El principio de Pareto, también conocido como regla 80/20, permite identificar irregularidades dentro de una empresa y determinar cómo se pueden mejorar para evitar riesgos.
Si nunca habías escuchado de él o no estás seguro de a qué hace referencia este principio, te invito a quedarte conmigo durante este artículo. Te aseguro que, al finalizar la lectura, comprenderás lo más importante de este tema.
Vayamos a lo que corresponde.
¿Qué es el principio de Pareto?
El principio de Pareto es un diagrama o gráfica que sirve para organizar valores, mismos que se separan por barras de mayor a menor, de izquierda a derecha, respectivamente.
Es utilizado en muchos campos: desde la economía hasta la sociología, debido a que permite dar orden prioritario a las decisiones que se deben tomar dentro de una empresa, determinando primero qué problemas son más graves y, por tanto, se deben resolver a la brevedad.
El principio de Pareto parte de la idea de que el 20% de las causas genera el 80% de las consecuencias, por ello, también lleva el nombre de 80/20. Estas cifras, evidentemente, no son exactas; más bien se basan en un fundamento empírico.
Su objetivo principal es identificar los problemas reales que están significando un obstáculo para el cumplimiento de objetivos dentro de una organización para trabajar en ello y reducir las pérdidas que pudieran ocasionar.
Asimismo, te permite realizar una evaluación de las necesidades de tu público meta y ver cómo puedes satisfacerlas a través de tu oferta de productos o servicios, enfocándose así también en la mercadotecnia.
¿Para qué sirve el principio de Pareto?
El principio de Pareto permite visualizar de forma más clara qué aspectos o áreas se pueden mejorar dentro de una empresa, ya sea en los diferentes procesos que se desarrollan día a día, en el desempeño o en cualquier otro aspecto.
De esta forma, puedes enfocarte junto con tu empresa en aquellas tareas que realmente dan resultados. La aplicación de este principio se centra principalmente en la gestión del tiempo, y gracias a él podemos aprender a:
- Tomar decisiones a partir del orden prioritario que se establezca
- Concentrar los esfuerzos en aquellas tareas o actividades que dan más resultados para lograr una mayor rentabilidad o impacto positivo
- Trabajar con eficiencia, es decir, haciendo menos tareas en menos tiempo
- Lograr que la empresa esté en una mejora constante al analizar y priorizar los problemas
La importancia de esta herramienta radica en que si se detecta el número de causas, que se encuentran en una proporción más pequeña, y se corrigen, los efectos que se observan se resolverán casi en un 100%.
De esta forma, será más fácil que dejes de enfocarte en aspectos que no son tan relevantes y que no te ayudarán a lograr tus objetivos y te centres en aquellos que sí serán de utilidad para tus propósitos.
Además, permite realizar comparaciones entre los mismos problemas en periodos diferentes para poder determinar si hubo mejoras, cambios o efectos positivos en la resolución de los mismos y saber si se está avanzando o se deben buscar otros caminos o estrategias.
Origen del principio de Pareto
El primero que habló de este principio fue Vilfredo Pareto, de ahí su nombre, un economista, sociólogo, ingeniero y filósofo de Italia.
Primero se empleó únicamente en el campo de la sociología, haciendo referencia a la desigualdad social, pues el 20% de la gente poseía el 80% de la riqueza, mientras que el 80% restante solo tenía acceso al 20%.
Una vez terminada esta investigación, se publicó en el “Cours d’économie politique” y así fue como, poco a poco, comenzó a ser conocido el principio de Pareto.
Actualmente, como se mencionó, se utiliza en muchos más ámbitos, incluso, en el inbound marketing. A continuación te explico cómo se puede aplicar y cómo funciona este principio.
¿Cómo se aplica el principio de Pareto?
El principio de Pareto tiene como punto de partida la regla 80/20, esto es, que en la mayoría de casos o situaciones los resultados se deben al 20% de las acciones que se realizan.
Esto apunta, de forma general, a que aunque muchas personas y demás elementos tengan participación en una causa, en realidad, son pocos los responsables del resultado que se obtiene al final.
Aunque esta relación, evidentemente, nunca puede ser exacta, en muchas ocasiones sí se cumple la tendencia de que el menor porcentaje de acciones es el que determina lo que se obtiene, y esa es la base de este principio.
Algunos de los enunciados del principio de Pareto son:
- El 80% del éxito proviene del 20% del esfuerzo
- El 80% del ingreso proviene del 20% del esfuerzo
- El 80% de los ingresos se generan con el 20% de los clientes
- El 80% de las ventas viene del 20% de los productos
Son solo algunos de los principales, pero hay muchos más y cada empresa puede encontrar los suyos, de acuerdo con la actividad que desempeñe.
Para facilitar su aplicación, la estructura del diagrama de Pareto se divide en tres secciones:
- Un eje “Y” situado a la izquierda que indica con qué frecuencia o recurrencia ocurre un problema en una empresa
- Un eje “Y” situado a la derecha que señala el porcentaje total de dichas ocurrencias
- Un eje “X” situado en la parte inferior que muestra los problemas, defectos, quejas y demás aspectos negativos que se suscitaron durante los procesos
De esta forma se puede tener una visión general y precisa de los elementos que están afectando las actividades que se están desarrollando para, en un periodo, eliminarlos y dejar en juego únicamente los que sí resultan útiles.
Áreas en las que se puede aplicar el principio de Pareto
Como se mencionó con anterioridad, el principio de Pareto se puede aplicar en todas las áreas de una empresa, con ciertas adaptaciones. Algunas de las más comunes son las siguientes:
- Área de producción: el 20% de los procesos genera el 80% de sus productos o servicios
- Área de gerencia: el 80% del éxito de una compañía se debe al 20% de sus empleados
- Área de reclamos y sugerencias: el 20% de rechazos de un producto representa el 80% de las quejas de los clientes
- Control de calidad: el 20% de los defectos afecta al 80% de los procesos
- Inversión: el 80% de las ventas proviene del 20% de publicidad
Ahora bien, aunque es una regla muy simple, debes tener bien presente que el principio de Pareto no funge como varita mágica y que no es una ley inquebrantable.
Uno de los más grandes errores al querer aplicar esta regla es que se nos hace tan sencillo que creemos que embona en cualquier área. Incluso, algunas empresas han basado sus estatutos en este principio, en lugar de basarse en información concreta y datos confiables.
Esto, la mayoría de veces, como puedes imaginar, no acaba bien. Así que estudia muy bien en dónde vas a aplicar el principio de Pareto para que realmente te ayude y no resulte contraproducente.
¿Por qué debes aplicar el principio de Pareto en tu organización?
El principio de Pareto apunta a poner más atención en aquello que da mayores beneficios para una organización, es decir, ayuda a priorizar y trabajar en función de resultados.
Lo anterior nos permite lo siguiente:
- Gestionar mejor el tiempo: se hace más en menos tiempo. Dejar a un lado las actividades triviales dejará más tiempo libre y energía para dedicarlos a lo que realmente es importante
- Potenciar el crecimiento: el tiempo que se “ahorra” puede invertirse en acciones que sean más relevantes y que ayuden al crecimiento de la organización
- Disminuir el estrés: tener claridad acerca de qué se debe hacer para alcanzar las metas permite que las actividades sean menos demandantes y que se cree un ambiente laboral más sano
- Potenciar la autonomía: tener presente que cada acción tiene un objetivo concreto puede ayudar a que los empleados trabajen con mayor seguridad y, por ende, aumente la autonomía
- Optimizar recursos: aunque el principio de Pareto influye principalmente en la productividad, también tiene importancia en los recursos humanos, el dinero, entre otros
- Mejorar el trabajo colaborativo: dedicar los esfuerzos a lo importante ayuda a ahorrar tiempo y permite que se puedan desarrollar otras tareas en conjunto con los compañeros de trabajo, aumentando la participación de todos ellos
El principio de Pareto, como puedes ver, trae ventajas que van más allá de lo productivo o de los números. Se trata de una herramienta que es fácil de implementar y que puede ayudarte en varios aspectos dentro de una empresa.
Veamos ahora cómo se puede aplicar en el inbound marketing…
El principio de Pareto en inbound marketing
El inbound marketing prioriza el contenido que aporte un valor a los usuarios. Se deben crear artículos con información valiosa que ayuden a las empresas a posicionarse como referentes de su sector.
Para ello, debe existir un balance entre el contenido que promociona a tu empresa y sus servicio y aquel que resulta útil para tu audiencia.
En este sentido, la regla se aplica perfectamente de la siguiente forma: 80% de contenido debe ser de valor para tus lectores y el 20% restante que hable de lo que tu empresa tiene para ofrecer.
De esta manera, evitarás cansar a tu audiencia y lograrás despertar su interés a largo plazo, pues no sentirá que todo el tiempo es sujeto de tu necesidad como empresa, que es vender.
Otro aspecto en el que se puede aplicar muy bien el principio de Pareto es que, normalmente, el 20% de tu contenido recibe el 80% del tráfico total, por ello, debes ser consciente de que la constancia es clave.
Algo que puedes hacer y que resulta muy efectivo es mantener un monitoreo del impacto de tus diferentes contenidos y dedicar tiempo de optimización solo a aquellos que realmente reciben visitas para enfocar tus esfuerzos y maximizar resultados.
Ten en cuenta que únicamente el 20% de tu público que lee tu contenido está interesado en tus productos o servicios, por lo que debes prestar atención a él y crear estrategias enfocadas en ese grupo. Pero sin dejar de lado el contenido educativo y valioso que tienes para ofrecer dentro de tu sector.
La regla del 80/20 se puede aplicar en muchos ámbitos del marketing, tanto durante la creación y en la planeación, como en la difusión del material.
Si te ha llamado la atención su aplicación y deseas saber cómo puedes ponerlo en marcha en tu compañía, quédate porque enseguida te voy a explicar paso a paso cómo lograrlo de manera exitosa.
¿Cómo hacer un diagrama de Pareto?
Si es tu primer acercamiento con el principio de Pareto, déjame darte los pasos para que puedas utilizarlo y se convierta en una de las mejores herramientas dentro de los procesos de tu organización.
1. Identifica qué problema quieres analizar
Lo primero que necesitas hacer es identificar el problema que quieres resolver dentro de tu empresa, área o en determinada etapa de una estrategia.
Para conseguirlo, es importante que mantengas contacto de manera continua con los diferentes empleados de las distintas áreas. De esta manera, es mucho más sencillo que sepas exactamente qué es lo que está fallando o qué no funciona como debería para dar mejores resultados.
2. Reúne los datos que te permitirán evaluar el problema
Una vez que tengas bien identificado lo que se tiene que resolver (ventas bajas, mucho tiempo invertido en un proceso, errores en la producción, etcétera), debes dedicarte a recolectar toda la información y datos de los departamentos para que puedas saber cuáles de ellos están relacionados con estos resultados.
A partir del problema, tienes que plantearte preguntas relacionadas con el mismo, para poder tener una idea más precisa de qué elemento es el que está frenando o afectando todo lo demás.
Este proceso es muy importante, por lo que debes tener en cuenta que no será corto el tiempo que tendrás que dedicar a él para obtener datos e información confiable y precisa.
Cuida, además, de aplicar el principio de Pareto solo a aquellos procesos bien establecidos y delimitados de los que se pueden extraer datos claros o en los que se pueden identificar problemas durante un lapso considerable, sin que este se extienda demasiado.
3. Coloca los datos en una tabla
Cuando tengas toda la información y los datos más relevantes de acuerdo con la problemática que estás tratando, vacíalos en una tabla y organízalos según el tema con el que se relacionen.
Por ejemplo, si el problema es que tu empresa está recibiendo muchas malas reseñas o malos comentarios, tanto en línea como a nivel personal, puedes colocar aquellas que se repiten con mayor frecuencia.
Cuenta con qué frecuencia se repite cada una de esas quejas; esto será clave para que la información sea mucho más clara al formar tu diagrama de Pareto.
4. Ordena los datos de mayor a menor y calcula sus porcentajes
Recuerda que el principio de Pareto tiene como principal objetivo dar prioridad a lo que es más frecuente y urgente.
Por ello, es importante ordenar tu tabla de mayor a menor e incluir una tabla con los porcentajes que representa cada incidencia.
5. Realiza una gráfica de barra con los datos
Para este paso, puedes emplar cualquier programa que permite hacer gráficas, por ejemplo, Excel, Google Sheets o Numbers, por mencionar algunos de los más populares.
Una vez que realices la gráfica, podrás visualizar en orden descendente los problemas prioritarios y el porcentaje que representan dentro del total de tus problemas.
De esta forma, podrás ver de manera mucho más clara en qué se deben enfocar tú y tu equipo para lograr las mejoras que se están buscando de manera más rápida y efectiva.
6. Indaga en las causas de las primeras posiciones de la gráfica
Tener claros los principales problemas de tu compañía permitirá que puedas analizar a profundidad qué los causa. Céntrate en aquellas cuestiones que realmente puedas modificar o en las que puedas sumar.
Para esta tarea, un punto esencial es contar con el apoyo de todos tus equipos, pues te ayudarán a ver cómo se puede contrarrestar o erradicar el origen de los inconvenientes más fuertes que enfrenta tu negocio.
7. Da seguimiento a las soluciones propuestas
Finalmente, no puedes dejar pasar el último paso que es fundamental para el óptimo desarrollo y aplicación del principio de Pareto. Tal como lo haces con tus campañas y estrategias de marketing y ventas, debes seguir de cerca el desarrollo de este para garantizar resultados positivos.
El principio de Pareto te será de gran utilidad, brindándote lo necesario para identificar a qué se le debe dar prioridad, pero la evaluación constante es realmente lo que va a ayudarte a determinar si se están tomando buenas decisiones o se está errando en el camino.
Siguiendo estos pasos, estoy segura de que crearás una excelente herramienta que será muy útil dentro de tu empresa u organización.
Conclusión
Como has podido ver a lo largo de este artículo, el principio de pareto puede ser de mucha ayuda al permitir establecer prioridades y ayudándote en la identificación de necesidades y dirección de tus esfuerzos.
Recuerda que lo mejor es siempre centrar tu atención en ese 20% que se relaciona con las acciones, personas o campañas que permiten dar solución al 80% de los problemas o inconvenientes de la organización.
Tener esto en mente y llevarlo a la práctica te va a ayudar a lograr una mayor productividad y eficacia, dejándote como premio más y mejores resultados y, a la larga, un crecimiento escalable.
Si quieres sacar el mayor provecho aplicando el principio de pareto, te invito a también tomar en cuenta otras herramientas que podrían potenciar los resultados y, sobre todo, ayudarte a identificar ese 80% que representa las debilidades de tu empresa. Una de las mejores es el análisis FODA. No te pierdas este contenido.
