Ahora más que nunca, los correos electrónicos sirven como una herramienta para aumentar tu número de clientes y obtener más ganancias. Sin embargo, esto no es algo sencillo. En este artículo conocerás 15 tips para mejorar la productividad de creación y procesamiento de mails.

A pesar de la constante innovación de las aplicaciones de mensajería instantánea, la utilización del email está más viva que nunca. A la semana, un trabajador dedica aproximadamente trece horas a la lectura de correos electrónicos.

 Según información de Mother Jones, en una encuesta a 1000 trabajadores, más del 68% de ellos revisaban su email antes de las 8 am, otro 50% lo hacía mientras estaba en la cama y un 38% los leía regularmente en la mesa de la comida.

 En el Mckinsey Global Institute, se llegó a la conclusión de que los mails son un 17% más efectivos para atraer a clientes, que las redes sociales.

Estos datos reafirman la importancia de cuidar la realización de mails con el objetivo de conseguir y satisfacer a más clientes.

Para escribir correos más rápido y mejor

Crea plantillas de mails

Realiza una investigación de tendencias a partir de correos que hayas enviado anteriormente y categorízalos de acuerdo con la tasa de apertura de email y la tasa de clics en el correo electrónico. 

A partir de esta investigación puedes formular una hipótesis sobre el tipo de email que es más probable que tenga una alta respuesta. Crea tres versiones de estos correos, ponlos en práctica y mide la tasa de respuesta.

Crea mails de ruptura

Estos mails tienen como objetivo provocar una respuesta de un prospecto del cual dejamos de escuchar hace mucho tiempo. 

Las características generales de estos correos es que deben dejar en claro que tu objetivo es ayudarlo a alcanzar sus objetivos, no sólo cerrar un trato; hacerlos cortos y simples; también podrías agregar valor a tu correo con artículos que le sean útiles.

Incluso puedes ser más drástico y asumir que el trato está cerrado para siempre. Al hacer esto provocarás alivio o deseo de continuar.

Tiempo de envío optimizado

El tiempo en que tus correos son enviados es importante para tener mejores resultados en la tasa de apertura y la tasa de clics en el correo. La empresa Marketing Sherpa encontró que correos enviados a las 8 y 9 am y 3 y 8 pm son los que tienen una tasa de clics más grande.

 También encontraron que los Martes y Miércoles son los días más efectivos para enviar correos.

Crea o modifica tus Workflows

La herramienta de automatización de HubSpot te permitirá ahorrar tiempo en tareas repetitivas. Los workflows te serán de ayuda para optimizar el proceso de nurturing.

La automatización, por ejemplo, te permitirá enviar correos a tus prospectos en el tiempo que tu designes, para seguir el contacto con él en caso de que se decida a comprar.

Primero, para optimizar el proceso lo ideal es que definas los workflows de HubSpot de acuerdo con lo que tus clientes necesiten, y, de esta forma, poderlos nutrir de información necesaria para mantenerlos enganchados.

El objetivo de tus workflows es que muevas a tus personas a los niveles siguientes del buyer´s journey definido por HubSpot con el objetivo final de cerrar una venta.

Si lo que quieres es que sea más eficiente tu proceso de mails, es mejor que definas a todos tus contactos con características similares en una categoría de acuerdo a lo que necesiten. De esta forma puedes enviar correos automatizados de forma más sencilla. 

A partir de estas categorías, crea mails que sean personalizados, esto se puede hacer en la plataforma de HubSpot CRM, de la siguiente forma: Dar clic en “Agregar” y después en la opción de “Personalizar”. Luego utiliza la opción de firma para cerrar el mail.

Usa la personalización avanzada

Para esto necesitas toda la información que sea posible sobre tu lead. Integrar tu herramienta de automatización de marketing y tu plataforma HubSpot CRM puede ser un gran comienzo.

Además podrías agregar links de seguimiento personalizado y eventos en tu sitio web para conocer más sobre las actividades de tus prospectos. Una vez con la información suficiente en las manos puedes personalizar más a detalle tus mails.

Para ahorrar tiempo y ser más productivo.

Dosificación

Dedica dos momentos de tu día a leer correos. Antes de hacerlo, dedica un día a monitorear tus correos electrónicos, sin contestarlos, y descubre cuáles son los momentos en los que tu bandeja de entrada está más ocupada.

También podrías revisar tu correo cada hora y llevar un registro de los nuevos mails, así podrás descubrir las horas en las que recibes más.

A partir de esto, puedes fijar un horario de tus horas pico y sólo revisar tu correo en esos momentos.

O.H.I.O.

Eric Schmidt, es el creador de la técnica cuyo nombre tiene las siglas de Only Hold It Once. Lo que significa es que si ves un mail que te llevará menos de dos minutos en contestar, lo contestes. Realizar estas tareas cortas, te permitirá contar con tiempo después para contestar correos que lleven más tiempo.

La técnica de las 3 carpetas

Gina Trapana, la fundadora de Lifehacker, categoriza sus correos en tres carpetas: “Seguir”, para mails que requieran una respuesta; “Esperar”, para los que puedan ser tratados en un futuro, y “Archivar”, para los que no necesitan respuesta.

El reto de los 50 mails

Iniciar cada semana con una bandeja de entrada repleta de correos puede ser abrumador. Sin embargo, para darle tranquilidad a tu alma, lo mejor sería que te propongas un reto en donde te enfoques a depurar tus correos y quedarte sólo con 50. 

Este reto puede ser dentro de un mes y debes estar seguro que después te sentirás más relajado al iniciar tus semanas con una bandeja de entrada limpia. 

Date de baja

Deja de seguir correos automatizados que ya no utilizas y sólo ocupan espacio en tu bandeja de entrada. La aplicación unroll.me puede ayudarte a hacer esta tarea, que tanto has prolongado, de una vez por todas.

 Acelera y descansa

Trabaja en tu correo electrónico bajo estas reglas: 90 minutos acelerados y 10 o 15 de descanso. De acuerdo con un artículo del HBR, durante el día operamos con un ritmo de 90 minutos de alerta alta y baja.

Cambia hábitos

Si conoces qué hábitos son los que te hacen daño y deseas cambiarlos, lo mejor es que primero analices cuáles son las motivaciones y los impulsos que te llevan a hacerlos.

Pregúntante por qué haces lo que haces a pesar de que sabes que es improductivo y acepta que tienes un problema. Después de identificar esto, lo mejor sería que reemplazaras ese hábito con algo que sea igual de satisfactorio que lo que hacías antes.

Escanea-Limita-Pregunta

Escanea, por la mañana, los correos que tienen más urgencia y sigue con tu lista de cosas por hacer. Destina un tiempo limitado a procesar mails. Y pregúntate si la forma en la que usas el tiempo actualmente es la mejor. 

El triaje del inbox

Sí, se refiere a lo que sucede en una sala de emergencia, en particular a un proceso creado por Dominique Jean Larrey. Este consistía en determinar la prioridad de pacientes heridos en tres categorías.

Estas categorías son: los que parece que morirán, a pesar de lo que se les dé, los que parece que vivirán, a pesar de lo que se les dé, y los que al darle un cuidado inmediato pueden presentar cambios positivos en un futuro.

Esto traducido al tópico del mail, podemos decir que se pueden hacer las siguientes categorías: Los que deben ser borrados, los que deben ser respondidos a la brevedad y los que requieren trabajo.

Si eres capaz de adoptar estos tips podrás ver un incremento importante en tu productividad y en las métricas que te interesan para conseguir tus objetivos. A pesar de las dificultades que puedan tener, debes tener en cuenta que te traerán beneficios que se verán reflejados en ganancias.