Algunas empresas requieren almacenar datos muy valiosos que son útiles para el proceso comercial y también a nivel negocio, es aquí donde objetos personalizados (custom objects) se vuelven muy valioso y potentes.

Antes de empezar, veamos los requisitos para poder crear custom objects.

Para los objetos personalizados o custom objects se requiere tener una cuenta de HubSpot con al menos un Hub de nivel Enterprise.

Cada producto de HubSpot tiene un nivel Enterprise; al contar con un nivel Enterprise, la cuenta puede tener hasta 10 Custom Objects. (El número no aumenta si tiene más de un Hub de nivel enterprise)

  • CMS Hub Enterprise ($900 USD/mes)
  • Sales Hub Enterprise ($1,200 USD/mes)
  • Servicios Hub Enterprise (1,200 USD/mes)
  • Marketing Hub Enterprise (3,200 USD/mes)

Adicional a la licencia, se requiere un desarrollador o bien un Partner de Soluciones de HubSpot como Media Source para guiarlo en el diseño e implementación.

Dicho lo anterior, empecemos con las definiciones referentes al software de HubSpot.

¿Qué es un objeto?

Un objeto es una estructura definida por HubSpot en la que los clientes y las empresas crean registros para almacenar datos. Estos registros, además de lo anterior, también se pueden emplear para automatizar ciertas acciones en HubSpot.

La herramienta de HubSpot tiene 4 objetos definidos de forma predeterminada, que suelen ser los más usados en la mayoría de las empresas:

objetos_hubspot_crm
  • Contactos: los contactos almacenan información sobre una persona individual. Los datos específicos de clientes potenciales que se encuentran en los registros de contactos ayudan a los usuarios del CRM a aprovechar gran parte de las funcionalidades de HubSpot.
  • Empresas: los registros de la empresa almacenan información sobre una empresa u organización individual. Se pueden asociar múltiples contactos a una empresa para representar la estructura organizacional.
  • Negocios: los negocios representan oportunidades de ingresos para un contacto o una empresa. Se rastrean a través de las etapas del Pipeline, lo que eventualmente da como resultado que el negocio se gane o se pierda.
  • Tickets: los tickets representan solicitudes de ayuda o soporte que se brinda a los clientes.

Adicional a estos 4 tipos de objetos, existen dos más: Productos y Tareas.

  • Productos: los productos representan bienes o servicios que vendes. La creación de una biblioteca de productos permite agregar de forma más ágil productos a los negocios, generar presupuestos y cotizaciones, además de obtener reportes sobre el rendimiento de cada producto o servicio.
  • Tareas: las tareas representan una actividad que debe ser completada. Las tareas se pueden crear automáticamente a través de flujos de trabajo o secuencias y se pueden usar para monitorear la productividad de los ejecutivos de ventas y servicio al cliente. 

Hasta aquí tenemos la base del CRM de HubSpot. Algunos de estos objetos ya establecidos requieren de alguna licencia de pago, como es el caso de Productos.

¿Qué es un Custom Object?

Un objeto personalizado (Custom objetc) es un conjunto de propiedades únicas para un fin específico dentro de una empresa, que permite almacenar otro tipo de datos que no necesariamente encajan dentro de los objetos estándar de HubSpot que mencionamos anteriormente.

La creación de un objeto personalizado te da el poder de almacenar muchos tipos de datos en HubSpot, al igual que se almacena información sobre contactos, negocios, productos y tickets.

Una de las ventajas de utilizar Custom Objects es que te permiten conectar contactos u otros objetos a varias empresas, a diferencia de los objetos estándar de HubSpot, que solo permiten una asociación 1:1, quedándose cortos para organizaciones más grandes. 

Actualmente, la única forma de implementar un objeto personalizado es a través de API. Ahí podrás definir los objetos y atributos que necesitas y sus propiedades. Después de configurar esto, los Custom Objects aparecerán en el portal y podrás comenzar a utilizarlos. 

Casos de uso de los Custom Objects

Existe una gran cantidad de casos de uso para objetos personalizados, pero para darte un par de ejemplos, puedes usarlos en HubSpot para almacenar datos como:

  • Cursos asociados a Contactos y a Negocios
  • Profesores asociados a Cursos
  • Propiedades en venta asociadas a Negocios
  • Licencias asociadas a Empresas
  • Vehículos asociados a Tickets y a Negocios

En determinados casos, algunos de estos ejemplos de objetos se pueden añadir a las propiedades de los objetos estándar, pero a veces resulta complicado tener una gestión o poder manipular esos datos de forma más efectiva. Es ahí cuando Custom Objects se vuelve la mejor opción.

Los objetos personalizados brindan la flexibilidad de diseñar el almacenamiento de datos en HubSpot tal cual aparecen en el mundo real. 

Además, el añadir objetos personalizados resulta en un incremento en el valor de tu portal de HubSpot, aunque puede generar mayor complejidad.

Veamos un ejemplo que hemos creado de Custom Objects.

Para este ejemplo hicimos dos objetos personalizados: Cursos y Profesores; Cursos lo hemos relacionado con Contactos y Profesores, con Cursos.

Qué puedes hacer con un Custom Object

Ya que se diseña y crea el Custom Object puedes verlo y manipularlo en tu portal de HubSpot de una forma sencilla.

Desde cualquier vista de los objetos principales, usando el selector, accedes a tus Custom Objects

selector-custom-objects

Una vez que accedes a cualquier Custom Objects creado, tienes las mismas herramientas para la gestión y creación de registros.

course-object-custom

Las vista y opciones son similares a los objetos que ya conoces, pero con las propiedades personalizadas de tu objeto personalizado.

Crear y filtrar resulta igual de simple.

crear-filtrar-custom-objects

Los Custom Objects se pueden asociar con los objetos estándar. La forma en la que se usa la asociación es similar a la que ya conoces.

asociacion-object-default

De igual forma, se pueden asociar dos Custom Objects

asociacion-custom-object

Dónde pueden ser usados los Custom Objects

Además de la manipulación y creación de registros en los Custom Objects, otros usos son:

En correos automatizados usando el token de personalización.

token-custom-object

Crear un informe personalizado de los Custom Objects

informes-custom-object

Crear flujos de trabajo basados en el Custom Object; para hacerlo debes crear un flujo desde cero.

flujo-custom-object

Y elegir algún Custom Object para configurar tu flujo de trabajo.

flujo-select-custom-object

Cada acción y funcionalidad se debe diseñar y planear en cada objeto personalizado, así se evita que la facilidad persista y se logra que el potencial se aproveche al máximo.

Además de lo anterior, si tienes datos en archivos de Excel o algún otro sistema, puedes prepararlos e importarlos de forma sencilla para mantener tus datos en un solo lugar; si están asociados con contactos u otro objeto, igual es posible importar la asociación.

custom-object-import

Aquí te menciono qué hacemos para una buena implementación.

Para asegurar que los objetos personalizados son una buena opción para tu empresa, seguimos un marco simple de 5 pasos que HubSpot creó para ayudarte a analizar qué es lo mejor para tu empresa.

Marco de 5 pasos de objetos personalizados

El marco de 5 pasos nos guía a través de las opciones para visualizar tu negocio en HubSpot y asegurar que estás diseñando la base de datos de la manera que tenga más sentido para tu negocio.

  1. Diseño: ¿Necesita un objeto personalizado?
  2. Definición: ¿Cómo se empieza a crear un objeto personalizado?
  3. Creación: ¿Cómo se agregan datos y se crean registros en un objeto personalizado?
  4. Implementación: ¿Qué puedes hacer con un objeto personalizado en HubSpot?
  5. Mantener: mantener los datos actualizados

Siguiendo estos 5 pasos de forma precisa es posible realizar una implementación que resulte en un potencial valor para tu empresa.

Conclusión

En la actualidad los datos son un elemento muy valioso para una empresa y poder manipularlos y combinarlos de forma efectiva incrementa el potencial de negocio. Eso es lo que te brindan los Custom Objects en HubSpot: añadirle potencia sin que esto suponga problemas.

Si quieres saber más sobre los objetos personalizados y el potencial que podrían tener para tu empresa, agenda una reunión y hablemos o  deja un comentario sobre qué te parece esta función.