La mayoría de los onboardings de HubSpot fallan antes de empezar.
No por la herramienta. Sino porque nadie se detuvo a preguntar: ¿qué necesita este negocio para generar más ingresos?
Después de más de 500 implementaciones de HubSpot CRM, te puedo decir algo con total certeza:
El problema nunca es la plataforma. El problema es cómo se aborda el onboarding.
Esto es lo que veo una y otra vez.
Una empresa compra HubSpot. Se contrata una agencia (o se hace internamente). Y el onboarding arranca con algo así:
Crear propiedades. Conectar el dominio. Importar contactos. Configurar un pipeline de ventas. Activar formularios.
¿Te suena?
Todo eso es necesario. No lo voy a negar.
Pero es como amueblar una casa sin plano arquitectónico. Pones muebles donde caben, no donde deben ir.
¿El resultado?
Un HubSpot CRM que "funciona"… pero que no mueve la aguja. Propiedades que nadie llena. Pipelines que no reflejan cómo compra tu cliente. Reportes que no dicen nada útil.
Y ahí es donde se pierde el ROI de HubSpot.
La buena noticia: hay una forma muy diferente de hacerlo.
Antes de abrir HubSpot, antes de crear una sola propiedad, la primera conversación debería ser esta:
¿Qué objetivos de negocio necesitamos resolver para generar más ingresos?
No "qué funciones queremos activar."
No "qué módulos incluye nuestra licencia."
Objetivos. De negocio. Claros.
¿Por qué?
Porque cada objetivo se convierte en el mapa de lo que vas a construir dentro de la plataforma.
Cada uno te dice qué propiedades necesitas, qué automatizaciones crear, cómo estructurar tu pipeline de ventas y qué medir.
Déjame darte ejemplos concretos. Porque aquí es donde la teoría se vuelve acción.
Este es probablemente el más común, y el más mal resuelto.
La pregunta no es "¿necesito lead scoring?"
La pregunta real es: ¿qué hace que un lead esté listo para hablar con ventas en MI negocio?
Eso cambia todo.
Porque a partir de esa respuesta defines si necesitas propiedades personalizadas, comportamiento en el sitio web, o una combinación de ambos para la calificación de leads.
Tal vez para tu negocio un lead calificado es alguien que tiene cierto cargo, en una empresa de cierto tamaño, que además visitó tu página de precios dos veces.
Perfecto.
Eso te dice exactamente qué propiedades crear en HubSpot. De qué tipo: dropdown, checkbox, campo calculado. Y qué workflows necesitas para mover ese lead entre etapas del lifecycle de forma automática.
No creas propiedades porque HubSpot las tiene. Créalas porque tu negocio las necesita para tomar decisiones.
Suena obvio, ¿verdad?
Te sorprendería la cantidad de portales que tienen 40 propiedades personalizadas y solo usan 6.
Ok, ya sabes quién está calificado. Pero ahora viene otra pregunta igual de importante:
¿Quién lo atiende?
La rotación de leads es una de esas funcionalidades que todos activan pero pocos configuran con estrategia.
El enfoque básico es simple: armas un equipo, activas round-robin y HubSpot asigna automáticamente al siguiente comercial disponible.
Funciona. Pero es solo el primer nivel.
El verdadero valor está en ir un paso más allá.
Piénsalo así:
Tienes comerciales que son más experimentados en una solución específica. Otros que son excelentes abriendo conversaciones frías. Algunos que cierran mejor deals de ticket alto. Otros que dominan cierto segmento de industria.
¿Tiene sentido asignarles leads de forma aleatoria?
No.
Lo que sí tiene sentido es armar los grupos con base en las fortalezas reales de cada comercial. Y después cruzar eso con la calificación de leads y el tipo de oportunidad.
Un lead enterprise con alto puntaje va al closer más experimentado. Un lead que acaba de descargar un ebook va al comercial que mejor hace discovery.
La rotación inteligente no es repartir leads equitativamente. Es asignar el lead correcto al comercial correcto.
Esa diferencia parece sutil. Pero en la práctica es lo que separa a un equipo que cierra del que solo "gestiona."
Bien. Ya calificas. Ya asignas con estrategia.
Ahora viene lo que más impacta el cierre.
Este es el que más veo mal configurado. Y es el más crítico para tu proceso comercial B2B.
Déjame explicarte por qué.
Muchos equipos crean etapas de pipeline pensando en su gestión interna:
"Propuesta enviada." "En revisión legal." "Esperando aprobación del jefe." "Seguimiento pendiente."
¿El problema?
Si en esa etapa no interviene el comprador, no debería ser una etapa del pipeline de ventas.
Un pipeline debe reflejar acciones que aumenten la decisión de compra. Acciones donde el prospecto da un paso más hacia el cierre.
Cosas como: el prospecto confirmó que tiene el problema, evaluó tu solución frente a alternativas, involucró a los tomadores de decisión, solicitó una propuesta formal.
Ahí hay movimiento real, el deal avanza porque el comprador avanza.
¿Y las tareas internas? La revisión legal, la aprobación del director, el seguimiento del comercial.
Esas son respuestas a las etapas. No etapas en sí mismas.
Claro que puedes (y debes) automatizarlas con workflows de HubSpot. Pero no viven como un paso donde el deal se "estaciona" sin que el comprador haga nada.
Si el comprador no tiene que hacer nada en esa etapa, no es una etapa. Es una tarea interna disfrazada de proceso comercial.
Cuando corriges esto, algo muy interesante pasa:
Tu forecast se vuelve más confiable. Tus tasas de conversión por etapa reflejan la realidad. Y tu equipo deja de mover deals de forma artificial para "sentir" que avanzan.
¿Ves el patrón?
Segmentar leads con negocios perdidos para reactivarlos. Conectar campañas de anuncios con HubSpot CRM para medir ROI real. Automatizar el paso de MQL a SQL. Crear dashboards de forecast confiables. Activar secuencias de nurturing basadas en comportamiento.
La lista es larga.
Pero aquí viene algo que muchos pasan por alto durante la implementación de HubSpot:
No actives todos los objetivos al mismo tiempo.
La cantidad de objetivos que puedes abordar depende directamente del tamaño de tu equipo y su capacidad de ejecución.
Si son 2 o 3 personas las que toman decisiones y operan, no te llenes de 15 objetivos. Enfócate en los 3 o 4 que tu equipo sea capaz de ejecutar, monitorear y mantener.
¿Por qué? Porque un objetivo activado que nadie atiende es peor que uno que no existe. Genera ruido, datos incompletos y falsa sensación de progreso.
Déjame darte un ejemplo concreto.
Segmentar negocios perdidos y automatizar campañas de reactivación suena increíble. Y lo es. Pero solo tiene sentido si vas a importar los negocios anteriores con datos limpios, si tienes una estrategia clara de qué ejecutar con esos contactos, y si alguien va a darle seguimiento real.
Si no cumples esas condiciones, ese objetivo no se descarta. Se va a la congeladora.
Se documenta, se prioriza para una fase futura, y se activa cuando el equipo esté listo.
Lo mismo aplica para objetivos ligados a anuncios, integraciones complejas o automatizaciones avanzadas. La idea es tener visibilidad de todos los objetivos posibles, pero solo encender los que tu equipo realmente pueda sostener.
Más objetivos activos no significa mejor onboarding de HubSpot. Significa más cosas que pueden fallar sin supervisión.
Cada objetivo de negocio te dice exactamente qué construir en HubSpot.
La calificación de leads te dice qué propiedades crear y qué automatizar.
La rotación inteligente te dice cómo organizar a tu equipo dentro de la plataforma.
El pipeline de ventas correcto te dice cómo estructurar tu proceso comercial para medir lo que importa.
Cuando partes del objetivo, nada sobra y nada falta.
Cuando partes del checklist, terminas con un HubSpot CRM lleno de cosas que nadie usa. Propiedades huérfanas. Workflows que no se conectan con nada. Dashboards que nadie abre.
Y la peor parte: un equipo que cree que "HubSpot no sirve" cuando en realidad nunca se configuró para lo que necesitaban.
Después de tantas implementaciones, lo resumo en tres pasos:
Primero, aclara. Siéntate con el equipo directivo y define 3 a 5 objetivos concretos de revenue.
No funcionalidades.
Objetivos. "Necesitamos saber qué leads están listos para ventas." "Necesitamos reducir el tiempo de cierre." "Necesitamos visibilidad real del pipeline." Esos son los que mandan.
Segundo, diseña con intención. Para cada objetivo, mapea qué necesitas dentro de HubSpot: propiedades, pipelines, workflows, reportes.
Nada más. Si no responde a un objetivo, no se configura. Así de simple.
Tercero, ejecuta y mide. Configura la plataforma. Entrena al equipo con base en los objetivos, no en las funcionalidades.
Y mide lo que importa: ¿estamos calificando mejor? ¿Los leads se atienden más rápido? ¿El pipeline refleja la realidad?
El mejor onboarding no es el que activa más funciones. Es el que conecta cada configuración con un resultado de negocio medible.
Documentar.
Sé que suena aburrido. Pero escúchame.
Lo que veo en la mayoría de los equipos es esto: se definen los objetivos en una llamada, se discute la estrategia, todos asienten con la cabeza… y luego van directo a configurar HubSpot.
¿El problema?
Dos o tres meses después, solo un par de personas saben qué se configuró y por qué. El resto del equipo tiene que ir a preguntarles cada vez que algo no cuadra.
Y cuando esas personas se van, cambian de rol o simplemente están ocupadas, nadie sabe cómo funciona el sistema.
No dejes que tu onboarding viva como una conversación que todos recuerdan diferente.
Usa herramientas como Miro, Notion, o incluso un documento compartido. Pero documenta cada decisión antes de configurarla:
Qué objetivo resuelve. Qué se va a construir en HubSpot. Cómo funciona la lógica. Quién es responsable.
Cuando todo queda documentado, cualquier persona del equipo puede entender la configuración sin depender de la memoria de alguien más.
Pero ojo, hay un segundo problema igual de común:
Muchos equipos sí documentan al inicio. Crean su tablero en Miro, sus diagramas de flujo, sus matrices de propiedades. Y se ve impecable.
Pero a medida que descubren cosas nuevas, ajustan workflows, agregan propiedades, cambian lógicas… dejan de actualizar la documentación.
Tres meses después, el documento dice una cosa y HubSpot hace otra.
Y eso crea exactamente el mismo caos que querías evitar.
La documentación no es un entregable de onboarding. Es un documento vivo que se actualiza cada vez que algo cambia. Si no lo tratas así, pierde todo su valor.
Configura sin documentar y tendrás un HubSpot que solo entienden dos personas. Documenta sin actualizar y tendrás un mapa que ya no corresponde al territorio.
Si tu onboarding de HubSpot fue (o está siendo) un checklist de activación sin un norte claro, no estás solo.
Es lo más común que veo.
Pero ahora sabes que hay una forma diferente de hacerlo.
Una donde cada propiedad existe porque responde a una pregunta de negocio. Donde cada pipeline de ventas refleja cómo compra tu cliente, no cómo opera tu equipo. Donde cada automatización tiene un propósito directo en generar ingresos.
Eso no es solo un mejor onboarding.
Es la diferencia entre tener un CRM y tener una máquina de crecimiento.