La realidad es una: en un mundo donde cada vez más personas nacen “conectadas”, pensar en negocios exclusivamente físicos es totalmente imposible. Si esto es en el presente, imagina lo que traerá el futuro.

Hablar de transformación digital puede sonar aterrador para muchos gerentes o emprendedores, que intentan entender qué implica y, muchas veces, se imaginan un proceso súper complejo; pero no es así.

De hecho, las herramientas y metodologías ya existen, solo debes buscarlas, crear una manual de marca, analizar las características de tu compañía y fijar tus prioridades.

Tu plan de acción debe de ser único, pero, lo más importante, debe resaltar las consecuencias o resultados del mismo.

Bueno, para desmitificar un poco el tema, mostrarte los beneficios y lo mucho que puedes hacer digitalizando tu empresa; te comparto en este artículo algunos conceptos fundamentales y herramientas clave para lograr evolucionar digitalmente tu empresa.

Esto nos lleva al siguiente punto: conoce las mejores 15 herramientas para hacer una transformación digital de tu empresa.

Renueva tu comunicación internaart-01-Renueva-tu-comunicacion-interna

slack-01Slack

Slack es una herramienta de gestión de mensajería que ha tomado gran relevancia como SMB (Server Message Block) y, también, como parte del flujo de tareas para cada área.

Esta herramienta es especialmente importante si los miembros de tu equipo o vendedores no se encuentran en la misma ubicación geográfica.

Pues es maravillosa para fomentar la comunicación y compartir archivos entre uno o varios miembros de tu equipo.

art-02-Google-Hangouts-MeetGoogle Hangouts Meet

Mensajes, llamadas de voz, videollamadas o simplemente su chat; son algunas de las opciones multimedia con las que podrás comunicarte con tu equipo de trabajo estés donde estés.

Google Hangouts Meet hará que toda la comunicación de tus equipos sea súper sencilla e inmediata, sin importar dónde estén basados tus colaboradores.

La Suite de Google ofrece una versión mejorada de la plataforma con las que podrás hacer llamadas de voz desde tu PC (las llamadas a EUA y Canadá son gratuitas), mantener videoconferencias con diferentes miembros de tu equipo o, si lo prefieres, podrás hacer un livestream eventos o reuniones.

Por si fuera poco, su versión Business (para negocio) te permite conectar hasta con 25 participantes y, con la versión, Enterprise (para empresa) te brinda la opción de conectar hasta con 50 personas.

Si estos gigantes de la comunicación en línea lograron redefinir los paradigmas de comunicación digital a principio de siglo, imagina lo que puede hacer por tu compañía.

art-03-Yammer Yammer - Skype for Business (Office 365)

Hay muchas formas en que tu negocio se puede beneficiar al utilizar Office 365, pero en este momento nos fijamos exclusivamente en sus opciones de comunicación digital para empresas.

Yammer es una especie de red social interna, es decir es un sitio donde puedes comunicarte con tus colaboradores, generar perfiles personales, grupos de trabajo, comunicar noticias del negocio, industria y mercado.

Para complementar tus procesos de comunicación, puedes utilizar la herramienta Skype para negocios que te ofrece Office 365.

Skype básicamente es el quinto elemento de las plataformas de videollamadas, su edición para negocio también incluye diferentes herramientas que te ayudarán a potenciar tu comunicación interna.

¿Qué opciones tienes?

Genera grupos de hasta 250 personas para reuniones, clasifícalas de acuerdo a su posición, comparte pantalla con quien desees y, para complementar, agenda reuniones a través de Outlook.

Su última versión incluye llamadas en HD hasta para 2 dispositivos en una sola sesión. Además, sus nuevas acciones permiten mandar notificaciones a través de menciones en vivo.

Podrás compartir materiales audiovisuales (fotos y video) y formar galerías en la nube a las que puedes regresar posteriormente.

art-04-BlueJeans BlueJeans

Todos tenemos nuestra forma preferida de atender a las reuniones online. Algunos prefieren hacerlo en sus móviles, otros en su PC de escritorio, alguno más en su laptop, etc.

BlueJeans es una de las plataformas de video comunicación basada en la nube, que destaca por su flexibilidad al atender las reuniones online utilizando un buscador web, una aplicación de escritorio o través de una App en tu teléfono; todo mientras haces más productivas tus sesiones colaborativas.

Algunos aspectos destacados incluyen la habilidad de sostener reuniones en forma de conferencia o Town Hall (foro), compartir pantallas y grabar tus sesiones.

Otra característica que vale la pena rescatar es la manera en que puedes combinar BlueJeans con tu workflow. Por ejemplo, puedes agendar tus reuniones a través de Outlook y comunicarte con usuarios en Skype.

Adempas, los usuarios que no cuenten con video o audio en su móvil, también pueden unirse a la reunión.

Tal vez el único aspecto negativo de esta plataforma es que el costo ronda los $12.49 USD mensuales. No obstante es una inversión que bien paga su precio.

Digitaliza tus procesos de administraciónart-02-Digitaliza-tus-procesos-de-administracion

art-05-XeroXero

Xero es una plataforma basada en la nube ideal para pequeñas empresas, contadores y administradores.

Esta plataforma recientemente introdujo Hey Xero, un chatbot de Facebook, que ayuda a las empresas a encontrar administradores y contadores; así como expertos en marketing y desarrolladores digitales.

Una característica de esta herramienta es que, recientemente, ha migrado a la plataforma de servicios web de Amazon (AWS), lo que le permite aplicar el software AWS para aprender y realizar funciones de inteligencia artificial como: codificación o métodos de pago digitales.

art-06-SAP-ConcurSAP Concur

Esta plataforma puede verse como un gestor de facturación para que las pequeñas empresas puedan mantener un buen control sobre sus elementos fiscales, ahorrar tiempo en funciones administrativas y eliminar errores.

Con esta herramienta ahora es más sencillo que las pequeñas empresas se adapten al mundo digital.

¿Por qué?

Históricamente, la herramientas empresariales se han ofertado a precio empresarial y, generalmente, implicaban una lenta transformación y despliegue. No obstante, gracias a la aparición de la nube, ahora cualquier compañía puede utilizar estas herramientas y obtener correctos costos-beneficios, para poder crecer de forma más rápida.

Gestiona tus clientesart-03-Gestiona-tus-clientes

art-07-Zoho Zoho

Fácil de implementar, intuitivo y de bajo costo; Zoho es uno de los CRM mejor calificados del 2018.

Zoho vio la luz en el 2005 con su Office Suite, un programa de código abierto que, de a poco, se transformó en uno de los mejores CRM del mercado. Actualmente, esta compañía SaaS (software as a service) ofrece herramientas a costos amigables para individuos y compañías para gestionar sus relaciones con clientes.

Mientras las compañías más grandes de CRM apenas se comienzan a enfocar en pequeñas y medianas empresas, Zoho tiene la gran ventaja de que siempre ha estado enfocado a las pequeñas empresas, así que su implementación se vuelve simple y sencilla.

La gran reputación acerca de su sencillez de instalación y ejecución, lo hacen ideal para los negocios que no tienen un presupuesto gigantesco o un equipo de soporte propio. Además ofrece una gran variedad de herramientas por el precio pagado.

Si bien las opciones de personalización no son tan extensas como en otras plataformas, esto afecta realmente el desarrollo y trabajo de la plataforma, pues en su versión base se puede considerar como una plataforma muy completa.

Además, todos los complementos en Zoho están hechos para trabajar de forma conjunta, así que no requerirás más herramientas de gestión que tu CRM,. Así que puede significar una solución rápida y de bajo costo para tu compañía.

Fácil de instalar, divertido y funcional.

Como cualquier otro software, entre más personalizado esté, mayor tiempo requerirá para su implementación. No obstante, de forma general, Zoho es un CRM de fácil uso, gestión e instalación.

El hecho de que ofrezca una versión gratuita, hasta para tres usuarios, lo hace una opción sumamente accesible para las micro y pequeñas empresas, especialmente para las que no han utilizado un CRM con anterioridad.

Además, cuenta con una catálogo inmenso de documentos en línea para que revises tu dudas respecto a los procesos de implementación y personalización.

Una vez que el proceso inicial está completo, Zoho se vuelve extremadamente amigable con el usuario. Su CRM se siente moderno, intuitivo y limpio. Lo íconos en la derecha te brindan notificaciones en tiempo real (sí, como en una red social), para que puedas revisar de forma sencilla tus listas de email, chats, ofertas, etc.

Para terminar y por si fuera poco, también cuentas con una opción adaptable para móviles, que incluye opciones como: ubicación GPS, consigue leads basado en tu ubicación geográfica y un escáner de tarjetas de negocios.

Sin lugar a dudas, una gran opción para digitalizar tu empresa en pocos pasos y con presupuesto limitado

art-08-HubSpot HubSpot

Si lo que quieres es que tu negocio entre al mundo de los CRM tu mejor opción es HubSpot CRM, sobre todo si eres una pequeña, mediana empresa o una start up.

Para empezar, su versión gratuita es un must para digitalizar tu compañía, ya que es una excelente forma de mejorar la funcionalidad de tus procesos y organización por nada 8 en serio, totalmente gratis).

Ve a lo seguro, HubSpot ha estado en el panorama desde 2006, aunque su primer CRM es del año 2014 (así que estás aprovechando la experiencia que han acumulado).

Como cualquier otra compañía SaaS compitiendo por el mercado de las pequeñas empresas, HubSpot se enfoca en ofrecer una serie de herramientas excelentes para potenciar las áreas de ventas y marketing de tu compañía.

Resaltan algunas de las opciones de su CRM gratuito como la integración con Marketing Hub, Sales Hub y, próximamente, Customer Hub.

Con ellas podrás incrementar la funcionalidad del sistema y construir una red de gestión para toda tu empresa.

Claro está que, cuanto más integraciones hagas, el precio de uso aumentará, No obstante, si piensas utilizar su CRM y las integraciones, también tienes la opción de elegir algunos de sus planes de pago.

No obstante, su versión gratuita ofrece sorprendentes y robustas herramientas de gestión de relaciones con los clientes que te ayudarán a enfocarte en el trabajo más importante.

¿Qué puedes hacer con él?

Mientras que muchos CRM “gratuitos” ofrecen versiones de prueba o suscripciones, generalmente tienen un gran número de limitaciones, en cuanto funcionalidad.

Aquí es donde HubSpot se vuelve único, pues ofrece su CRM completamente gratis, sin fecha de expiración y para usuarios ilimitados.

También te permitirá sincronizar tus cuentas de Gmail y Outlook, integrando de forma sencilla tus emails existentes a HubSpot.

Te aseguro que la vida se te hará más simple gracias a su tablero de tareas, que te ayudará a determinar tus prioridades e incrementar tu productividad.

Pero, HubSpot no se limita a esto.

Al utilizar, la plataforma te dará acceso a una serie de recursos bibliográficos, templates, generador de emails, plans de marketing, etc.

Digamos que no solo es una herramienta, sino un universo.

Claro, son pocas las empresas que no planean escalar sus sistemas conforme crezcan.

Y es aquí donde HubSpot nos sigue dejando maravillados, ya que sus ofertas van más allá de su CRM gratuito y cuenta con geniales opciones de paga con integraciones que te permitirán crecer más rápido.

Así, conforme creces puedes agregar funcionalidades (especializadas en marketing, ventas y gestión) a tu sistema a través de suscripciones de paga.

Así el ecosistema de las áreas de tu negocio crecerá al ritmo que lo necesites.

Nunca dejes de aprender

Para terminar de deleitar a sus clientes y usuarios, HubSpot ha creado HubSpot Academy, un repositorio de información, materiales, clases y programas de certificación para las áreas de diseño, ventas y marketing

Esto lo hace el sistema ideal, ya que crecerá contigo a lo largo del tiempo y de las propias necesidades de tu compañía.

art-09-SugarCRMSugarCRM

Sugar comenzó en 2004 como un proyecto de código abierto que se ha convertido en uno de los líderes en cuanto a gestión de clientes se refiere.

Y, sobre todo, ha construido una excelente reputación en servicio al cliente que lo distingue de sus rivales.

Si bien Sugar es una excelente opción para negocios pequeños que buscan un CRM amigable con el usuario, este programa es una opción especialmente atractiva para startups tecnológicas; gracias a su opciones centradas en desarrolladores.

Dejemos de lado las opciones de personalización del interfaz y vamos a lo realmente importante.

SugarCRM es impresionantemente personalizable, además que ofrece una amplia cantidad de contenidos didácticos para dominar su sistema.

Algo que me encanta de Sugar es que, mientras muchos intentan venderte paquetes de todo tipo con estructuras de precios complicadas, esta compañía ha optado por atenerse a su nicho: las relaciones con los clientes.

Por lo cual ha logrado desarrollar un producto sencillo, de rápida implementación y que se adaptará a las necesidad de tu empresa.

Genial para desarrolladores

SugarCRM ofrece a las startups la posibilidad de personalizar totalmente su CRM, sin empezar de cero.

Mientras que muchos CRM utilizan una API abierta, Sugar provee una serie de recursos de aprendizaje y técnicos para desarrolladores.

Así, si tu negocio tiene necesidades específicas puedes personalizar su sistema a través de tu propio equipo y colaboradores, ya que sus opciones de personalización de software son casi infinitas.

Y es en estos puntos donde Sugar realmente comienza a brillar.

Mientras que la mayoría de CRM tienen comunidades de “soporte” online, realmente son sitios con cientos de preguntas frecuentes con muchos views, pero pocas respuestas.

Recuerda que un foro es solo tan útil como la comunidad que le da vida.

Sugar se toma esto en serio, por eso ha desarrollado una gran comunidad activa en línea, que realmente le agrega un aspecto invaluable a su oferta, sobre todo si necesitas ayuda extra para implementar el sistema.

Puedes ver que SugarCRM está construido pensando en los desarrolladores y usuarios.

Si bien los recursos y la personalización parecen exclusivamente tecnológicos, en general la interfaz es amigable e intuitiva para el usuario final.

No todo son miel sobre hojuelas

Tal vez el punto más débil de esta plataforma está en el costo anual total por utilizar su sistema.

Si bien, al igual que sus competidores, utilizan un método de productos escalables; destaca que el pago se hace por usuario.

No obstante, todos los niveles te pide comenzar con un mínimo de 10 usuario.

Así, por ejemplo, si utilizas el servicio con un costo de $40USD por usuario al mes (facturado de forma anual), realmente significa que estarás pagando un total de $4,800USD al año.

No te preocupes que la plataforma te ayuda a cotizar el servicio que necesitas y es muy específica en los costos, solo presta atención a tu ROI y elige tu mejor opción.

Moderniza la comunicación con tus clientesart-04-Moderniza-la-comunicacion-con-tus-clientes

art-10-AcquireAcquire

A veces tener varios representantes de venta no es la opción más viable, para manejar las dudas de los clientes.

La mayoría de clientes presentan preguntas genéricas que pueden ser simplemente resueltas a través de un proceso de lenguaje de inteligencia artificial o con un buen algoritmo en el sitio web.

En estas situaciones, un proceso de automatización con chatbots puede resultar mejor que la propia existencia humana (la cual puedes reservar para procesos especiales).

No te asustes, el mercado está inundado por chatbots; cualquier compañía de SaaS lo ofrece actualmente.

Una de estas opciones es Acquire, esta herramienta cuenta con muchas opciones y ofertas que seguro se adaptan a tus necesidades aumentando la efectividad de tu estrategia y de tu proceso de comunicación.

Claro, los chatbots son tan solo el inicio, Acquire te brinda varias herramientas estándar de servicio.

Puedes ir desde la asignación de perfiles, hasta entender la personalidad de tus usuarios y en qué parte de su Buyer Journey se encuentran.

Para todos los casos que requieran asistencia humana, puedes utilizar su herramienta de Live Chat.

En verdad es una herramienta que dónde podrás conocer mucho mejor a tus prospectos, lo que significa mayor información para concretar una venta.

art-11-MailChimpMailChimp

MailChimp, actualmente, es una de las compañías de comunicación digital más innovadoras.

Tan solo en 2016, de la mano de Ben Chestnut, su fundador, lograron la impresionante cantidad de $400 millones de dólares en ingresos.

¿Cómo lo lograron?

En palabras de su fundador: “no necesitamos adquirir ningún tipo de préstamo o fondo externos, nuestro secreto es llenar las necesidades de nuestros clientes y, no menos importante, de las personas.”

No importa si tu compañía es micro, pequeña, mediana o grande; si se trata de un e-commerce o una tienda física.

Todos pueden utilizar las herramientas de MailChimp para conocer más de su propia empresa o para generar una comunicación constante con sus prospectos y clientes.

Comienza a construir tus contenidos y a comunicarlos en campañas de emailing con seguimiento preciso, con seguimiento personalizado.

Una vez que tu campaña esté lista, puedes utilizar MailChimp para conocer métricas claras respecto a tasas de apertura, lectura, spam, etc.

Gracias a su métricas y análisis de datos podrás mejorar o afinar tu estrategia y comunicaciones.

Los 3 pilares de la transformación digital

El primer paso para entender qué áreas serán impactadas por tu transformación y cuáles serán los efectos que en tu negocio, es comprender cómo cambiará la forma es tu empresa se maneja, las nuevas interacciones con los clientes, los cambios en tu equipo y con tus aliados.

Pasemos explicar cada uno de estos 3 puntos:

Experiencia de usuarioart-05-Experiencia-de-usuario

Un ejemplo que ya se ha vuelto clásico es pensar en el cliente que cuestiona, a los vendedores en las tiendas físicas, si existen descuentos en cierta mercancía porque vio un anuncio en internet que tu competencia vende más barato el producto.

Como puedes ver, las primeras consecuencias de la transformación digital son el cambio en la manera y los canales que utilizas para promover tus productos y servicios, cómo lograr atraer a más consumidores, generar puntos de contacto y utilizar un lenguaje adecuado.

De esta forma puedes ver que la transformación digital de tu empresa generará un universo donde tus prospectos y clientes pueden sumergirse y explorar, para conocer mejor sus propias necesidades y tu oferta como empresa.

Proceso de transformación de operacionesart-07-Modelo-de-transformacion-del-negocio

Este es un punto que muchos olvidan.

Transformar tu empresa digitalmente no solo se trata de proveer una mejor experiencia de usuario a través de nuevos canales virtuales y servicio al cliente ágil (dentro de tus herramientas digitales).

Modela tu proceso ideal para poder entregar cada vez más valor en cada etapa de tu ciclo de ventas.

Para lograrlo puedes mapear el flow de tu información, la estructura u organigrama y alinear el trabajo en equipo de las diferentes áreas.

Así podrás identificar las herramientas que necesitan tus colaboradores para ser parte de tu evolución.

Modelo de transformación del negocioart-06-Proceso-de-transformacion-de-operaciones

La suma de los dos pilares anteriores te puede ayudar a prestar más atención en el modelo que utilizarás para transformar tu empresa; no solo en el sentido de cambiar la forma en que tu compañía entrega valor, sino para evaluar el peso de tu compañía y estrategia en contraste con tus competidores.

¿Cómo?

Para explicarlo los mejores casos que podemos ver son: cómo AirBnB destronó al mundo hotelero y hospitalario, redefiniendo el modelo de negocios. O tal vez has escuchado hablar de Uber y las nuevas opciones de movilidad en el mundo.

Revisa si tu modelo de negocios necesita cambiar o evolucionar, en qué aspectos puedes mejorar y cuáles deseas mantener.

Todo juega un papel fundamental para ayudarte a decidir cuáles son las herramientas que mejor se adaptan a las cambios que quieres.

5 conceptos clave para tu transformación digital

Gestionar tu transformación digital no se trata únicamente de contratar herramientas web y esperar que ellas solas funcionen.

Esta pequeña lista te servirá para identificar las áreas donde tu empresa necesita evolucionar digitalmente.

Redes socialesart-08-Redes-sociales

Utiliza tus redes sociales de una forma mucho más inclusiva que únicamente para promocionar contenido relevante para tu audiencia.

Por ejemplo, puedes monitorear las interacciones con tus clientes, detectar las tendencias de búsqueda y responder con mayor velocidad a sus dudas y preguntas.

Vive en la nubeart-09-Vive-en-la-nube

Utilizar la nube como un repositorio de información ya es una hecho, pues miles de compañías e individuos utilizan sus beneficios a su favor.

Gracias al crecimiento del mercado de las SaaS (software as a service) estas tecnologías se han vuelto esenciales para promover la integración entre equipos de trabajo y los materiales que necesitan para efectuar sus tareas diarias.

Accesibilidad y movilidadart-11-Internet-de-las-cosas

Ya no importa el momento, cuando un colaborador, cliente, proveedor o socio quiera interactuar con tu negocio debes estar ahí.

Claro, es imposible hacerlo físicamente, ahora puedes utilizar tu dispositivo móvil o cualquier conexión a internet para interactuar con ellos.

¿Puedes ver el sin fin de posibilidades que este cambio trae para tu negocio?

Explora las nuevas - y mejores- formas de comunicarte con tus clientes, de agendar entregas, establecer relaciones, etc.

Internet de las cosasart-10-Accesibilidad-y-movilidad

También conocido como IoT (internet de las cosas), este concepto comprende un cierto número de dispositivos que poseen tecnología como sensores, botones, etc. y que tiene la capacidad de conectarse a la nube para transmitir datos y eventos.

Inteligencia Artificialart-12-Inteligencia-Artificial

La inteligencia artificial es la habilidad de una máquina o software de desarrollar un “pensamiento” humano; incluyendo las habilidades de fijar estándares, experimentar, percibir y tomar decisiones de forma inteligente.

Por ejemplo, puedes utilizar herramientas como acciones de cómputo cognitivo y chatbots como una forma de tomar estas herramientas a tu favor.