Tener acceso a cientos de datos de tu empresa no significa claridad. Uno de los problemas más comunes al usar HubSpot es justo eso: hay tantos datos y reportes que es difícil saber cuáles son importantes en el día a día.
Por eso, las organizaciones caen en dos extremos: revisan absolutamente todo o dejan de monitorear su información hasta que los resultados dejan de ser positivos. En ambos casos el resultado es el mismo: oportunidades perdidas, malas decisiones y equipos que avanzan sin rumbo.
En este artículo, te vamos a mostrar qué métricas de HubSpot ver diario según tu objetivo, cómo interpretarlas y cómo convertir esa información en acciones que den resultados.
Las métricas en HubSpot no son solo por control, sino por anticipación. La diferencia entre los equipos que crecen constantemente y los que se estancan radica en qué tan rápido detectan fallas o errores y los corrigen.
Cuando solo se revisan resultados al final del mes, puede ser tarde para reencaminar el rumbo. En cambio, al estar al día siempre, puedes ir haciendo ajustes para evitar pérdidas más grandes.
Piénsalo así:
No tienes que esperar a fin de mes para actuar. Si detectas que bajaron los leads, puedes ajustar campañas inmediatamente para optimizar resultados.
Por ejemplo, si notas que tu landing page principal pasó de convertir 15% a 5%, entonces, tienes que revisar si hubo cambios o errores para poder actuar y no perder oportunidades valiosas.
Con HubSpot tienes la posibilidad de ver en qué etapa se detienen las oportunidades.
Si tienes muchas oportunidades en “Propuesta enviada”, pero casi ninguna avanza, tienes que revisar si el problema está en los precios, el seguimiento o los tiempos de respuesta para, en caso de ser necesario, hacer cambios y cerrar negocios.
Sin las métricas diarias, dependes totalmente de lo que cada vendedor dice o percibe.
Uno puede asegurar que todo va bien, pero a través del dashboard puedes comprobar si es real o si no ha dado seguimiento oportuno a los prospectos.
De esta manera, se puede intervenir a partir de datos, no de suposiciones.
No todas las métricas son importantes para todas las organizaciones. Aquí es donde muchos pierden el foco, pues quieren controlar todo, en vez de enfocarse en aquello que realmente impacta en sus resultados.
Vamos a ver qué métricas son las principales, dependiendo de lo que quieres mejorar:
Aquí lo importante es saber qué está atrayendo tráfico y qué está convirtiendo. Por tanto, las métricas más importantes son:
Imagina que normalmente generas 10 leads diarios, pero un día solo generas 3. Entonces, entras a HubSpot y detectas lo siguiente: el tráfico orgánico se mantuvo, pero el de campañas cayó.
Te podrás dar cuenta que el problema no está en tu sitio web, sino en la campaña, por lo que vale la pena revisar anuncios, presupuesto o segmentación ese mismo día para corregir lo que sea necesario.
En este caso, lo importante es que te centres en el pipeline y el avance real de las oportunidades que se generan.
Algunas métricas esenciales para monitorear son:
Si, por ejemplo, te das cuentas de que tienes muchas oportunidades, pero las ventas no crecen, y al revisar notas que 60% de los deals están en “Primera llamada”, pero pocos avanzan a “Propuesta”, podrás identificar que el problema no es la cantidad, sino el avance.
Por tanto, lo ideal es trabajar para mejorar el discurso comercial o en la calificación de leads, para filtrar solo aquellos que realmente son leads potenciales y no solo curiosos.
Aquí el foco tiene que estar en las actividades y la disciplina del equipo. Por tanto, se tiene que monitorear lo siguiente en HubSpot:
Imagina que un vendedor no está cerrando negocios, entras a HubSpot y ves que tiene pocas actividades registradas y que tarda más de 24 horas en responder a leads, entonces, te das cuenta de que no es un problema de mercado, sino de seguimiento.
Por tanto, puedes trabajar para ajustar procesos o dar acompañamiento y potenciar los resultados de tus colaboradores antes de que el problema escale y afecte a tu empresa.
El punto más importante en este caso es tener visibilidad completa del flujo de ventas. Las métricas a monitorear diariamente en HubSpot son:
Por ejemplo, si tu meta es de $100,000 pero tu pipeline solo suma $50,000 por más que cierres todo, no alcanzarás la meta.
Por tanto, tienes que generar más oportunidades, no solo hacer cierres.
Lo más importante cuando se tiene este objetivo es entender qué leads generan negocio.
Los indicadores clave son:
Si marketing genera muchos leads, pero ventas no cierra, a partir de estos datos puedes detectar si muchos leads vienen de descargas de contenido y cuáles avanzan.
Si el número de leads que avanzan es muy bajo, entonces, no están bien calificados, por lo que se debe ajustar la segmentación o los criterios de calificación.
Se suele creer que entre más datos se revisen, se toman mejores decisiones, pero ocurre lo contrario: hay saturación de información y se pierde claridad y enfoque.
No todas las métricas están diseñadas para seguimiento diario. Algunas es mejor usarlas en análisis semanales o mensuales.
El retorno de la inversión no cambia de un día para otro. Revisarlo seguido puede llevarte a conclusiones erróneas o muy precipitadas.
Por ejemplo, puedes ver que una campaña parece “no rentable” en dos días, pero convertirse en tu mejor canal de ventas u oportunidades en un par de semanas.
Hacer comparaciones de meses o años funciona mejor para revisiones estratégicas.
Solo toma en cuenta que ver si creciste vs. el mes pasado no te ayuda a decidir qué hacer hoy. Para ello, se requiere un análisis mucho más profundo y minucioso.
Los dashboards de marketing suelen incluir muchos datos: tráfico por canal, CTR, tiempo en página, etc. Esta información es valiosa, pero revisarla diariamente es abrumador y poco útil si no se tiene un fin específico.
Por ejemplo, si entras a tus reportes y ves:
Tienes mucha información, pero ¿qué haces con eso en el momento?
No hay una acción clara hasta saber qué variable es prioritaria en ese instante.
En cambio, si te centras en los leads diarios, por ejemplo, que hubo una baja de 20 a 10, aquí sí hay algo evidente: algo dejó de funcionar y se debe actuar.
No se trata de ignorar estos indicadores, sino de darles el lugar adecuado.
Una forma sencilla de saber si debes revisar algo a diario es preguntarte: ¿ese dato me ayuda a tomar una decisión hoy?
Si la respuesta es sí, revísalo diario; si la respuesta es no, muévelo a revisión semanal o mensual.
Al final, el objetivo no es ver más datos, sino tomar mejores decisiones.
Una vez que sepas qué quieres o debes monitorear diariamente, puedes adaptar la información a tu forma de trabajar.
Lo más eficiente es centralizar todo en dashboards simples y accionables.
En lugar de optar por un dashboard por marketing o por ventas, organiza todo según las metas que deseas alcanzar:
Con esto, tendrás acceso a lo verdaderamente importante y de manera muy sencilla de comprender.
Un dashboard repleto de datos no es útil, sino confuso. Mejor enfócate en aquellos indicadores que realmente comunican algo según tu objetivo. Por ejemplo:
De esta manera, será muy sencillo tener una visualización completa de lo que se está haciendo bien y realizar ajustes en caso de que los números no correspondan con lo esperado.
Una de las funciones más subestimadas de HubSpot son las vistas filtradas que, cuando se emplean bien, pueden ahorrar tiempo.
Mediante esto, puedes analizar la información al mismo tiempo, segmentarla según en lo que quieras enfocarte.
Puedes crear vistas específicas dentro de tus contactos, empresas o negocios, filtrando por variables como:
Por ejemplo, puedes crear una vista de Deals sin actividad en 3 días y detectar oportunidades olvidadas, falta de seguimiento o riesgo de pérdida de ventas.
No tienes que entrar constantemente a HubSpot para saber qué está sucediendo en tu empresa. Puedes configurar alertas inteligentes para reaccionar justo cuando algo importante ocurre.
La plataforma te puede avisar, por ejemplo:
Estos pequeños cambios impactan directamente en las conversiones.
Para que tengas más claridad de cómo puedes hacerlo, te dejamos un ejemplos de cómo debería verse un dashboard bien estructurado según objetivos:
|
Objetivo |
Métrica |
Qué debes revisar |
Acción inmediata |
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Generar leads |
Nuevos contactos |
¿Subió o bajó vs. ayer? |
Ajustar campañar o tráfico |
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Tasa de conversión |
¿Alguna landing bajó de rendimiento? |
Optimizar página |
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Ventas |
Deals en proceso |
¿Dónde se acumulan? |
Priorizar seguimiento |
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Tasa de cierre |
¿Está bajando? |
Revisar discurso comercial |
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Equipo |
Actividades |
¿Quién tiene baja actividad? |
Dar seguimiento |
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Pipeline |
Valor total |
¿Alcanza para meta? |
Generar más oportunidades |
|
Tiempo por etapa |
¿Dónde se atoran? |
Ajustar proceso |
A través de este dashboard, es más sencillo responder diariamente qué cambió hoy, por qué cambió y qué se hará al respecto.
Tiene que haber acción para que el tablero tenga sentido.
Definir qué métricas de HubSpot ver diario parece sencillo, pero en la práctica muchas organizaciones se pierden, y crean dashboards que no ayudan en la toma de decisiones.
Aquí es donde contar con acompañamiento hace la diferencia.
En Media Source by Cebra también trabajamos con empresas que ya usan HubSpot, pero sienten que no lo aprovechan adecuadamente. A través de un enfoque consultivo, te ayudamos a:
No se trata solo de configurar la herramienta, hay que lograr que funcione para tu negocio.
Así que si quieres entender cómo estructurar tus métricas correctamente y sacarle el verdadero provecho a la plataforma, ¡ponte en contacto con nosotros!