresas, negocios y actividades, así como crear asociaciones entre objetos. Su herramienta de importación admite notas y tareas como actividades, aunque existen diferencias en lo que puede crearse o actualizarse mediante importación.
Por ello, el archivo de Kommo debe transformarse antes de cargarlo; no conviene intentar importar su estructura directamente como si ambos CRM utilizaran el mismo modelo de datos.
¿Qué pasa con las conversaciones de WhatsApp al migrar?
Las conversaciones de WhatsApp no se trasladan a través de la exportación estándar de Kommo. Si conectas un número directo al canal de WhatsApp de HubSpot, HubSpot solo sincroniza los mensajes nuevos posteriores a la conexión y las conversaciones históricas no se sincronizan. La alternativa es WhatsApp coexistence, que permite importar los últimos 180 días.
Qué ocurre con cada escenario
1. Conexión normal de WhatsApp en HubSpot
No se puede recuperar el historial pasado. HubSpot deja claro que las conversaciones históricas no se sincronizan y que los nuevos mensajes solo aparecen después de conectar la cuenta.
2. WhatsApp coexistence
Es la mejor alternativa si necesitas conservar parte del historial. HubSpot permite utilizar el mismo número en WhatsApp Business App y HubSpot simultáneamente.
Al conectar el número mediante coexistencia, HubSpot importa automáticamente el historial de los últimos 180 días de conversaciones.
Pero hay limitaciones importantes: las imágenes y videos históricos no se rellenan y aparecen como marcadores de posición, y si el número se conecta al help desk, cada conversación importada abre un ticket nuevo. Las notas de voz tampoco pueden enviarse desde la bandeja de entrada de HubSpot, aunque las enviadas desde el dispositivo pueden aparecer en el hilo.
3. Historial anterior a 180 días
Si el negocio necesita conservar el historial por más tiempo, hay que definirlo antes de la migración y tener un archivo independiente para establecer qué periodo histórico debe quedar consultable.
Por tanto, la promesa correcta no es "migrar todo el WhatsApp de Kommo a HubSpot", sino definir qué parte del historial puede recuperarse técnicamente y qué parte debe archivarse.
¿Cómo se reconstruyen los pipelines y los campos personalizados en HubSpot?
La reconstrucción de pipelines inicia antes de importar registros. Primero se debe crear el modelo de datos de HubSpot y definir pipeline y etapas, después se crean las propiedades personalizadas y por último, se importan contactos, empresas y negocios con sus asociaciones.
De esta manera, no se trasladan datos a propiedades inexistentes ni se generan negocios sin relación con sus contactos.
Veamos el proceso en detalle:
1. Mapear el modelo de datos
Kommo trabaja con leads, contactos y empresas; HubSpot separa principalmente contactos, empresas y negocios. Por ello, un lead de Kommo normalmente no tiene que convertirse simplemente en un contacto de HubSpot.
Una migración de Kommo a HubSpot más precisa, tendría que separar:
- Persona: contacto
- Empresa: empresa
- Oportunidad: negocio
- Proceso comercial: pipeline y etapa
- Información adicional: propiedades
- Seguimiento: tareas y notas
- Relaciones: asociaciones entre contactos, empresas y negocios
2. Crear primero las propiedades
Cada campo personalizado de Kommo tiene que clasificarse antes de iniciar con la importación, para ello, toma en cuenta estas preguntas clave:
- ¿Tiene equivalente estándar en HubSpot?
- ¿Debe convertirse en propiedad personalizada?
- ¿El tipo de dato coincide?
- ¿Los valores de las listas son iguales?
- ¿Debe conservarse o puede archivarse?
Por ejemplo, un campo de Kommo con valores "Interesado", "Cotización" y "Negociación" puede requerir una propiedad personalizada si esa información no corresponde directamente con una propiedad estándar de HubSpot.
3. Reconstruir las etapas
No conviene copiar los nombres de las etapas sin haber revisado el proceso. Si Kommo usa “Nuevo→Contactado→Cotización→Negociación→Ganado”, HubSpot tiene que tener esas etapas creadas antes de importar los negocios, y hay que decidir de antemano a dónde van las que no tienen equivalente: a qué etapa de destino se mandan y con qué valor entran.
Es preferible definir una transformación explícita que importar valores incompatibles.
4. Importar y validar asociaciones
HubSpot posibilita importar varios objetos y crear asociaciones entre ellos. Esto es importante cuando un lead de Kommo tiene un contacto y una empresa relacionados: el objetivo no es únicamente que los tres registros aparezcan en HubSpot, sino que la relación entre ellos se conserve.
¿Cuánto tarda migrar de Kommo a HubSpot?
El plazo para migrar de Kommo a HubSpot depende de los registros, campos personalizados, asociaciones, pipelines, actividades, integraciones, limpiezas y pruebas. Como referencia general, HubSpot sitúa las migraciones de menos de 25,000 registros en 4–6 semanas y las de 50,000–500,000 en 2–4 meses; el tramo de 25,000 a 50,000 registros no queda definido por esos rangos (cifras consultadas en el blog de HubSpot el 8 de octubre de 2026).
Factores que pueden detener o alargar el proyecto
1. Datos duplicados: si existen múltiples registros para la misma persona, primero hay que establecer reglas de deduplicación.
2. Campos sin equivalencia: un campo de Kommo puede no tener equivalente en HubSpot y emplear un tipo de dato diferente.
3. Etapas incompatibles: copiar los valores de una lista sin revisar su lógica puede alterar los reportes y procesos comerciales.
4. Asociaciones complejas: separar leads, contactos, empresas y oportunidades demanda reconstruir las relaciones entre objetos.
5. Actividades históricas: las notas y tareas requieren un tratamiento específico y tienen que asociarse al objeto correcto.
6. Integraciones: formularios, automatizaciones, WhatsApp y apps externas deben revisarse antes de la migración.
7. WhatsApp: es uno de los puntos más riesgosos porque la conexión del número no equivale a importar todo el historial de conversaciones.
Una migración bien planificada debe incluir una exportación inicial, limpieza y mapeo, prueba de importación, validación, migración final y un periodo de transición.
El objetivo no es solo que los registros aparezcan en HubSpot, sino comprobar que las relaciones y procesos funcionan antes de retirar Kommo.
¿Qué hacer con el número de WhatsApp durante la migración de Kommo a HubSpot?
No hay que desconectar el número de Kommo hasta definir cómo funcionará WhatsApp en HubSpot. Si usas la conexión estándar de HubSpot, el número tiene que desconectarse de la otra cuenta o integración y esperar de 10 a 15 minutos antes de conectarlo en HubSpot.
Si el número cumple los requisitos de coexistencia, HubSpot permite mantenerlo en WhatsApp Business App y conectarlo simultáneamente a HubSpot, pudiendo recuperar hasta 180 días de historial.
Ruta recomendada
Antes del cambio
- Identificar qué integración de WhatsApp usa Kommo actualmente.
- Confirmar quién administra Meta Business Manager.
- Revisar el número, la cuenta de WhatsApp Business y sus permisos.
- Definir qué historial debe mantener la empresa.
- Respaldar y documentar la información de Kommo.
- Configurar HubSpot y probar el modelo de datos.
Durante el cambio
- No desconectar el número antes de definir la ruta de conexión.
- Si es elegible, evaluar WhatsApp coexistence.
- Conectar el número en HubSpot.
- Comprobar que los mensajes nuevos llegan al contacto correcto.
- Validar las asociaciones con negocios y empresas.
Después del cambio
- Confirmar que el equipo puede responder los mensajes desde el canal previsto.
- Revisar las conversaciones recuperadas.
- Comprobar qué archivos multimedia históricos se recuperaron.
- Mantener un archivo del historial que quede independientemente de HubSpot.
Nota: WhatsApp coexistence requiere Marketing Hub o Service Hub Professional o Enterprise, permisos de superadministrador y acceso administrativo al Meta Business Manager.
Cómo acompañamos tu migración de Kommo a HubSpot en Media Source by Cebra
Migrar de Kommo a HubSpot no consiste en exportar e importar contactos. Para conservar la trazabilidad comercial es necesario definir qué datos, asociaciones, oportunidades, actividades e historial de conversaciones deben trasladarse y cómo se integrarán en la nueva estructura de HubSpot.
En Media Source by Cebra podemos acompañarte en este proceso con un servicio especializado de migración de CRM a HubSpot, desde el análisis y mapeo de la información de origen hasta la configuración, migración y validación de los datos.
El objetivo es que el cambio de Kommo a HubSpot no implique empezar de cero ni dejar información crítica atrás. Con una metodología de migración estructurada, es posible trasladar los datos relevantes, validar su integridad y preparar el nuevo CRM para que el equipo continúe operando con el menor impacto posible.
Si estás evaluando migrar de Kommo a HubSpot, conoce nuestro servicio de migración a HubSpot y analiza qué estrategia se adapta mejor a tu volumen de datos, integraciones y necesidades comerciales. Hablemos.
Preguntas frecuentes sobre migrar de Kommo a HubSpot
¿Se puede migrar el historial de WhatsApp de Kommo a HubSpot?
No mediante la exportación estándar de Kommo. HubSpot tampoco recupera conversaciones históricas cuando se utiliza su conexión normal de WhatsApp. Con WhatsApp coexistence, HubSpot puede importar automáticamente hasta 180 días de conversaciones anteriores, aunque existen limitaciones para contenido multimedia.
¿Se pueden migrar los leads de Kommo a HubSpot?
Sí, pero no conviene tratarlos como un único objeto. La estructura recomendada es separar el lead de Kommo entre un contacto y un negocio en HubSpot, y asociarlos cuando corresponda. De esta manera, la persona conserva sus datos de contacto y la oportunidad mantiene su pipeline, etapa y valor.
¿Se pueden migrar los campos personalizados de Kommo a HubSpot?
Sí, siempre que exista una propiedad equivalente o se cree una propiedad personalizada en HubSpot. Antes de importar hay que revisar tipo de dato, valores permitidos y reglas de transformación. No todos los campos de Kommo deben copiarse literalmente: algunos requieren convertirse a una estructura diferente.
¿Se pueden migrar las etapas de Kommo a HubSpot?
Sí, pero deben reconstruirse en el pipeline de HubSpot. La recomendación es crear primero las etapas de destino y después importar los negocios con los valores correspondientes. Si los procesos comerciales de ambas plataformas son diferentes, las etapas deben transformarse en lugar de copiarse sin revisión.
¿Qué pasa en HubSpot con las conversaciones de WhatsApp de Kommo de más de 180 días?
No deben considerarse recuperables dentro de HubSpot mediante coexistencia. Si necesitas conservar conversaciones anteriores, debes definir un mecanismo de archivo independiente antes del cambio.
¿Puedo conservar el mismo número de WhatsApp de Kommo en HubSpot?
Sí, pero la ruta depende de cómo esté configurado actualmente el número. La conexión normal de WhatsApp de HubSpot exige que el número no esté conectado a otra cuenta o integración. Con coexistencia, un número registrado en WhatsApp Business App puede utilizarse simultáneamente con HubSpot.
¿Cuánto tarda migrar de Kommo a HubSpot?
Depende del volumen y de la complejidad. HubSpot señala como referencia 4–6 semanas para migraciones de menos de 25,000 registros y 2–4 meses para 50,000–500,000. Estos rangos no cubren explícitamente el intervalo de 25,000–50,000 registros, por lo que no debe interpolarse como si fuera un plazo oficial.
Fernanda Álvarez
Apasionada de la lectura, la tecnología y el marketing, disfruto crear contenido con atención al detalle y enfoque estratégico para ayudar a las empresas a crecer. Me interesa desarrollar estrategias sólidas que generen resultados reales a través del contenido digital.