El análisis cuantitativo y cualitativo es fundamental para tu proceso de ventas, en particular para hacer forecasting. Sin embargo, este proceso se vuelve complicado cuando no se comprenden a fondo los conceptos necesarios para llevarlos.

En lugar de mirar los datos históricos y hacer predicciones basadas en tendencias previas y parámetros realistas, los vendedores, quienes pueden mostrar demasiado optimismo, y en consecuencia creen números basados en lo que le conviene más al equipo de ventas. 

Creer demasiado en las predicciones, sobre todo en las no fundamentadas, podría generar decepciones en tu equipo a largo plazo. Lo mejor sería para tu equipo estar basado en datos sólidos con el objetivo de crear expectativas alcanzables.

Implementar correctamente las herramientas que te ofrece HubSpot CRM te ayudará a conseguir los resultados que te propusiste.

Es necesario que conozcas los errores frecuentes en la implementación del forecasting para que no caigas en ellos. Después te presentamos consejos para optimizar la gestión de tu embudo de ventas.

Falta de enfoque en la generación de pipelines

Si tu equipo no se enfoca regularmente en actividades de generación de embudos cada semana, no habrá un flujo constante de clientes potenciales cada trimestre.

Para asegurarte que siempre se trabaje de acuerdo a los embudos lo mejor sería que trabajen en conjunto los equipos de ventas con los de Marketing.

 Sabemos que es estresante iniciar el semestre sin tener los suficientes clientes potenciales y que conseguirlos implica un trabajo arduo.

 Sin embargo, el esfuerzo constante y la disciplina puede hacerlo todo posible. 

No calificar al lead adecuadamente

Si te ha sucedido, o a tu equipo, que al hablar con un cliente no tienes el contexto adecuado para poder continuar una conversación con él y poder hacer negocios es probable que tengas una errónea metodología de calificación de tu lead.

 Un proceso equivocado de calificación puede provocar que se crea que muchos clientes cierren tratos en un tiempo cercano. De ahí la importancia de conocer la metodología de HubSpot CRM. Para profundizar en este tema te recomendamos el artículo “Todo lo que puedes hacer con HubSpot CRM”

Una buena metodología de calificación va de la mano con su proceso de ventas. Con algunas preguntas específicas, debes poder identificar en qué etapa del proceso de ventas se encuentra el trato, qué información necesita un representante, si estás ganando el trato y cómo proceder.

Gestionar ofertas a nivel de equipo sin una metodología de calificación es como conducir a un destino desconocido sin un mapa. ¿No te gustaría saber tu ubicación exacta?

 Utiliza la pestaña de Contactos que te ofrece HubSpot CRM para actualizar las interacciones que han hecho los clientes contigo. En esta pestaña también puedes ver las últimas actividades, como emails, notas, tareas, reuniones, llamadas, etc.

 Proceso de ventas sin pasos medibles

Cuando los representantes no rinden cuentas de los criterios de salida específicos y mensurables en un proceso de ventas, cambiarán las ofertas a tasas increíblemente variables. No es su culpa, realmente creen que el trato va a suceder. 

Para empeorar las cosas, los representantes saben que necesitan pronosticar a su número o por encima de él cada trimestre.

Cuando los vendedores no tienen suficientes ofertas calificadas para alcanzar su número trimestral, tienden a cumplir con cada oferta en su pronóstico para que tengan algo que presentar a su gerente con la equivocada esperanza de "hacer que algo suceda" (lo que rara vez sucede) 

Debe prepararse para que su pronóstico de ventas real sea mucho menor que el número previsto.

Si los representantes trasladan prematuramente una oferta al siguiente paso en el proceso de venta, terminará pronosticando incorrectamente. Su proceso de ventas debe tener acciones tangibles que actúen como "puertas" entre cada etapa del proceso de ventas.

Por ejemplo, en la etapa de descubrimiento, una acción tangible podría ser enviar un correo electrónico de confirmación al cliente explicando el dolor descubierto, los jugadores involucrados y el siguiente paso en el proceso.

Sin puertas definidas, reina el caos. Considere lo siguiente: si cada representante de su equipo movió prematuramente una sola oferta al siguiente paso en el proceso, imagine la inexactitud de la información en su sistema de HubSpot CRM y su pronóstico trimestral.

Si no tiene una metodología de calificación de acuerdos, un proceso de ventas con criterios de salida tangibles y un enfoque constante en la generación de proyectos, su tiempo como gerente de ventas probablemente sea desagradable y de corta duración.

Estrategias para hacer más eficiente el embudo de ventas

A continuación te presentamos cuatro estrategias que puedes implementar para crear mejores modelos de forecasting para tu negocio:

 1) Parte de datos sólidos

Todas las compañías deben tener bases de datos que les permita hacer pronósticos realistas. Si tu empresa no ha realizado algún análisis o alguna estrategia para alcanzar tus objetivos, es momento de hacerlo. Necesitas saber lo que ha pasado antes para saber a dónde te diriges.

Decir que siempre lo que ha pasado puede servir para tratar de anteponerse al futuro es falso. Sin embargo, sí funcionan para crear una base en la que tu empresa se puede sostener en lo que analizas nuevas variables impredecibles que podrían aumentar o disminuir las ventas en un futuro.

2) Implementa un plan de acción de pipeline

En la vida, calidad es mejor que cantidad. Sin embargo, en ventas el tener más prospectos hará que el potencial de cierres sea mayor.

Por este motivo es importante tener un plan de acción para tener la cantidad mínima de clientes potenciales. Si tus representantes cierran el 20% de tus clientes potenciales, puedes probar doblar el número y que al final, idealmente, cierren el 40%.

Analiza tus tasas de conversión y pon tus esfuerzos en el forecasting y la conversión de clientes potenciales.

Realiza a tu equipo de ventas las preguntas necesarias para llevar a cabo tus objetivos. Estas pueden ir en función de lo necesario para mover a los clientes al cierre.

La información de las tasas de conversión con los datos necesarios para avanzarlos, dependerán de tu negocio y la velocidad en que negocies. Esto te permitirá generar un pronóstico de ventas preciso basado en las tasas de conversión etapa por etapa.

3) Estar preparado para todo

Pensar en los peores escenarios es algo que muchas personas rechazan. Y para estar preparado para cualquier cosa, lo mejor es esperar que las cosas no sucedan como queramos y pase lo peor.

A partir de esto, hacer preguntas que empiecen con “qué pasaría si…” Dentro de estas predicciones de escenarios negativos lo mejor es tener contemplado también un margen de respuesta ante esos riesgos.

Revisa los números del pasado y analiza qué fue algo bueno que no podría volver a suceder, por ejemplo. Y si tuviste buena suerte una vez, es importante tener los pies en la tierra y estar consciente que eso puede no volver a pasar.

Incorpore datos que no considerabas

Es importante para tu empresa agregar datos que brinden nuevas perspectivas. Mirar tu negocio desde diferentes ángulos te brindará nuevo conocimiento.

Por ejemplo, si intentas aumentar las ventas de varios productos ¿por qué no realizas un seguimiento de cuántos clientes compran un producto más vendido de dos categorías diferentes?

Esto te permitiría, por ejemplo, entender por qué los clientes se sienten atraídos por ciertos artículos y qué elementos combinados sirven para crear promociones de nuevos productos y ofertas especiales.

Las preguntas de calidad junto con el seguimiento cuantitativo pueden ayudarte a comprender mejor tu negocio y tomar decisiones más inteligentes.

Así es como puede integrar el pronóstico en otros objetivos comerciales, como remodelar una tienda o probar campañas publicitarias. Ten en cuenta que el forecasting sale no es una actividad que se realiza una única vez: es un proceso continuo que afecta cada aspecto de su canal de ventas.

Además que son documentos en constante cambio que ayudan al equipo de ventas a seguir el objetivo durante cada trimestre. Con un proceso guiado por datos, mucha comunicación y colaboración, puede crear forecasts más precisos y maximizar el potencial de su equipo de ventas.