Facturación + CRM: cómo conectar tu facturación con HubSpot en México

Cerrar una venta en HubSpot no quiere decir que se acabe el proceso comercial. En muchas empresas quedan aún acciones que hacer, como emitir CFDI, enviarlo al cliente, dar seguimiento a facturas vencidas, etc.

Cuando estos procesos están separados, RevOps termina trabajando con información fragmentada: ventas ve el deal ganado, administración ve la factura en otro sistema y cobranza lleva el seguimiento en una hoja de cálculo.

La solución es conectar el CRM con tu programa de facturación, así que en este contenido te explicamos cómo hacerlo mediante HubSpot y por qué es tan importante.

¿Por qué conviene conectar facturación y CRM?

La principal ventaja de tener facturación + CRM es eliminar el espacio entre una venta cerrada y el dinero efectivamente cobrado. Obtienes 4 beneficios clave:

1. Ventas sabe qué pasó después del cierre

Supongamos que un ejecutivo cierra un contrato de $180,000 MXN.

Sin integración:

Deal ganado → alguien avisa a administración → administración factura → alguien manda la factura → cobranza registra el pago.

Con integración:

Deal ganado → se genera solicitud de facturación → se emite CFDI → HubSpot recibe folio y estado → se programa seguimiento.

De esta forma, se reduce la dependencia de correos o mensajes internos, disminuyendo las probabilidades de olvidos o de errores.

2. Cobranza obtiene contexto comercial

El equipo encargado de cobranza no debería trabajar solo con un número de factura.

Tiene que tener datos como: qué empresa compró, quién lleva la cuenta, cuánto representa el contrato, cuándo se cerró, cuándo vence el pago, etc.

Al relacionar factura, empresa y deal, esa información queda disponible desde el CRM de HubSpot.

3. RevOps obtiene una vista más completa del revenue

Una integración entre facturación + CRM bien hecha permite pasar de:

Pipeline → Ventas cerradas a: Pipeline → Venta → Facturación → Cobranza → Ingreso.

Esto es útil para analizar indicadores como: ventas cerradas, monto facturado, monto pendiente, días de cobranza, facturas vencidas, etc.

4. El cierre contable deja de depender de capturas manuales

La integración no sustituye al equipo contable, pero sí puede disminuir la cantidad de información que debe capturarse dos veces.

Por ejemplo, el folio, fecha de emisión, importe, fecha de vencimiento y estado de la factura pueden regresar al CRM desde el sistema de facturación.

¿Qué opciones de facturación + CRM hay en México?

No existe una única forma de conectar facturación y CRM dentro de HubSpot. La elección depende de qué sistema utiliza actualmente tu empresa, qué tan complejo es el proceso y cuánto necesitas automatizar.

Vamos a ver algunas:

Alegra

Alegra ofrece facturación electrónica CFDI 4.0 y cuenta con una API pública para conectar sistemas externos con sus procesos de ventas, clientes, productos y facturación.

Es una alternativa llamativa cuando la organización busca una solución sencilla y no quiere construir un ecosistema fiscal desde cero.

CONTPAQi

Esta plataforma es útil cuando la empresa ya tiene procesos administrativos y contables construidos alrededor de su ecosistema.

Sus soluciones de facturación trabajan con CFDI 4.0 y contemplan documentos como facturas, notas de crédito, complementos de pago y CFDI globales.

Facturama

Facturama, mediante su API REST, permite crear CFDI 4.0, consultar y cancelar facturas, administrar clientes y productos, descargar XML/PDF y trabajar con ambientes de pruebas.

API + desarrollo personalizado

Cuando el proceso es más complejo, puedes conectar directamente las APIs de HubSpot y del sistema de facturación.

HubSpot permite trabajar mediante API con objetos como companies, contacts, deals, invoices, line items y payments. Además, sus webhooks permiten reaccionar ante determinados eventos del CRM sin tener que consultar constantemente la plataforma.

Esta opción es la más flexible, pero también exige definir correctamente la arquitectura, autenticación, manejo de errores, duplicados y sincronización.

¿Qué flujos puedes automatizar la facturación + CRM?

Es en este punto de automatización donde verdaderamente la facturación + CRM cobra valor para RevOps.

Dentro de los procesos en los que más impacto tienen son:

1. Deal ganado → solicitud de factura

Trigger: Deal cambia a "Cerrado ganado".

Acciones:

HubSpot valida que el deal tenga información fiscal, recupera empresa, RFC, razón social, régimen fiscal y código postal.

Posteriormente, recupera productos, cantidades e importes, envía la información al sistema de facturación y se genera el CFDI.

Con esto, HubSpot recibe el UUID, folio, fecha e importe, y todo se almacena la referencia de la factura en el deal y la empresa.

Resultado:

Deal ganado → CFDI generado → factura asociada al cliente.

2. Factura emitida → seguimiento de pago

Cuando se ha emitido la factura, se puede registrar en HubSpot información como: fecha de emisión, fecha de vencimiento, importe, método de pago, estado de factura, etc.

Entonces puedes automatizar tareas de seguimiento.

Ejemplo: Factura emitida → faltan 5 días para vencimiento → tarea a cobranza.

Y después: Fecha de vencimiento superada + factura pendiente → alerta a cobranza.

3. Pago recibido → actualizar CRM

Cuando el sistema de facturación registra un pago, puede enviar dicha información nuevamente a HubSpot.

El flujo sería este:

Pago recibido → API/webhook → actualizar factura → actualizar deal/empresa → marcar como cobrado.

Asimismo, HubSpot cuenta con APIs para registrar información de pagos externos y asociarla con facturas, aunque la implementación depende de la configuración de pagos y de qué sistema sea la fuente de verdad.

¿Qué considerar del CFDI 4.0 en la integración?

Un punto importante al implementar facturación + CRM es que te debes basar en el país en que quieres hacerlo.

En México específicamente, el CFDI 4.0 es la única versión válida desde el 1 de abril de 2023. El SAT establece requisitos específicos para la información del emisor y receptor.

Por ello, entre los datos del receptor siempre deben estar los siguientes:

• RFC
• Nombre, denominación o razón social
• Código postal del domicilio fiscal
• Régimen fiscal
• Uso del CFDI

Estos datos deben corresponder con la información fiscal registrada ante el SAT.

Por eso, no conviene diseñar la integración tomando el nombre comercial del contacto como fuente para facturación.

La recomendación es crear una estructura fiscal en HubSpot

Así, cuando el vendedor cierre una oportunidad, el sistema no tiene que pedir nuevamente información que ya debería estar estructurada.

¿Cuál debería ser la arquitectura para facturación + CRM?

Para una empresa B2B mexicana, una arquitectura práctica podría verse así:

La clave es definir qué sistema es dueño de cada dato.

Por ejemplo: HubSpot (relación comercial, pipeline y seguimiento), Facturador (CFDI, timbrado y documentos fiscales), Sistema contable (contabilidad y conciliación), etc.

HubSpot no tiene que convertirse en el sistema contable, sino conectar el proceso comercial con el resto de la operación.

¡Conectar facturación con HubSpot puede ayudarte a eficientar tu empresa!

Si tu equipo sigue pasando información de ventas a administración por email o Excel, hay una gran oportunidad de automatizar el proceso.

La integración correcta no consiste únicamente en conectar dos APIs. Primero hay que definir el proceso comercial, la estructura de datos, las reglas fiscales, los responsables y los eventos que deben disparar cada acción.

Después, la tecnología se encarga de ejecutar ese proceso.

Si estás evaluando la implementación de HubSpot para conectar ventas, facturación y cobranza, en Media Source by Cebra te ayudamos a diseñar la arquitectura e integración de acuerdo con tu operación.

Integra tu operación y convierte HubSpot en el centro de tu proceso comercial. Consulta con un asesor para mayor información.

Preguntas frecuentes sobre facturación + CRM