La optimización del proceso comercial inicia desde que alguien contacta a tu marca, y para que se tenga una buena recepción es importante que marketing y ventas trabajen en sincronía, sino los esfuerzos se diluyen: se generan leads que no avanzan; se pierde información y no se brinda una buena experiencia al cliente.
Al lograr la alineación entre ambos equipos se construye un proceso comercial fluido y se generan estrategias comunes en búsqueda de objetivos concretos. Actualmente, lograrlo es posible a través de procesos y herramientas, como HubSpot, así que vamos a ver la manera más efectiva.
El proceso comercial son las etapas que recorre una persona desde el primer contacto con una marca hasta que se vuelve cliente.
Por ello, incluye todas las tareas, actividades y flujo de trabajo que ocurren dentro de una empresa para lograr sus objetivos de negocio.
Por lo general, se trata de acciones repetitivas que deben ser eficientes; de lo contrario, no funcionará y tampoco tu organización.
Cuando el proceso comercial no está estructurado, las ventas dependen más del esfuerzo individual que de una estrategia.
Ningún proceso comercial puede ser estático porque el comportamiento de los clientes se modifica, los canales evolucionan y los equipos se actualizan. Por eso, se tiene que revisar cada determinado tiempo, de acuerdo con los resultados que se van alcanzando.
Con el paso del tiempo, pueden aparecer señales de desgaste:
Al revisar y optimizar el proceso comercial, se identifican puntos de fricción, se ordena la información y se mejora la eficiencia de los equipos, tomando decisiones basadas en datos.
El marketing es el punto de partida del proceso comercial. Su papel no se limita a generar tráfico o atraer contactos, sino preparar a los prospectos para una conversación que se convierta en transacción más adelante.
A través de campañas, contenidos y buenas experiencias, marketing permite que las personas entiendan su problema, identifiquen posibles soluciones y se acerquen a la marca con mayor claridad. Esto ayuda a que el primer contacto sea más natural, efectivo y haya mayores probabilidades de avanzar.
Cuando marketing se alinea al proceso comercial, deja de enfocarse solo en volumen y prioriza la calidad de las oportunidades para ventas. Así su rol es realmente estratégico.
El proceso comercial no sucede por etapas aisladas, es aquí que la alineación entre marketing y ventas es clave, pues cuando ambos equipos comparten objetivos, criterios y procesos específicos, se vuele más sencillo atraer, calificar y convertir oportunidades de negocio.
Va más allá de la colaboración, pues se debe tener una misma visión del cliente y su proceso de compra. Cuando se logra, marketing sabe exactamente qué prospectos necesita el equipo comercial, y ventas entiende el recorrido de los contactos. Así se evita perder oportunidades de valor.
HubSpot, empresa líder, acuñó el término Smarketing para esta unión: Sales (ventas) + Marketing = Smarketing, y su objetivo es ayudar a las empresas a lograrlo.
Una alineación efectiva hace que la información fluya: datos de clientes, interacciones, intereses, puntos de dolor, etc., para ofrecer soluciones eficientes y oportunas, y lograr crecimiento sostenible.
Cuando no hay alineación entre marketing y ventas en el proceso comercial, se nota en los resultados.
Una de las señales más comunes es la percepción de que los leads “no sirven”. Marketing puede generar volumen, pero si hay criterios de calidad, ventas invierte tiempo en oportunidades que no avanzan, generando frustración entre áreas.
Otro indicador es la falta de visibilidad del proceso completo. Si los equipos trabajan con información diferente, se pierde el contexto del cliente y no se da continuidad a la experiencia. El resultado: un seguimiento inconsistente y mensajes que no encajan con las necesidades de los prospectos.
A continuación, te dejamos otros síntomas de que no está optimizado el proceso comercial por esta falta de alineación:
|
Área afectada |
Situación común |
Impacto en el proceso comercial |
|
Generación de leads |
Marketing prioriza cantidad sobre calidad |
Ventas pierde tiempo en prospectos poco calificados |
|
Seguimiento comercial |
Falta de información previa de los leads |
Conversaciones poco relevantes y con poco índice de cierre |
|
Objetivos |
Metas definidas entre equipos |
Esfuerzos desconectados y resultados irregulares |
|
Comunicación |
Escaso feedback entre áreas |
Dificultad para mejorar campañas |
|
Métricas |
Indicadores no compartidos o carencia de indicadores clave |
Problemas para evaluar los procesos de manera integral |
Detectar estas señales es clave para la optimización del proceso comercial, pues es posible corregir el rumbo antes de que se vean afectadas áreas de crecimiento en una empresa.
Estos son los elementos que permiten un proceso ordenado, medible y enfocado en generar oportunidades reales:
La comunicación debe existir siempre; no solo cuando hay problemas o errores. Un proceso optimizado se sostiene a través de conversaciones continuas, breves y claras.
Al compartir lo que funciona, lo que no y lo que se puede mejorar, es posible hacer ajustes y evitar suposiciones.
Solo algunos prospectos representan oportunidades, y reconocerlo a tiempo ahorra muchos recursos.
Definir adecuadamente el perfil del cliente ideal ayuda a marketing a atraer a las personas correctas y a ventas a enfocar su energía en donde realmente se puede avanzar.
Esto es indispensable para mejorar la calidad de los leads y lograr conversaciones más relevantes desde el primer acercamiento o contacto.
No todos los contactos llegan al mismo nivel de intención. El origen puede decir mucho sobre qué tan listos están para avanzar en el pipeline.
Un contacto que llega por recomendación, solicitud directa o una demostración, regularmente tiene una necesidad más clara que alguien que llega descargando algún recurso.
Por ello, se debe considerar el origen del lead en el proceso comercial. Esto ayuda a marketing a comprender qué canales funcionan mejor, y a ventas a ajustar el tipo de conversación en el primer contacto.
Si no se toma en cuenta esto, se corre el riesgo de tratar a todos los leads igual, dando seguimientos poco oportunos o teniendo expectativas desalineadas.
Las etapas del proceso comercial tienen que responder a una intención, un avance real en la decisión de los clientes y una acción concreta por parte de los equipos.
Para saber si las etapas son correctas, pregúntate lo siguiente:
Un proceso optimizado cuenta con fases claras, entendidas por todos y basadas en hechos.
Aunque las oportunidades no se concreten, aportan información valiosa. Un proceso comercial optimizado no solo se centra en lo que se cierran, sino en entender por qué algunas se detienen o se pierden.
Contar con información precisa ayuda a identificar patrones, como:
Cuando se documenta todo esto, marketing puede ajustar sus estrategias de atracción y ventas puede mejorar su enfoque y argumentación.
Medir no tiene sentido si no sirve para tomar decisiones. La optimización del proceso comercial supone que haya métricas que ambos equipos entienden y comparten, como la calidad de leads, el avance en el pipeline, etc.
Cuando marketing y ventas parten de los mismos indicadores, es más sencillo detectar oportunidades, ajustar estrategias y cerrar negocios.
. Si no se define el modo en que un prospecto pasará de marketing a ventas, hay pérdidas de información, seguimientos tardíos y mala experiencia de las personas.
El objetivo tiene que ser que el lead llegue a ventas en el momento adecuado, con la información necesaria y expectativas realistas y claras.
Para esto, se deben considerar estos 5 procesos:
Atrae a las personas adecuadas. Marketing no debe enfocarse solo en generar tráfico, pues con la IA eso ya no basta, sino ofrecer experiencias que ayuden a avanzar en la toma de decisiones.
En esta etapa, la nutrición es esencial. A través de mensajes, se educa al leads, se resuelven dudas y se construye confianza. Así, cuando la persona esté lista para hablar, tendrá claridad sobre qué quiere resolver y qué expectativas tiene de una solución.
Por ejemplo, si una empresa B2B atrae leads mediante un formulario de descarga de contenido educativo, en HubSpot, este se conecta con el CRM y se puede activar un workflow de nutrición con emails según el interés mostrado.
A través de esta automatización, el lead recibe información valiosa sin intervención manual y marketing acompaña el proceso sin ejercer demasiada presión.
Hay que definir criterios para saber cuándo un contacto realmente tiene potencial de cliente.
Esta calificación puede basarse en su perfil, comportamiento mostrado, etc. Así ventas recibe oportunidades con mayor probabilidad de avance, evitando llamadas innecesarias.
En el onboarding, se puede configurar un sistema de lead scoring, que asigna puntos de acuerdo con el perfil y el comportamiento: visitas, clics, solicitudes, etc.
Cuando un lead llega al puntaje establecido, HubSpot lo marca automáticamente como listo para ventas. Así se pueden tomar decisiones objetivas y el equipo comercial obtiene oportunidades con una intención real.
Cuando un lead pasa a ventas, la información no debe perderse en el proceso.
El equipo comercial tiene que tener acceso al historial del contacto: qué contenido consumió, qué formularios llenó y qué necesidad quiere cubrir.
Esto permite que la conversación sea más fluida y relevante desde el primer contacto, sin repetir preguntas ni romper la secuencia de experiencia del cliente.
Al convertirse en una oportunidad, el lead se mueve a una etapa específica del pipeline de ventas. Así los asesores designados pueden ver en un mismo sitio qué visitó, qué correos abrió, etc., y pueden iniciar una conversación con contexto. Por ejemplo, retomando un tema que el prospecto ya exploró.
El tiempo es esencial dentro de los diferentes procesos de transición.
Cuando se da de manera tardía, se puede enfriar la oportunidad que ya estaba lista para avanzar. Por eso, se deben definir tiempos específicos para el primer contacto y para los siguientes pasos.
Cuando el lead es asignado a ventas, HubSpot permite crear tareas automáticas para el primer contacto. Además, se pueden activar notificaciones para alertar a los asesores cuando un prospecto vuelve a interactuar con el sitio web.
Así, el seguimiento se realiza en el momento adecuado y no depende de que los asesores se acuerden, pues entre tantas tareas es posible que se pierda el seguimiento.
La transición no acaba cuando el lead pasa a ventas. El feedback es muy importante durante todo el proceso, pues ventas puede aportar información sobre la calidad de los leads, las objeciones y los puntos de fricción.
De esta manera, marketing tiene la posibilidad de ajustar campañas y contenidos, mejorando continuamente los ciclos y fortaleciendo el proceso comercial.
Ventas tiene que registrar cada oportunidad en el CRM, indicando si se concretó, se perdió o no se calificó, así como con el motivo. Esto ayudará a tener reportes compartidos con marketing.
Así, se pueden identificar campañas que generen mejores oportunidades y ajustar las estrategias siempre que se necesite.
La alineación de marketing y ventas requiere acción y apoyo tecnológico que ayude a que ambos equipos operen en la misma base y se puedan tomar decisiones basadas en datos.
Vamos a ver aquellos softwares que pueden ayudar:
Uno de los puntos más importantes para lograr la alineación entre marketing y ventas es que se tenga toda la información en un mismo sitio, de acceso en cualquier momento, incluyendo datos de los contactos, interacciones, intereses, etapa en que se encuentra, etc.
Esto se puede lograr con un CRM. Cuando se tiene acceso a los mismos datos, no hay esfuerzos duplicados y es más fácil tener una comunicación fluida con los clientes.
La automatización permite que el proceso comercial sea más consistente y predecible, pues ayuda a definir reglas para acciones repetitivas, como recordatorios de seguimiento o asignación de leads.
Las tareas manuales se reducen y, por tanto, los equipos se pueden dedicar a actividades de mayor valor, como análisis o estrategia.
Tener una visibilidad total de cómo avanza cada prospecto ayuda a detectar cuellos de botella y oportunidades de mejora.
Esto, cuando se da de forma compartida, ayuda a que marketing entienda qué sucede con los leads y a que ventas determine mejor sus prioridades y se enfoque en ellas.
La tecnología, como los CRM, tiene que facilitar la medición de los procesos por completo, no solo por partes. Tener acceso a reportes y dashboards compartidos ayuda a evaluar la calidad de leads, los tiempos de respuesta y las tasas de conversión.
Cuando ambos equipos tienen acceso a los mismos indicadores, se da una mejor colaboración y deja de haber interpretaciones aisladas sobre los resultados.
Para alinear el proceso comercial, es importante trabajar en una etapa de onboarding, para definir las bases de trabajo en conjunto de marketing y ventas, adoptando procesos claros y evitando ajustes improvisados.
Para ello, son importantes algunos pasos:
Se debe dejar claro quién hace qué y en qué momento, incluyendo la generación y calificación de leads, seguimiento y cierre de ventas o de oportunidades.
Documentar todos estos procesos y compartirlos reduce problemas y fricciones, permitiendo que cada equipo se enfoque en sus responsabilidades, sin dejar de lado que persiguen un objetivo común.
Un buen onboarding se centra en conectar la operación diaria con las metas de la empresa. Los procesos comerciales tienen que enfocarse en determinados objetivos: crecer, lograr eficiencia, mejorar la experiencia de los clientes, etc.
A partir de esto, tanto la tecnología como los procesos trabajan a favor de la estrategia y no como entes o activos aislados que no aportan valor.
Los equipos no solo deben definir procesos, sino entenderlos y ponerlos en acción. La capacitación tiene que ser práctica y enfocada en el uso que se le dará realmente a las herramientas, teniendo en cuenta cómo estas impactan el proceso comercial completo.
Cuando se entiende el “porqué” detrás de cada proceso, la adopción es mucho más rápida y las tareas se desarrollan de forma más eficiente.
El onboarding también es una buena oportunidad para medir y ajustar. Desde el inicio se debe detectar qué funciona, qué no, qué puede mejorarse y ponerse en acción.
Este enfoque permite corregir fallas a tiempo y sentar bases sólidas para lograr una alineación duradera y sostenida.
La alineación entre marketing y ventas tiene un impacto directo en los ingresos de cualquier negocio. Cuando los dos equipos trabajan en búsqueda de los mismos objetivos, las oportunidades fluyen con mayor fluidez.
Un lead bien trabajado desde marketing llega a ventas con claridad sobre su necesidad, permitiendo diálogos más relevantes y cierres en menos tiempo.
Además, la alineación permite reducir los costos de adquisición, como se enfocan en prospectos más avanzados y con más intención, se invierte menos tiempo y esfuerzo en oportunidades que no avanzarán, mejorando la rentabilidad del proceso comercial en su totalidad.
Uno de los errores más habituales es creer que al implementar un CRM todo se va a alinear por sí mismo. Considera esto:
Por ejemplo, HubSpot permite documentar procesos comerciales, definir pipelines y asignar a responsables por etapas. Pero si no existe un acuerdo sobre qué significa “oportunidad calificada”, el CRM solo digitaliza la confusión.
También puede pasar que marketing y ventas emplean los mismos paneles, pero interpretan los datos diferentes porque no hay objetivos comunes definidos.
Una herramienta funciona mejor cuando:
En ese contexto, la plataforma se convierte en un facilitador real de la alineación, no en un simple repositorio de información.
Generar muchos leads puede dar la falsa sensación de que se tiene éxito, pero si no avanzan hacia ventas, el proceso no está funcionando; solo se desgasta.
Para que no suceda: establece criterios claros de calificación y enfócate en aquellos leads con mayor potencial.
Con HubSpot, se visualiza cuántos leads generados por marketing avanzaron en oportunidades y ventas. Por ejemplo, hay leads que descargan contenido, pero que nunca responden al contacto comercial; o contactos que llegan sin el perfil adecuado.
A través de la plataforma, se crean criterios de calificación con base en comportamiento, interacción y perfil, priorizando aquellos contactos con intención real.
Así, marketing deja de medir éxito solo por cantidad y ventas invierte tiempo en oportunidades con mayor probabilidad de cierre.
Si no hay reglas claras sobre cuándo trasladar al lead de marketing a ventas, todo se vuelve subjetivo, teniendo como consecuencia:
HubSpot ayuda a objetivar este punto mediante:
Por ejemplo, un lead se considera listo para ventas cuando cumple ciertas condiciones: interacción repetida o solicitud explícita de información. Al documentarse todo en un CRM, se elimina la subjetividad y cada área sabe cuándo intervenir con mayor probabilidad de éxito.
Cuando los departamentos miden su propio éxito sin tomar en cuenta el otro, la alineación se fractura:
Con HubSpot, una ventaja es que se pueden construir reportes compartidos, que muestran el recorrido total del lead: de contacto a oportunidad; de oportunidad a cliente; y el tiempo promedio en cada etapa.
Esto permite que ambos equipos analicen el mismo dato desde una perspectiva común, identifiquen cuellos de botella y tomen decisiones más acertadas, basadas en impacto real y no en métricas aisladas.
La alineación no es algo que se da de vez en cuando, sino un proceso continuo. Sin feedback ni apertura se cometen errores y nunca se corrigen:
Con HubSpot esto se puede reducir porque al centralizar información como: motivos de cierre o pérdidas de oportunidades; historial completo de interacciones y comentarios, se pueden ajustar mensajes, contenidos y campañas con base en los resultados.
Cuando no hay una figura que impulsa la alineación, cada departamento se centra únicamente en sus urgencias:
HubSpot permite asignar responsables por tarea, dar seguimiento a procesos y medir avances. Por ejemplo se puede:
Cuando existe liderazgo que pone atención a estos indicadores y actúa sobre ellos, la alineación deja de ser solo discurso y se vuelve una práctica constante.
Mejorar un proceso comercial no quiere decir rehacer todo o iniciar de cero. A veces, se puede partir de lo que se tiene, cuando los datos muestran señales de desgaste, desorden, etc.
La información correcta, obtenida en el momento oportuno, permite ajustar sin que haya frenos en la operación y mejorar los resultados.
Estos son los 3 indicadores para identificar cuándo conviene dar este paso:
¿Los esfuerzos no se traducen en ventas? Probablemente haya un problema más profundo que solo el discurso de los equipos.
Es importante analizar los datos del proceso para detectar en qué etapa se pierde valor o interés y qué información falta para cerrar mejor.
Si los dos equipos trabajan, pero hacia objetivos diferentes, el proceso comercial se vuelve pesado e ineficiente.
Si sucede, lo ideal es ordenar información, definir criterios comunes y alinear las expectativas de acuerdo con los datos reales, no suposiciones.
Cuando el equipo comercial crece, pero los resultados no van de la mano, suele faltar estructura.
Optimizar en estos momentos, permite documentar aprendizajes, estandarizar procesos y mejorar la calidad de los mismos.
Cuando marketing y ventas trabajan de la mano, más allá de un mejor ambiente, los resultados hablan por sí mismos.
La alineación manda señales claras y se refleja en el proceso comercial. ¿Cómo identificarlo?
El equipo comercial deja de “filtrar” contactos que no tiene posibilidades de avanzar, centrándose en leads que:
Esto se da cuando marketing trabaja en la atracción y educación del prospecto y, por tanto, ventas se puede enfocar en cerrar.
Cuando hay alineación, los equipos miden sus resultados con métricas que se conectan entre sí, es decir, marketing entiende cómo su trabajo impacta en oportunidades reales; mientras que ventas reconoce el valor del contenido y las campañas dentro de los procesos de decisión.
Por tanto, deja de haber discusiones sobre cantidad vs. calidad, y se tiene una visión compartida de cómo crecer y mejorar resultados.
Cuando marketing y ventas están en sintonía, cada persona involucrada sabe:
Así se reduce la improvisación, no se pierde tiempo y los nuevos integrantes se adaptan rápidamente, pues saben exactamente qué les corresponde.
Un proceso bien alineado elimina fricciones:
Esto ayuda a que los ciclos de venta se reduzcan y haya una experiencia más fluida para los clientes.
Desde el primer punto de contacto hasta el cierre, el mensaje es consistente y claro:
Todos estos elementos, cuando se alinean, generan confianza, uno de los puntos más importantes para cerrar ventas y construir relaciones a largo plazo.
Una señal que pasa desapercibida pero que es clave, es el ambiente de trabajo. Cuando hay una correcta alineación de marketing y ventas:
Con un proceso comercial adecuado, además de vender mejor, todo funciona óptimamente para quienes lo operan y para quienes lo viven como clientes.
Lograr un proceso comercial en el que marketing y ventas estén alineados es una ventaja competitiva real, porque ayuda a responder más rápido al mercado, entender a los clientes y tomar decisiones más acertadas.
Las empresas que consiguen esta conexión dejan de depender de esfuerzos aislados. Tienen una visibilidad total del embudo comercial, saben qué acciones generan valor y pueden optimizar las tareas sin improvisaciones.
En este punto, la tecnología es clave dentro de la estrategia. Plataformas como HubSpot, permiten centralizar los datos, dar seguimiento en cada etapa a los prospectos y facilitar la colaboración entre áreas, siempre que haya una base clara de procesos y objetivos.
No es solo usar una herramienta, sino contar con el soporte que ayude a sostener esta alineación a lo largo del tiempo.
La clave es no hacer más campañas o proyectos, sino hacerlos mejor para fidelizar clientes. Cuando marketing y ventas trabajan como un mismo equipo, la alineación se convierte en un motor de crecimiento constante para la empresa.