HubSpot CRM es una excelente herramienta para automatizar procesos y sacarle el máximo provecho a tu negocio. 

Los CRM llegaron para facilitar la vida de muchas personas y compañías en general, debido a que permiten una gestión más eficiente de varios procesos, lo que trae grandes beneficios en cuestión económica y de tiempo.

HubSpot CRM se unió a la basta cantidad que existe de CRM para proporcionar a los equipos comerciales información y herramientas valiosas que los ayuden a adaptarse a los procesos de venta actuales.

Si quieres saber cómo funciona esta plataforma, a qué te ayuda y todos los beneficios que te brinda, aquí te lo voy a decir. Pero para entrar al tema, veamos primero de manera breve qué es un CRM

Qué es un CRM

Un CRM (Customer Relationship Management) es la gestión de relación con el cliente, pero va más allá la definición. Se trata de una gestión 360 que incluye ventas, marketing, atención al cliente y que toma en cuenta todos los puntos de contacto existentes entre los consumidores y las empresas. 

Las plataformas de CRM son uno de los elementos vitales de cualquier compañía porque permiten un manejo de toda la información de los clientes para la administración de cuentas, leads y el reconocimiento de oportunidades. 

¿Qué es HubSpot CRM?

HubSpot CRM es una herramienta gratuita (en su versión básica) todo en uno que cuenta con todas las licencias de la plataforma HubSpot. 

Esta aplicación es sumamente intuitiva y está enfocada en la gestión de las ventas y las relaciones de las empresas con sus clientes o prospectos.

Además de facilitar procesos, monitoreo y organización, HubSpot CRM otorga diferentes herramientas que van perfecto con Inbound Marketing y los procesos más actuales dentro del área. 

Esto, sin duda, es esencial para potenciar tu negocio y hacer que crezca de forma escalada de la mano de este software, que se adapta a todo tipo de empresa y sus necesidades. Conforme vayan creciendo, existen planes que se ajustan. 

Cómo funciona HubSpot CRM

HubSpot ayuda a las empresas integrando sus mejores herramientas para que cada etapa de ventas sea más eficiente y se logren mejores resultados. 

Lo primero que tienes que hacer para comenzar a utilizar HubSpot CRM es registrarte en la página. El proceso es muy simple: únicamente necesitas realizar 5 pasos.

Los datos que se necesitan son tu nombre, tu cuenta de correo electrónico y el sitio web de la empresa. 

Después de esto, tienes que configurar tu cuenta, según tus necesidades y lo que requieras en el momento. Los pasos son sencillos, pero, aun así, puedes solicitar ayuda de un equipo de soporte por si surge alguna duda. 

Principales funciones de HubSpot CRM

Si estás pensando en implementar un CRM en tu negocio, déjame hablarte de algunas de las funciones que ofrece la plataforma de HubSpot para que puedas comenzar a optimizar los procesos de ventas y tener una mejor relación con tus clientes. 

Capturar contactos

HubSpot CRM te permite capturar y almacenar información de todos tus contactos, como nombre, email, número de teléfono, puesto de trabajo, área y algunos otros datos que resultan útiles para saber qué tipo de contenido les interesa y sacarle provecho a la personalización. 

Los contactos se pueden agregar de diferentes maneras. Algunas de las más usadas son las siguientes:

Formularios

HubSpot CRM te permite colocar formularios en todas tus páginas de manera estratégica. De esta forma, cuando alguien visite tu sitio y se interese, puede llenar alguno de ellos y así se convierte en prospecto y se añade el registro en la sección de Contactos del CRM con los campos que haya llenado. 

Chat

Del mismo modo que los formularios, el Chat se encuentra en casi todas las páginas del sitio web en cuestión. Cuando un visitante abre una conversación e introduce su email, sus datos se agregan de forma automática a HubSpot CRM. 

Para sincronizar el Chat con el CRM se tiene que escalar la versión básica con un costo adicional, pero existen otras herramientas con las que este proceso es gratuito. Una de ellas es el chat de Drift

HubSpot Sales

HubSpot Sale es un complemento que te permite añadir automáticamente los contactos a quienes les envíes correos. 

Si algún contacto ya existe, HubSpot Sale registra de forma automática el correo enviado dentro de la línea de tiempo del contacto. La extensión es de Chrome y se instala si usas Gmail o puedes instalarla en el ordenador si empleas Outlook. 

Manual 

Si lo prefieres, por supuesto que existe forma de agregar los contactos a HubSpot CRM de forma manual a través de la página web. 

Este método es más lento, pero te brinda la ventaja de poder agregar más datos de todos tus contactos y así ir creando un registro mucho más completo y valioso para tu negocio o empresa. 

Organizar contactos

HubSpot CRM te permite agrupar a tus contactos o separarlos de acuerdo con ciertas características, por ello existen tres tipo de registro en la plataforma:

 

  • Contactos: personas con quienes tienes comunicación
  • Empresas: las compañías en las que trabajan dichos contactos
  • Negocios: las ventas en progreso de las personas o empresas

Este proceso puede parecer muy obvio, pero por ello, muchas veces suele saltarse, lo que termina dificultando algunos procesos. 

Lo mejor es que se utilice la función de Contactos para agregar personas y Empresas para añadir compañías. De no hacerlo así, después hay que corregir y se puede volver tedioso el proceso. 

Asimismo, otro tip para mantener organizados tus contactos es que los asocies con las empresas de las que forman parte. Así puedes tener acceso a todas las interacciones (correos, llamadas, mensajes, etcétera) que mantengas con cada una de ellas dentro de una misma línea del tiempo en vez de buscarlas de manera independiente. 

Esta asociación se puede hacer de manera automática siempre y cuando el dominio del email coincida con el dominio del sitio web de la empresa en cuestión. Si no se da esta situación, el proceso se tiene que hacer manualmente. 

Filtrar contactos e información

Con el paso del tiempo, es normal que la base de datos vaya creciendo y que se vuelva cada vez más difícil tener un control y una buena administración. Déjame decirte que ¡no tienes de qué preocuparte!

HubSpot CRM sabe muy bien que esto ocurre y por eso cuenta con filtros para encontrar de manera rápida información que se necesita en cualquier momento. Estos filtros se encuentran en la columna de lado izquierdo en los registros. 

Los filtros pueden ser con base en las propiedades de la empresa o del contacto y los campos contienen información básica como nombre, ubicación y número de teléfono. 

Se pueden ir agregando otros para después emplearlos según lo que se necesite hacer con la base de datos en HubSpot CRM. Hay flexibilidad en este rubro.

Administrar y trabajar los contactos

Aunque capturar los contactos es una tarea importante, sabes que no es todo lo que se necesita para realmente aprovecharlos. De nada va a servir tenerlo simplemente almacenados en HubSpot CRM; es importante trabajar con ellos. 

Dentro de la plataforma existen herramientas para poder establecer contacto y comunicación interna. Dos de ellas son Notas y Tareas

Las Notas sirven para capturar información de cualquier tipo y se quedan guardadas en la línea del tiempo del contacto o de la empresa para que puedas tener acceso a ella cuando lo requieras. 

Las Tareas funcionan como recordatorios sobre lo que tienes pendiente por hacer, cuándo debe quedar listo y con qué contactos o empresas se relaciona la actividad para que sepas perfectamente qué necesitas y en qué momento. 

Asimismo, con esta herramienta puedes programar recordatorios para que no pases por alto ni el más mínimo detalle. Los tipos de tareas que existen en HubSpot CRM son emails, llamadas y por hacer. 

En todas ellas tienes la opción de etiquetar a otras personas de tu empresa con arroba (@); así a quienes menciones recibirán notificación cuando guardes una nota o una tarea y estarán al tanto de ella. 

Otra herramienta que es muy útil para el manejo de contactos son las Colas de tareas, cuya función es de las menos conocidas de HubSpot CRM, pero es de las que más provecho puedes sacar. 

Las colas, básicamente, son listas de tareas pendientes que permiten que podamos completarlas una tras otra sin tener tantas distracciones y haciendo que el tiempo rinda de una mejor forma. 

Lo mejor es que crees una cola de tarea por cada acción que vayas a realizar de forma regular. Se crean en la parte inferior izquierda de la pestaña de Tareas. 

Emails y llamadas

La comunicación con los contactos obtenidos es muy importante y por ello, HubSpot CRM cuenta con herramientas para que puedas llevar a cabo esta acción de forma inteligente y sencilla. 

Puedes enviar correos electrónicos o realizar llamadas de forma directa desde el perfil de cada contacto o de la misma empresa. Una de las ventajas de hacerlo desde HubSpot CRM es que las llamadas y los emails quedan registrados automáticamente en la línea del tiempo del contacto o empresa. 

Lo único que necesitas hacer para comenzar a usar esta funcionalidad es conectar HubSpot con tu cuenta de correo; se puede hacer con Gmail o con Outlook. 

En caso de que decidas emplear también HubSpot Sales, los correos que mandes desde esos proveedores también se registrarán en HubSpot CRM de manera automática. 

Solo debes tener en cuenta que para realizar llamadas desde el navegador tienes que tener el paquete Sales Pro, pues la versión gratuita solo permite llamar 15 minutos cada mes. 

Registro de actividades

Una de las principales funciones de cualquier CRM es que te permite llevar un registro de lo que sucede con los prospectos y contactos, ¿cierto? Esto por supuesto que es posible con HubSpot CRM. 

Sin embargo, en caso de que no uses la plataforma para enviar correos o realizar llamadas desde el navegador, todo esto no se va a registrar de manera automática en tus actividades. Tienes que hacerlo de forma manual.  

La acción es muy sencilla y todo queda almacenado de manera organizada, tal como si lo hicieras todo desde el navegador, pero sin tener que pagar extra por esta funcionalidad premium de HubSpot CRM. 

Una vez que registres las actividades, puedes crear una tarea de seguimiento con el fin de darle continuidad al proceso de venta y volver más efectivo a tu equipo de marketing y ventas.

Plantillas para correos electrónicos

Muchas empresas suelen enviar un mismo correo electrónico en más de una ocasión, solo personalizando el nombre y el documento adjunto. Si eres una de ellas, te tengo una excelente noticia. 

En HubSpot CRM puedes crear plantillas de correos para que no tengas que escribir y enviarlos de manera repetitiva y cansada. Puedes hacerlas a partir de emails escritos anteriormente y apostar por la personalización para darle un plus a tus estrategias de email marketing. 

Lo mejor es que las plantillas hechas en HubSpot CRM las vas a poder utilizar ya sea que escribas el correo desde la plataforma o por medio de tu proveedor de email, para esto solo asegúrate de contar con la extensión de HubSpot Sales. 

Para crear y diseñar las plantillas solo tienes que dar clic a Herramientas de ventas y después en Plantillas. Una vez ahí, puedes modificarlas y personalizarlas con información preestablecida para cada contacto para que después se haga de forma automática el proceso y evitando errores. 

Dar seguimiento a contactos

Una de las claves más importantes para cerrar tratos y ventas es conocer el avance de cada uno de los prospectos para saber cuándo ya se debe buscar un cierre de venta y estar preparados para eso. 

Para lograr lo anterior con éxito por medio de HubSpot CRM es importante que conozcas todos los pasos que conforman el embudo de ventas y que vayas conociendo a profundidad de qué consta cada uno de ellos para que los identifiques y los trabajes. 

En HubSpot los procesos de ventas reciben el nombre de Pipelines y puedes configurar cada uno de ellos en la Configuración de Negocios. Los negocios se deben crear cuando un contacto complete la primera etapa del embudo. 

Uno de los beneficios de tener toda la información de los negocios en HubSpot CRM es que puedes ver el potencial de cada venta e identificar aquellas que están más cerca de cerrar para trabajar en lo que se necesite para hacerlo y darles prioridad. 

Asimismo, en caso de que las cosas no salgan según lo planeado, es importante que hagas un registro de por qué se perdió dicho negocio o, si se logra, también anotes por qué se llegó al éxito. Toda esta información te va a permitir mejorar de manera escalable y aumentar el número de cierres de ventas. 

Razones para usar HubSpot CRM

Como has podido ver a lo largo de este artículo, HubSpot CRM cuenta con las herramientas necesarias para administrar y dar seguimiento a tus prospectos, desde su entrada al funnel hasta el final del mismo, convirtiéndose en cliente y hasta promotor de tu marca. 

Si con todo lo que te he dicho, aún dudas de usar esta plataforma para optimizar tu negocio, déjame darte algunos motivos para hacerlo. 

Fácil de aprender a usar

Muchas plataformas suelen ser complejas y dificultar el trabajo de quienes no están acostumbrados a la tecnología, pero este no es para nada el caso de HubSpot CRM. Se requieren solo de un par de minutos para familiarizarse con la herramienta y aprender a usarla. 

Además, al adaptarse al proceso de negocio de cada empresa, permite que tu equipo de ventas y marketing se mantenga enfocado en darles atención oportuna a los leads y no perder tiempo en aprender a usar la herramienta. 

Alineación de ventas y marketing

HubSpot CRM permite que tanto el equipo de ventas como el de marketing tengas acceso a toda la información que necesitan para desarrollar sus actividades de forma rápida y eficaz. 

Esto es un elemento clave para conseguir una comunicación más clara entre ambos departamentos que siempre deben caminar de la mano para conseguir grandes resultados. 

De esta forma, hay menos probabilidades de que haya lead duplicados y permite que haya una visión mucho más completa del impacto de las acciones de marketing que se emprenden. 

Detección y buen manejo de oportunidades de negocio

El dashboard de HubSpot CRM posibilita que visualices el progreso de tus oportunidades de negocio según vayan avanzando por el embudo de ventas, permitiendo que puedas ver qué sucede con cada uno de ellos desde que inician hasta que terminan. 

Esta herramienta y características es fundamental para cuando se tienen varios prospectos y se deben establecer prioridades en la base según el comportamiento de cada uno de ellos para lograr captar las mejores oportunidades y cerrar más negocios. 

Más datos con menos trabajo 

No es ningún secreto que más del 50% de los posibles clientes termina su transición por el buyer journey, incluso, antes de ponerse en contacto con un representante de ventas. 

HubSpot te ayuda en esto brindándote un panorama completo de todas las acciones que realizan tus prospectos para que sepas más sobre sus preferencias y puedas identificar sus intereses, necesidades y requerimientos, lo cual es clave para cualquier negocio. 

Conclusión

HubSpot CRM ofrece un gran número de funcionalidades que son perfectas para optimizar los procesos de marketing y ventas y maximizar tu retorno de la inversión de forma más eficiente. 

Al ser una plataforma intuitiva, es una opción ideal para lograr una integración rápida entre ventas y marketing, pues permite tener todo en un mismo lugar al alcance de todos los miembros de los equipos. 

¿Alguna vez has utilizado HubSpot CRM o quieres hacerlo pero no sabes cómo? ¡No te preocupes! En Media Source podemos ayudarte en el proceso para que sea fácil para todo tu equipo. 

Si tienes alguna duda o requieres más información, no dudes en dejar un comentario o comunicarte directamente con nosotros. Con gusto daremos respuesta a todas tus preguntas. 

No pierdas la oportunidad de automatizar tus procesos de marketing y ventas solo por miedo a lo desconocido, aquí estamos para guiarte durante todo el camino.

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